OutlookにおけるCopilotの主な機能
CopilotがOutlook内で執筆、トーン、明確さ、コミュニケーションをどのようにサポートするかをわかりやすく解説します。...
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Copilot
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Copilot は Outlook の作成ウィンドウ内で直接、メールの下書き作成や推敲、改善をサポートします。トーンや感情、構成を調整することで、メッセージが常に明瞭かつプロフェッショナルでありながら、必要に応じて親しみやすさも保てます。この活用例では、インライン下書き、トーン調整、感情指示がリアルタイムでどのように機能するかを紹介します。
主なポイントは次の3つです：
- インライン下書き機能 により、日時やコンテキストなど具体的な情報を盛り込んだ構造的なメールを生成できます。
- トーンと感情のコントロール で、よりフォーマル、より丁寧、またはよりフレンドリーなメッセージに調整できます。
- 返信強化ツール は、トーンの修正や明瞭性の向上、受信メールで挙げられた全てのポイントへの対応をサポートします。
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Copilot でメールを下書きする
インライン Copilot アクションを使えば、自然な指示を書くだけで、意図に沿った完全な下書きを Outlook が自動生成します。
- 新しいメールを開始し、書きたい内容を説明します。
- Copilot が自動的に構成、トーン、流れを生成します。
- 詳細を追加したり条件を変えたりすることで、下書きをさらに洗練できます。
具体的な情報の追加
Copilot には次のような追加情報を与えることができます：
- 受信者名
- 特定の会議日
- 希望する時間帯
- オンライン／対面などの形式指定
Copilot は新しい要件に即座に対応してメッセージを書き換えます。
感情とトーンの調整
受信者と個人的に親しい場合は、週末の予定や共有した会話などのコンテキストを追加できます。
相手が上司の場合は よりプロフェッショナルなトーン を指定すると、Copilot がメッセージを適切に更新します。
クリエイティブなフォーマットも含むバリエーションの作成
Copilot はメールのフォーマット自体も変えることができます。
例えば、メールを詩にして と頼むと、内容を保持しつつメッセージ全体が詩的な形式に変わります。
Copilot で既存メールに返信する
返信時には、Copilot が受信メールの内容を自動でコンテキストとして利用します。
明確で的確な返信の生成
Copilot に次のように指示することで：
- 問題を認識する
- 解決策を確認する
- 理解を示す
- 追加サポートを申し出る
プロフェッショナルな返信文が完成し、そのまま送信できます。
Copilot サイドバーでカバレッジをチェック
下書きをサイドバーにコピーし、Copilot に チェックリストの作成 を頼むことで、返信が元のメッセージの全ての重要ポイントを網羅しているか確認できます。
これにより次の点がチェックできます：
- 苦情への対応がなされている
- インシデントの詳細が含まれている
- 解決策が確認されている
- 顧客満足度への配慮がなされている
- 追加サポートが提案されている
自作メールのトーンを強化する
Copilot は自分で書いた下書きも、意味を変えることなく洗練できます。
トーンとプロフェッショナリズムの修正
メッセージを選択して Copilot に：
- プロフェッショナル度の向上
- 感情の調整
- 代替案の提案
- 締切の明確化
を依頼すると、内容はそのままにトーンや構成がアップグレードされます。
プロジェクト詳細や締切の追加
例えば
- プロジェクト名
- 受信者
- 完了日
などを提供すれば、Copilot が正確かつ一貫性のあるメッセージに更新します。
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まとめ
- Copilot は自然な指示で 構造的で明確なメール を下書きします。
- トーンや感情の指示で プロフェッショナルにもフレンドリーにも 仕上げられます。
- 返信生成では元のメッセージを使い コンテキストに合った明確さ を実現します。
- サイドバーの カバレッジチェックリスト で内容の網羅性を確認できます。
- トーン強化で自分の下書きも 意図を保ちつつ改善 できます。
Copilot を基礎からしっかり身につけ、実務で役立つ全スキルを学びたい方は、Microsoft 365 Copilot Essentials トレーニングプログラムをぜひご覧ください：
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