AI Email Assistent til Gmail

Oversigt

Denne arbejdsgang automatiserer håndtering og besvarelse af indkommende e-mails i Gmail ved hjælp af en AI-drevet agent, dokumenthentning for vidensbaserede svar og Gmail-værktøjer til administration (sende, tilføje etiketter, fjerne etiketter). Den er designet til at strømline e-mailbehandlingen, give konsekvente og vidensbaserede svar samt skalere e-maildrift med minimal menneskelig indblanding.

Sådan fungerer arbejdsgangen

1. Trigger: Ny e-mail modtaget

• Arbejdsgangen starter, når en ny e-mail modtages på den tilsluttede Gmail-konto.
• Denne hændelse fungerer som input og sender beskeden videre til AI-agenten til behandling.

2. AI-agent: E-mailassistent

• Kernen i arbejdsgangen er en AI-agent med baghistorien “mail manager” og det eksplicitte mål:
  “Du er en e-mailassistent med ansvar for at besvare indkommende e-mails på en professionel og rolig måde ved hjælp af vidensbasen givet til dig via document retriever-værktøjet.”
• Agenten modtager indholdet af den nye e-mail som sin prompt.

Værktøjer tilknyttet agenten

Agenten er udvidet med flere værktøjer, som gør det muligt at udføre mere end blot tekstgenerering:

• Send e-mail-værktøj: Lader agenten udarbejde og sende svar direkte via Gmail.
• Tilføj etiketteværktøj: Giver agenten mulighed for at organisere eller kategorisere e-mails ved at tilføje etiketter.
• Fjern etiketteværktøj: Giver agenten mulighed for at fjerne etiketter fra e-mails efter behov.
• Document Retriever-værktøj: Giver agenten adgang til en vidensbase, så svar kan baseres på opdateret intern dokumentation eller ressourcer.

3. Document Retriever

• Denne komponent søger i foruddefinerede videnskilder efter relevante dokumenter baseret på e-mailens indhold.
• Den henter op til 3 dokumenter pr. forespørgsel for at sikre, at svarene kan informeres af den nyeste eller mest relevante information.
• Agenten bruger dette som et værktøj og kan forespørge vidensbasen efter behov, når der skrives et svar.

4. Gmail-værktøjer til e-mailstyring

• Send e-mail: Agenten kan udarbejde og sende e-mails, herunder angive modtagere, emne, indhold og vedhæftede filer.
• Etiketstyring: Agenten kan både tilføje og fjerne etiketter for automatisk at organisere og følge op på e-mails.

5. Output: Chatvisning

• Når agenten har behandlet beskeden (herunder forespurgt vidensbasen og eventuelt sendt et svar eller tilføjet/fjernet etiketter), vises svaret i et chat-lignende interface eller log.

Arbejdsgangsstruktur

Centrale fordele og anvendelser

• Skalerbarhed: Håndterer store mængder indgående e-mails uden menneskelige flaskehalse.
• Konsistens: Sikrer, at alle svar er professionelle og baseret på den nyeste viden.
• Automatisering: Mindsker manuelt arbejde for support-, salgs- eller info-e-mailadresser.
• Vidensintegration: Udnytter intern eller ekstern dokumentation for præcise, kontekstbaserede svar.
• Indbakkestyring: Organiserer automatisk e-mails med etiketter, så teams bevarer overblikket.

Eksempler på brugsscenarier

• Kundesupport: Besvar straks kundehenvendelser med opdaterede FAQ’er og dokumentation.
• Salgsforespørgsler: Svar på leads med skræddersyede, vidensbaserede beskeder og følg deres status med etiketter.
• Interne forespørgsler: Videresend og besvar medarbejderspørgsmål med virksomhedspolitikker lagret i document retriever.

Sammenfatning

Denne arbejdsgang repræsenterer et effektivt automatiseringsmønster for e-mailhåndtering. Ved at integrere Gmail med avanceret AI og dokumenthentning kan organisationer levere hurtige, præcise og professionelle e-mailsvar, mens indbakken holdes organiseret. Det hjælper med at skalere driften, forbedre servicekvaliteten og frigøre menneskelige ressourcer til mere komplekse opgaver.