Générateur de comptes rendus de réunion et de suivi par IA

Génère automatiquement des comptes rendus de réunion exploitables et des e-mails de suivi à partir de vos pièces jointes de réunion à l’aide de l’IA, et exporte les résultats en PDF. Idéal pour rationaliser la documentation et la communication des réunions.

Comment fonctionne le Flux IA - Générateur de comptes rendus de réunion et de suivi par IA

Comment fonctionne le Flux IA

L'utilisateur télécharge les fichiers de réunion

L'utilisateur fournit des fichiers audio ou vidéo de réunion en tant que pièces jointes.

L'IA extrait le contexte et les détails

L'IA traite les pièces jointes pour extraire les informations pertinentes de la réunion.

Générer le compte rendu de réunion et l'e-mail de suivi

L'IA crée un compte rendu de réunion structuré et un e-mail de suivi basé sur le contenu de la réunion.

Afficher et exporter les résultats

Le résumé de réunion généré et l'e-mail de suivi sont présentés à l'utilisateur et exportés en PDF téléchargeable.

Envoyer le suivi automatisé

Un e-mail prêt à être envoyé est généré pour un suivi rapide auprès des participants à la réunion.

Prompts utilisés dans ce flux

Voici une liste complète de tous les prompts utilisés dans ce flux pour atteindre sa fonctionnalité. Les prompts sont les instructions données au modèle d'IA pour générer des réponses ou effectuer des actions. Ils guident l'IA dans la compréhension de l'intention de l'utilisateur et la génération de sorties pertinentes.

Modèle de prompt pour compte rendu de réunion

Modèle de prompt pour générer les comptes rendus de réunion à partir d'un modèle détaillé et du contexte fourni.

                Here is the context of attachment that was attached given as CONTEXT
---CONTEXT
{context}
---


--TEMPLATE---
**Meeting Minutes Template**

**Meeting Title:**  
**Date:**  
**Time:**  
**Location:**  
**Meeting called by:**  
**Facilitator:**  
**Note-taker:**  
**Attendees:**  
- Name 1
- Name 2
- Name 3  
  *(List all attendees here)*

**Agenda:**  
1. Topic 1  
2. Topic 2  
3. Topic 3  
   *(List all agenda items here)*

**Meeting Summary:**

1. **Call to Order:**  
   - Time meeting was called to order.  
   - Opening remarks by the facilitator.

2. **Attendance:**  
   - Confirmation and acknowledgment of attendees.  
   - Mention of any apologies or absences.

3. **Approval of Previous Meeting Minutes:**  
   - Any corrections or approval status.
  
4. **Discussion and Updates:**

   - **Topic 1:**  
     - Brief summary of the discussion.  
     - Key points and decisions made.  
     - Action items and their owners.

   - **Topic 2:**  
     - Brief summary of the discussion.  
     - Key points and decisions made.  
     - Action items and their owners.

   - **Topic 3:**  
     - Brief summary of the discussion.  
     - Key points and decisions made.  
     - Action items and their owners.

   *(Continue as necessary for all agenda topics)*

5. **Other Business:**  
   - Any additional topics discussed outside the agenda.

6. **Next Steps / Action Items:**  
   - Summarize action items, responsible parties, and deadlines.

7. **Next Meeting:**  
   - Date and time of the next meeting.  
   - Location or method of meeting (if applicable).

8. **Adjournment:**  
   - Time meeting was adjourned.

**Additional Notes:**  
- Any items that were tabled for future discussion.  
- Important contextual notes or observations.

**Prepared by:**  
- [Name]  
- [Date of preparation]
---

Generate a meeting minutes based on the TEMPLATE

Composants utilisés dans ce flux

Voici une liste complète de tous les composants utilisés dans ce flux pour atteindre sa fonctionnalité. Les composants sont les éléments de base de chaque Flux IA. Ils vous permettent de créer des interactions complexes et d'automatiser des tâches en connectant diverses fonctionnalités. Chaque composant sert un objectif spécifique, comme la gestion des entrées utilisateur, le traitement de données ou l'intégration avec des services externes.

