AI-mødeplanlægger med Google Kalender

Denne arbejdsgang forvandler en AI-chatbot til en smart, automatiseret mødeplanlægger, der integrerer direkte med Google Kalender. Den gør det muligt for brugere at tale naturligt med chatbotten for at planlægge, opdatere eller slette kalenderbegivenheder, hvilket gør processen problemfri og skalerbar for både enkeltpersoner og organisationer.

Arbejdsgangsoversigt

Når en bruger åbner chatten, bliver de mødt med en venlig velkomstbesked, der forklarer chatbot-tjenestens evner til at hjælpe med at planlægge møder med blot nogle få detaljer (såsom hvem, hvornår og hvor). Denne interaktion håndteres af følgende sekvens:

Behandling af brugeranmodninger

Når en bruger indsender en besked (f.eks. “Planlæg et møde med John næste tirsdag kl. 15”), opfanger arbejdsgangen dette input og behandler det gennem følgende logik:

• Chat Input: Modtager beskeder fra brugeren.
• Chat History: Sporer tidligere interaktioner for kontekstbevidste samtaler.
• AI Agent: Fungerer som den intelligente kerne, der fortolker brugerens hensigt og styrer de relevante handlinger.

AI-agenten er udstyret med flere specialiserede værktøjer til at udføre møderelaterede opgaver:

Integrerede værktøjer og funktioner

• Google Søgning: Giver agenten mulighed for at slå information op eller verificere oplysninger om nødvendigt.
• URL Retriever: Muliggør udtrækning af indhold fra URL’er nævnt i samtalen.
• Find Available Times: Tjekker Google Kalender for optimale ledige tidsrum på tværs af deltagere.
• Create Event: Planlægger nye begivenheder direkte i Google Kalender med mulighed for Google Meet-links og påmindelser.
• Delete Event: Fjerner begivenheder fra kalenderen og giver besked til deltagere, hvis det kræves.
• View Events: Viser kommende begivenheder eller søger efter specifikke møder i en kalender.
• Current Time Tool: Giver aktuel dato og tid som kontekst for tidsfølsom planlægning.

Alle disse værktøjer er forbundet med AI-agenten, som beslutter, hvilke der skal bruges, baseret på brugerens anmodning.

Output og brugerfeedback

Når AI-agenten har gennemført en opgave (som at planlægge eller aflyse et møde), genererer den et svar, der vises tilbage til brugeren via en anden Chat Output-komponent, som bekræfter handlingen eller giver yderligere instruktioner.

Hvorfor denne arbejdsgang er nyttig

• Skalerbarhed: Automatiserer gentagne planlægningsopgaver, så brugerne kan håndtere flere møder med mindre manuelt arbejde.
• Sømløs integration: Forbinder direkte med Google Kalender, hvilket reducerer kontekstskift og manuel dataindtastning.
• Brugervenlig: Naturlig sprogbehandling gør det muligt for alle at planlægge møder uden teknisk viden.
• Kontekstbevidsthed: Vedligeholder chat-historik for personlig og intelligent assistance.
• Udvidelig: Den modulære opbygning gør det muligt at tilføje flere værktøjer eller integrationer efter behov.

Eksempler på brugerscenarier

• Book et møde: “Kan du planlægge et opkald med Sarah og Tom på fredag kl. 14?”
• Find et tidsrum: “Hvad er det tidligste tidspunkt i næste uge, hvor jeg er ledig til et 1-times møde med Jane?”
• Aflys et møde: “Aflys mit møde med marketingteamet i morgen.”
• List begivenheder: “Vis mig alle møder planlagt for denne uge.”

Oversigtstabel over hovedkomponenter

Konklusion

Denne arbejdsgang er ideel til at automatisere og skalere den ofte tidskrævende proces med mødeplanlægning. Ved at udnytte AI og direkte Google Kalender-integration giver den brugerne mulighed for at styre deres kalendere effektivt, spare tid og reducere risikoen for fejl eller dobbeltbookinger – alt sammen via en intuitiv chatgrænseflade.