Automazione delle Risposte Email in Outlook Basata su AI

Questo workflow automatizza il processo di ricezione delle email tramite Outlook, l’estrazione del loro contenuto, l’arricchimento del contesto con documenti rilevanti dalla base di conoscenza e la generazione di risposte professionali guidate dall’AI. Fornisce anche la possibilità per l’agente AI di inviare risposte direttamente tramite Outlook, creando un sistema di risposta email completamente automatizzato.

Processo Passo-Passo

1. Ricezione e Analisi delle Email in Arrivo

• Trigger: Il processo inizia quando viene ricevuto un nuovo messaggio in Outlook (nodo Outlook New Message Received).
• Estrazione: I dati dell’email—including mittente, destinatari, CC, BCC, oggetto e corpo del messaggio—vengono estratti e resi disponibili per l’elaborazione successiva.

2. Formattazione dei Dati

• Conversione: I dati grezzi dell’email vengono inviati a un nodo di parsing (Parse Data), che li converte in testo semplice utilizzando un modello specifico. Questo assicura che l’input per l’agente AI sia strutturato e pulito.

3. Arricchimento della Conoscenza

• Recupero della Conoscenza: Il workflow include uno strumento Document Retriever. Questo componente cerca tra le fonti di conoscenza collegate (documentazione interna, wiki, FAQ, ecc.) fino a tre documenti rilevanti in base al contenuto dell’email in arrivo. La strategia di recupero garantisce una copertura bilanciata da ciascun documento e include sezioni di contenuto pertinenti e metadati.

4. Generazione della Risposta Email Guidata da AI

• Modello Linguistico: Il modello linguistico Anthropic AI (in particolare il modello Claude 3.5 Haiku) viene utilizzato per generare le risposte. Il modello è configurato con un massimo di 4000 token e una temperatura pari a 0 per risposte deterministiche e affidabili.
• Agente AI: Il cuore del workflow è un Agente AI configurato come segue:
  • Backstory: Agisce come un “operatore email”.
  • Goal: “Rispondere alle email in modo professionale basandosi sulla fonte di conoscenza fornita nel document retriever, utilizzando il tono e il formato corretti.”
  • Strumenti: L’agente può utilizzare sia il recupero della conoscenza che lo strumento di invio email di Outlook, permettendogli di cercare informazioni e inviare risposte quando necessario.
  • Performance: L’agente è impostato per eseguire fino a 10 iterazioni, con un tempo massimo di esecuzione di 300 secondi e un limite di 100 richieste al minuto. Utilizza la cache per l’efficienza.

5. Composizione e Invio delle Risposte

• Strumento di Invio Email: L’agente può richiamare lo strumento Send Email in Outlook. Questo gli consente di redigere e inviare email, inclusa la gestione di destinatari, CC, BCC, oggetto e allegati—automatizzando completamente il processo di risposta.

6. Output

• Visualizzazione Utente: La risposta finale generata dall’AI viene indirizzata a un nodo Chat Output, mostrando il messaggio nell’interfaccia utente per revisione o audit.

Riepilogo Visivo

Perché Questo Workflow è Utile

• Scalabilità: Automatizza un processo precedentemente manuale e dispendioso in termini di tempo, consentendo la gestione rapida di grandi volumi di email senza risorse umane aggiuntive.
• Coerenza: Garantisce risposte professionali, accurate e in linea con il brand grazie all’utilizzo di fonti di conoscenza interne sempre aggiornate.
• Reattività: Riduce drasticamente i tempi di risposta a richieste di clienti o interne.
• Auditabilità: Ogni passaggio è tracciabile e verificabile, supportando compliance e controllo qualità.
• Estendibilità: Consente di integrare facilmente ulteriori fonti di conoscenza o strumenti (ad esempio, pianificazione calendario, azioni CRM) per workflow più complessi.

In sintesi:
Questo workflow è ideale per organizzazioni che desiderano automatizzare il supporto clienti, helpdesk interni o qualsiasi scenario in cui siano richieste risposte email di alta qualità e basate sulla conoscenza su larga scala. Sfrutta la potenza dei moderni LLM, un solido recupero delle conoscenze e un’integrazione email fluida per offrire una soluzione di automazione end-to-end.