Strukturierte Sitzungsprotokolle mit Copilot Chat erstellen

Das Erstellen von Sitzungsprotokollen ist eine gängige administrative Aufgabe, kann aber zeitaufwändig sein, wenn man von einem unstrukturierten Transkript ausgeht. Copilot Chat kann ein vollständiges Transkript in wenigen Momenten in klare, präzise Sitzungsnotizen umwandeln – das spart Zeit und sorgt für mehr Konsistenz.

Hier sind die drei wichtigsten Punkte:

1. Sie beginnen mit einem beliebigen Sitzungsprotokoll, das Copilot lesen und interpretieren kann.
2. Sie geben eine einfache, strukturierte Anweisung, die Copilot mitteilt, was enthalten sein soll.
3. Copilot erstellt übersichtliche, organisierte Sitzungsnotizen, die Sie direkt nach Word exportieren können.

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Warum dieser Workflow wichtig ist

Manuelles Mitschreiben oder das Umschreiben von detailreichen Transkripten kann Teams ausbremsen. Copilot Chat automatisiert die Umwandlung langer, unübersichtlicher Texte in ein ordentliches Protokoll mit Teilnehmenden, wichtigen Entscheidungen, Aufgaben und nächsten Schritten. Dies unterstützt eine schnellere Abstimmung und reduziert den administrativen Aufwand.

Vorbereitung Ihres Ausgangstranskripts

Sie können jedes Transkript verwenden, das erstellt wurde mit:

• Teams-Besprechungsaufzeichnungen
• Diktiergerät oder einer beliebigen Audio-Transkriptions-App
• In Word integriertes Transkriptionstool

Sobald das Transkript bereit ist, kopieren Sie den vollständigen Text. Copilot benötigt nur den Rohinhalt – eine spezielle Formatierung ist nicht erforderlich.

Den Kernprompt formulieren

Der Prozess basiert auf einer klaren Anweisung:

• Erstelle aus meiner untenstehenden Mitschrift ein Sitzungsprotokoll. Füge Ort, Uhrzeit, Teilnehmende, wichtige Entscheidungen, Aufgaben und das Datum der nächsten Sitzung hinzu.

Dies gibt Copilot eine feste Struktur, sodass das Protokoll vollständig und leicht lesbar ist.

Den Prompt in Copilot Chat ausführen

Fügen Sie das Transkript direkt unter der Anweisung ein.
Copilot interpretiert dann:

• Sitzungsdetails wie Datum, Uhrzeit und Ort
• Teilnehmende und Abwesende
• Wichtige besprochene Tagesordnungspunkte
• Bestätigte Entscheidungen und Folgeaufgaben

Im Beispiel-Szenario extrahierte Copilot unter anderem folgende Informationen:

• Sitzungsdatum: 26. Mai 2025, 10:00 Uhr
• Ort: Donau-Besprechungsraum, Blue Chimp Finance
• Teilnehmende und Abwesenheiten
• Nächste Vorstandssitzung terminiert
• Vergebene Verantwortlichkeiten

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Das finale Protokoll exportieren

Nach der Erstellung können Sie einfach Exportieren nach Word auswählen.
Copilot erstellt ein klares Dokument, das Folgendes enthält:

• Titel und Kontext
• Tagesordnung
• Entscheidungen
• Aufgaben mit Verantwortlichen
• Details zur nächsten Sitzung

So ist das Protokoll bereit, mit Kolleg:innen geteilt oder zur Dokumentation archiviert zu werden.

Zusammenfassung

• Copilot Chat verwandelt ein rohes Transkript in strukturierte Sitzungsprotokolle.
• Eine einzige, klare Anweisung sorgt für einheitliche Abschnitte wie Aufgaben und Tagesordnung.
• Sie können Transkripte aus Teams, Diktiergerät oder Word verwenden.
• Copilot interpretiert Termine, Orte und Zuständigkeiten mit hoher Genauigkeit.
• Der Export nach Word macht das Dokument verteilerfertig.

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