Johdanto Copilotin käyttöön Wordissä

Jos haluat kirjoittaa asiakirjoja nopeammin ja selkeämmin, Copilot Microsoft Wordissä on yksi vahvimmista työkaluista käyttöösi. Se toimii suoraan sovelluksessa, joten et tarvitse erillistä sivustoa tai työkalua. Copilot työskentelee rinnallasi, kun laadit, kirjoitat, tiivistät, analysoit, käännät tai muotoilet tekstiä. Parasta on, että voit käyttää sitä katkaisematta työnkulkuasi.

Tässä kolme tärkeintä pointtia:

1. Copilot on täysin integroitu Wordiin ja tukee luonnostelua, analysointia, uudelleenkirjoittamista ja viimeistelyä.
2. Se auttaa sekä tyhjän sivun tilanteissa että olemassa olevan tekstin parantamisessa.
3. Se tarjoaa joustavat työkalut sävyn, rakenteen, selkeyden, luovuuden ja puolueellisuuden vähentämiseen.

Lue lisää AI Academy -tarinoita:
https://www.flowhunt.io/academy/

Luonnosten käynnistäminen

Yksi Wordin tehokkaimmista ominaisuuksista on Copilotin kyky luoda luonnoksia puolestasi.
Tämä on ihanteellista, kun tuijotat tyhjää sivua etkä tiedä, mistä aloittaa.

Kuvaile vain, mitä haluat. Esimerkiksi:

Laadi lyhyt opas, jossa selitetään, miten valmistautua tiimipalaveriin, mukaan lukien vinkit agendan laatimiseen, muistiinpanojen tekemiseen ja seurantaan.

Copilot tuottaa välittömästi jäsennellyn aloituspisteen, jota voit muokata.

Tämän jälkeen voit säätää luonnosta komennoilla, kuten:

• Tee tästä ammattimaisempi
• Lisää päätelmä tähän esittelyyn
• Lyhennä keskiosaa

Käytössä on myös Inspiroidu-toiminto, joka tarjoaa uusia ideoita, jos tuntuu, että jäät jumiin.

Tiivistäminen vaivattomasti

Jos työskentelet pitkän tai monimutkaisen asiakirjan kanssa, Copilot voi tiivistää sen, jotta ymmärrät keskeiset ideat nopeasti.

Voit kirjoittaa:

Anna yhteenveto tästä asiakirjasta.

Tai voit klikata suoraan käyttöliittymästä Tiivistä tämä asiakirja.

Voit myös valita yhteenvedon muodon:

• Bullet-pisteet esitykseen
• Yksinkertaistettu kieli alan ulkopuoliselle
• Jäsennelty yleiskatsaus sisäiseen tiedottamiseen

Tämä säästää aikaa ja auttaa hahmottamaan kokonaisuuden lukematta jokaista riviä.

Sisällön vahvistaminen

Tutkimustehtävissä Copilot voi ehdottaa olennaista tietoa, joka vahvistaa tekstiäsi.
Voit esimerkiksi pyytää:

Tee ehdotuksia olennaisesta tiedosta ja datasta tämän sisällön vahvistamiseksi.

Käyttämästäsi tilasta riippuen Copilot voi hyödyntää:

• Sisäisiä organisaatiotietoja
• Ulkoisia verkkolähteitä

On silti hyvä tapa tarkistaa lähteet tarkkuuden ja luotettavuuden varmistamiseksi.

Selkeyden, tyylin ja luettavuuden parantaminen

Copilot voi hioa kirjoitustasi suoraan. Esimerkiksi:

Analysoi tämä teksti ja ehdota parannuksia selkeyteen, tyyliin ja ytimekkyyteen.

Näin saat sisällöstä luettavampaa ja viimeistellympää.
Voit myös mukauttaa kirjoituksen eri yleisöille:

• Kirjoita tämä uudelleen lukiolaisille
• Tee tästä itsevarmemman kuuloinen
• Lisää empaattisuutta sävyyn

Tekstin virallistaminen tai rennontaminen

Jos tarvitset dokumentillesi uuden sävyn, Copilot hoitaa sen sekunneissa.

Esimerkiksi:

• Tee tästä tekstistä muodollisempi
• Tee tästä rennompi

Kun sävy on valittu, Copilot voi tarkistaa, pysyykö muu asiakirja johdonmukaisena ja korostaa kohdat, joissa sävy muuttuu.

Puolueellisuuden välttäminen ja inklusiivisuuden parantaminen

Copilot voi tarkistaa asiakirjasta puolueellista kieltä ja ehdottaa inklusiivisia vaihtoehtoja.
Tästä on hyötyä virallisia raportteja, julkista viestintää tai muuta organisaation vaatimukset täyttävää sisältöä laadittaessa.

Luovuuden tukeminen synonyymeillä ja vahvoilla verbeillä

Jos kirjoitat luovaa tai analyyttistä tekstiä ja toistat samoja sanoja, Copilot auttaa tarjoamalla vaihtoehtoja.

Esimerkiksi:

• Anna viisi synonyymia tälle ilmaisulle
• Ehdota vahvempia toimintaverbejä tähän johtotiivistelmään

Tämä lisää vaihtelua, tarkkuutta ja vaikuttavuutta.

Kehotausten hiominen

Yksi tärkeimmistä tavoista Copilotin kanssa on kehittää omia kehotuksiasi.
Mitä selkeämpi ja täsmällisempi pyyntösi on, sitä parempaa tulosta saat.

Kokeile lisätä:

• Konteksti
• Rajoitukset
• Tavoitteesi
• Tarkoitettu kohdeyleisö

Kokeile, muokkaa ja kehitä kehotustasi, kunnes tulos on täsmälleen se, mitä tarvitset.

Yhteenveto

Copilot Wordissä on paljon enemmän kuin pelkkä luonnostelutyökalu. Se voi:

• Luoda jäsenneltyjä luonnoksia yksinkertaisen kuvauksen pohjalta
• Tiivistää pitkiä asiakirjoja missä tahansa muodossa
• Ehdottaa tutkimustietoja ja parannuksia
• Parantaa selkeyttä, sävyä ja inklusiivisuutta
• Tarjota synonyymeja ja vahvempia verbejä
• Auttaa hiomaan kirjoitusprosessiasi

Jos haluat ymmärtää Copilotin mahdollisuudet täysin ja hyödyntää sitä tehokkaasti koko Microsoft 365 -ympäristössä, tutustu Microsoft 365 Copilot Essentials -koulutusohjelmaamme:
https://www.flowhunt.io/services/ai-training/microsoft-365-copilot-essentials/