Description du flux

Objectif et avantages

Aperçu du workflow simple de comptes rendus de réunion

Ce workflow, intitulé Compte rendu de réunion simple, est conçu pour automatiser et rationaliser le processus de transformation des pièces jointes de réunion (comme les fichiers audio ou vidéo) en contenu bien structuré et exploitable. Il génère des comptes rendus de réunion précis et des e-mails de suivi, et exporte même les résultats sous forme de PDF téléchargeable. L’ensemble du processus est optimisé pour une implication minimale de l’utilisateur, vous permettant de vous concentrer sur l’essentiel.

Étapes du workflow

1. Accueil de l’utilisateur

  • Dès que l’interface de chat est ouverte, l’utilisateur est accueilli par un message de bienvenue convivial.
  • Le message invite l’utilisateur à joindre son fichier audio ou vidéo de réunion, en expliquant que le workflow produira :
    • Compte rendu de réunion détaillé
    • E-mail de suivi orienté action

2. Saisie utilisateur et pièce jointe

  • L’utilisateur télécharge son fichier de réunion via l’interface de saisie du chat.
  • Le système capture la pièce jointe et la prépare comme entrée contextuelle pour un traitement ultérieur.

3. Génération du compte rendu de réunion

  • Le workflow utilise un modèle prédéfini et complet comprenant des sections telles que Titre de la réunion, Date, Participants, Ordre du jour, Discussion, Points d’action, Prochaines étapes, etc.
  • L’IA traite le contenu du fichier joint, extrait les informations pertinentes et remplit le modèle, garantissant que le compte rendu de réunion est clair, organisé et exploitable.

4. Création d’un e-mail de suivi

  • Sur la base du même contexte de réunion, un e-mail de suivi est généré.
  • L’e-mail inclut une introduction conviviale et ajoute le compte rendu complet de la réunion à la fin, facilitant ainsi la révision du résumé et des détails par les destinataires.

5. Présentation des résultats

  • Le compte rendu de réunion et l’e-mail de suivi générés sont affichés dans l’interface de chat pour une relecture immédiate.
  • Le workflow formate également le contenu en markdown pour plus de clarté et de structure.

6. Export en PDF

  • Le workflow exporte automatiquement le compte rendu de réunion et l’e-mail de suivi générés dans un fichier PDF.
  • L’utilisateur reçoit un lien pour télécharger ce PDF, ce qui facilite le partage ou l’archivage de la documentation de la réunion.

Résumé technique du flux

ÉtapeModuleBut
1ChatOpenedTrigger, MessageWidgetAccueil et instructions
2ChatInputRéception du fichier/pièce jointe de réunion
3PromptTemplate (Compte rendu de réunion) + GeneratorGénérer des notes structurées de réunion
4PromptTemplate (E-mail de suivi) + GeneratorGénérer la communication de suivi
5ChatOutputAfficher le contenu généré
6PromptTemplate (Combiné)Fusionner compte rendu et e-mail pour l’export
7ExportToPDFFileCréer le PDF téléchargeable
8ChatOutputFournir le lien de téléchargement

Pourquoi ce workflow est utile

  • Gain de temps : Automatise la tâche fastidieuse de rédaction des comptes rendus et des suivis, souvent répétitive et chronophage.
  • Cohérence : Garantit que chaque compte rendu et e-mail de suivi suit un modèle professionnel et structuré.
  • Scalabilité : Permet de traiter rapidement plusieurs réunions, ce qui permet aux organisations d’accroître leurs efforts de documentation sans travail manuel supplémentaire.
  • Accessibilité : Avec des résultats disponibles à la fois dans le chat et en PDF téléchargeable, le partage et l’archivage sont facilités.
  • Orienté action : En incluant des points d’action clairs et des résumés, le suivi post-réunion est amélioré.

Cas d’utilisation idéaux

  • Entreprises et équipes : Pour les réunions d’équipe régulières, les mises à jour de projet ou les appels clients.
  • Organisateurs d’événements : Pour documenter les discussions et décisions lors d’événements ou d’ateliers.
  • Groupes académiques et de recherche : Pour suivre les progrès et les points d’action.
  • Travail à distance : Particulièrement efficace pour les équipes distribuées nécessitant une communication cohérente.

Conclusion

Le workflow Compte rendu de réunion simple automatise la transformation des enregistrements de réunion en documentation exploitable, combinant extraction de contenu par IA, mise en forme professionnelle et export automatique. C’est un outil inestimable pour toute personne souhaitant rationaliser l’administration des réunions, améliorer les suivis et accroître l’efficacité organisationnelle.

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