Générateur de comptes rendus de réunion par IA – Description du workflow

Vue d’ensemble

Le Générateur de comptes rendus de réunion par IA est conçu pour automatiser la transformation des pièces jointes de réunion (telles que les fichiers audio ou vidéo) en contenus écrits exploitables. Cela inclut la génération de comptes rendus détaillés, d’emails de suivi et d’articles de blog engageants, tous adaptés à partir du contexte extrait des documents originaux de la réunion. Le processus est hautement évolutif et élimine le travail manuel répétitif, ce qui le rend idéal pour les organisations souhaitant rationaliser la documentation et la communication de leurs réunions.

Flux étape par étape

1. Accueil et saisie de l’utilisateur

• Message de bienvenue : Lorsque la session de chat s’ouvre, l’utilisateur est accueilli avec un message sympathique présentant les étapes :

  1. Joignez votre audio ou vidéo de réunion.
  2. Recevez un compte rendu détaillé de la réunion.
  3. Obtenez un email de suivi prêt à être envoyé.
  4. Recevez un article de blog résumant la réunion.

• Téléversement de fichier : L’utilisateur télécharge une pièce jointe de réunion (audio, vidéo, etc.) via l’interface de chat.

2. Extraction du contenu

• Extraction du contenu du fichier : Le fichier téléchargé est traité pour en extraire le contenu. Cette étape peut inclure la transcription (pour l’audio/vidéo), l’OCR (pour les documents scannés), ou l’extraction directe de texte (pour les fichiers textuels).

3. Génération des livrables

Pour chaque type de livrable (compte rendu, email de suivi, blog), le workflow suit un schéma similaire :

A. Compte rendu de réunion

1. Préparation de l’invite : Le contexte extrait est intégré dans un modèle d’invite demandant à l’IA de générer le compte rendu.
2. Génération par IA : Un grand modèle de langage (LLM) traite l’invite et génère un brouillon du compte rendu.
3. Mise en forme : Une autre invite formate la sortie dans une section standardisée intitulée « Compte rendu de réunion ».
4. Affichage : Le résultat est envoyé dans le chat pour révision ou copie par l’utilisateur.

B. Email de suivi

1. Préparation de l’invite : Le même contexte est utilisé dans une invite demandant à l’IA de générer un email de suivi.
2. Génération par IA : Le LLM crée un brouillon d’email.
3. Mise en forme : La sortie est encapsulée dans une section intitulée « Email de suivi ».
4. Affichage : L’email généré est affiché à l’utilisateur.

C. Article de blog

1. Préparation de l’invite : Le contexte est utilisé dans une invite demandant à l’IA de créer un article de blog.
2. Génération par IA : Le LLM génère le contenu du blog.
3. Mise en forme : L’article de blog est formaté sous un en-tête « Blog ».
4. Affichage : L’article de blog est présenté à l’utilisateur.

La structure du workflow garantit que chaque type de contenu est généré indépendamment et en parallèle, maximisant ainsi l’efficacité.

Structure du workflow

Remarque : Les trois livrables sont affichés dans l’interface de chat pour un accès et une utilisation immédiats.

Avantages & cas d’usage

• Scalabilité : Gère n’importe quel nombre de réunions sans effort supplémentaire.
• Cohérence : Garantit que toute la documentation des réunions suit un format professionnel standardisé.
• Rapidité : Génère instantanément tous les livrables après le téléversement du fichier.
• Polyvalence : Fonctionne avec différents types de fichiers (audio, vidéo, documents).
• Automatisation : Réduit la charge administrative et libère du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
• Utile pour :
  • Chefs de projet et responsables d’équipe automatisant les suivis de réunion.
  • Équipes RH ou opérations nécessitant une documentation standardisée.
  • Créateurs de contenu souhaitant réutiliser les discussions de réunion sous forme d’articles de blog.

Conclusion

Le Générateur de comptes rendus de réunion par IA est une chaîne d’outils automatisée et puissante pour transformer des fichiers de réunion bruts en contenus structurés, exploitables et partageables. En rationalisant ces processus, il permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de s’assurer que les points clés de la réunion sont capturés, communiqués et réutilisés efficacement dans toute l’organisation.