Crea verbali strutturati delle riunioni con Copilot Chat

Progettare i verbali di una riunione è un compito amministrativo comune, ma può richiedere molto tempo se si parte da una trascrizione non strutturata. Copilot Chat può convertire una trascrizione completa in verbali chiari e precisi in pochi istanti, risparmiando tempo e migliorando la coerenza.

Ecco i tre punti chiave:

1. Parti da qualsiasi trascrizione di riunione che Copilot può leggere e interpretare.
2. Fornisci un semplice prompt strutturato che indichi a Copilot cosa vuoi che venga incluso.
3. Copilot produce verbali puliti e organizzati che puoi esportare direttamente in Word.

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Perché questo workflow è importante

Prendere appunti manualmente o riscrivere trascrizioni molto dettagliate può rallentare i team. Copilot Chat automatizza la trasformazione di testi lunghi e disordinati in un set ordinato di verbali con partecipanti, decisioni chiave, attività da svolgere e prossimi passi. Questo favorisce un allineamento più rapido e riduce il carico amministrativo.

Preparare la trascrizione di partenza

Puoi utilizzare qualsiasi trascrizione creata con:

• Registrazioni di riunioni su Teams
• App di dettatura o trascrizione audio
• Lo strumento di trascrizione integrato di Word

Una volta pronta la trascrizione, copia il testo completo. Copilot ha bisogno solo del contenuto grezzo, quindi non è richiesta alcuna formattazione speciale.

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Creare il prompt principale

Il processo si basa su un’istruzione chiara:

• Crea il verbale della riunione utilizzando la trascrizione riportata di seguito. Includi luogo, orario, partecipanti, decisioni chiave, attività da svolgere e la data della prossima riunione.

Questo fornisce a Copilot una struttura definita, così i verbali risultano completi e facili da leggere.

Eseguire il prompt in Copilot Chat

Incolla la trascrizione direttamente sotto il prompt.
Copilot poi interpreta:

• Dettagli della riunione come data, orario e luogo
• Partecipanti e assenti
• Punti chiave dell’agenda discussi
• Decisioni confermate e compiti di follow-up

Nello scenario di esempio, Copilot ha estratto le seguenti informazioni:

• Data della riunione: 26 maggio 2025, 10:00
• Luogo: sala riunioni Danubio, Blue Chimp Finance
• Partecipanti e assenti
• Prossima riunione del consiglio programmata
• Responsabilità delegate

{< lazyimg src="/images/academy/2.png" alt=“come ottenere l’output dei verbali generati dall’AI” class=“rounded-lg shadow-md” >}

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Esportare i verbali finali

Una volta generati, seleziona semplicemente Esporta su Word.
Copilot prepara un documento pulito che contiene:

• Titolo e contesto
• Agenda
• Decisioni
• Attività da svolgere con assegnatari
• Dettagli della prossima riunione

Questo sarà pronto per essere condiviso con i colleghi o archiviato.

Riepilogo

• Copilot Chat trasforma una trascrizione grezza in verbali strutturati delle riunioni.
• Un unico prompt chiaro garantisce sezioni costanti come attività e agenda.
• Puoi ottenere trascrizioni da Teams, dettatura o Word.
• Copilot interpreta con grande precisione date, luoghi e responsabilità.
• L’esportazione in Word finalizza il documento per la distribuzione.

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