Automatisation des réponses email Outlook alimentée par l’IA

Ce workflow automatise la réception des emails via Outlook, l’extraction de leur contenu, l’enrichissement du contexte avec des documents de base de connaissances pertinents et la génération de réponses professionnelles pilotées par l’IA. Il offre également la possibilité à l’agent IA d’envoyer les réponses directement via Outlook, créant ainsi un système de réponse email entièrement automatisé.

Processus étape par étape

1. Réception et analyse des emails entrants

• Déclencheur : Le processus démarre lorsqu’un nouveau message est reçu dans Outlook (nœud Outlook New Message Received).
• Extraction : Les données de l’email — y compris l’expéditeur, les destinataires, CC, CCI, objet et corps du message — sont extraites et mises à disposition pour un traitement ultérieur.

2. Formatage des données

• Conversion : Les données brutes de l’email sont transmises à un nœud d’analyse (Parse Data), qui les convertit en texte brut au moyen d’un modèle spécifié. Cela garantit que l’entrée fournie à l’agent IA est structurée et propre.

3. Enrichissement des connaissances

• Récupération des connaissances : Le workflow intègre un outil Document Retriever. Ce composant recherche jusqu’à trois documents pertinents dans les sources de connaissances connectées (documentation interne, wikis, FAQ, etc.) en fonction du contenu de l’email entrant. La stratégie de récupération assure une couverture équilibrée de chaque document et inclut les sections et métadonnées pertinentes.

4. Génération de la réponse email par l’IA

• Modèle de langage : Le modèle de langage Anthropic AI (notamment le modèle Claude 3.5 Haiku) est utilisé pour générer les réponses. Le modèle est configuré avec un maximum de 4000 tokens et une température de 0 pour des réponses déterministes et fiables.
• Agent IA : Le cœur du workflow est un agent IA configuré comme suit :
  • Contexte : Agit en tant qu’« opérateur email ».
  • Objectif : « Répondre professionnellement aux emails sur la base de la source de connaissances fournie dans le document retriever, en utilisant le ton et le format appropriés. »
  • Outils : L’agent peut utiliser à la fois la récupération de connaissances et l’outil d’envoi d’emails Outlook, ce qui lui permet de rechercher des informations et d’envoyer des réponses selon les besoins.
  • Performance : L’agent peut effectuer jusqu’à 10 itérations, avec un temps d’exécution maximal de 300 secondes et une limite de 100 requêtes par minute. Il utilise la mise en cache pour plus d’efficacité.

5. Rédaction et envoi des réponses

• Outil d’envoi d’emails : L’agent peut invoquer l’outil Send Email in Outlook. Cela lui permet de rédiger et d’envoyer des emails, y compris la définition des destinataires, CC, CCI, objet et pièces jointes — automatisant ainsi intégralement le processus de réponse.

6. Sortie

• Affichage utilisateur : La réponse finale générée par l’IA est transmise à un nœud Chat Output pour affichage dans l’interface utilisateur, à des fins de revue ou d’audit.

Résumé visuel

Pourquoi ce workflow est utile

• Scalabilité : Automatise un processus auparavant manuel et chronophage, permettant de gérer rapidement de gros volumes d’emails sans ressources humaines supplémentaires.
• Cohérence : Garantit des réponses professionnelles, précises et conformes à la marque grâce à l’utilisation des sources de connaissances internes à jour.
• Réactivité : Réduit considérablement le temps de réponse aux demandes clients ou internes.
• Auditabilité : Chaque étape est traçable et consultable, favorisant la conformité et le contrôle qualité.
• Extensibilité : Intégrez facilement d’autres sources de connaissances ou outils (ex. planification de calendrier, actions CRM) pour des workflows plus complexes.

En résumé :
Ce workflow est idéal pour les organisations souhaitant automatiser l’assistance client, les helpdesks internes ou tout autre scénario nécessitant des réponses email de haute qualité et basées sur la connaissance à grande échelle. Il exploite la puissance des LLM modernes, une récupération de connaissances robuste et une intégration email fluide pour offrir une solution d’automatisation de bout en bout.