Outlook에서 Copilot 활용 사례: 감정, 톤, 이메일 향상

Outlook의 Copilot은 작성 창에서 바로 이메일을 초안 작성, 다듬기, 개선하는 데 도움을 줍니다. 톤, 감정, 구조를 조정하여 메시지가 항상 명확하고 전문적으로 유지되면서도 필요에 따라 개인적인 느낌을 줄 수 있습니다. 본 활용 사례에서는 실시간으로 적용되는 인라인 초안 작성, 톤 조절, 감정 프롬프트 기능을 보여줍니다.

핵심 포인트 세 가지:

1. 인라인 초안 작성은 시간, 날짜, 맥락 등 구체적인 내용을 포함한 구조화된 이메일 생성을 도와줍니다.
2. 톤 및 감정 조절 기능을 통해 메시지를 더 격식 있게, 더 공손하게, 혹은 더 친근하게 만들 수 있습니다.
3. 응답 향상 도구는 톤을 수정하고 명확성을 높이며, 수신 이메일의 모든 핵심 내용을 빠짐없이 반영할 수 있도록 도와줍니다.

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Copilot을 활용한 이메일 초안 작성

인라인 Copilot 기능을 사용하면 자연스러운 지시문만 입력해도 Outlook이 의도에 맞는 완성된 초안을 만들어줍니다.

• 새 이메일을 시작하고 작성하고자 하는 내용을 설명합니다.
• Copilot이 자동으로 구조, 톤, 흐름을 생성합니다.
• 세부 사항을 추가하거나 제약 조건을 바꿔 초안을 더 다듬을 수 있습니다.

구체적인 세부사항 추가하기

Copilot에게 다음과 같은 추가 맥락을 제공할 수 있습니다:

• 수신자 이름
• 특정 회의 날짜
• 선호 시간대
• 온라인/오프라인 등 형식 옵션

Copilot은 새로운 요구사항을 즉시 반영하여 메시지를 다시 작성합니다.

감정과 톤 조절하기

수신자와 친분이 있다면 주말 계획이나 공유된 대화와 같은 맥락을 추가할 수 있습니다.
수신자가 상사라면 더 전문적인 톤을 지정할 수 있고, Copilot이 메시지를 그에 맞게 업데이트합니다.

창의적인 형식 변환 및 다양한 버전 만들기

Copilot은 이메일의 형식 자체도 완전히 바꿀 수 있습니다.
예를 들어, 이메일을 시로 만들어 달라고 요청하면, 핵심 의미는 유지하면서 전체 메시지가 새로운 형식으로 변환됩니다.

수신 이메일에 Copilot으로 답장하기

답장을 할 때는 Copilot이 수신 이메일의 내용을 맥락으로 활용합니다.

명확하고 간결한 답변 생성

Copilot에게 다음을 요청할 수 있습니다:

• 이슈를 인지함을 알리기
• 해결 방안을 확인하기
• 이해를 표현하기
• 추가 지원을 제공하기

이렇게 하면 바로 전송 가능한 전문적인 답변을 받을 수 있습니다.

Copilot 사이드바로 커버리지 확인하기

초안 내용을 사이드바에 복사한 후 Copilot에게 체크리스트를 만들어 답변이 원본 메시지의 모든 핵심 사항을 담고 있는지 확인할 수 있습니다.

이를 통해 다음 사항이 모두 반영되었는지 검증할 수 있습니다:

• 불만 사항 인지
• 사건 세부 정보 포함
• 해결 방안 확인
• 고객 만족 언급
• 추가 지원 제안

내가 작성한 이메일의 톤 향상하기

Copilot은 내가 쓴 초안의 의미는 그대로 유지하면서 더욱 다듬어 줄 수 있습니다.

톤 및 전문성 보완하기

메시지를 선택한 뒤 Copilot에게 다음을 요청할 수 있습니다:

• 전문성 향상
• 감정 조정
• 대안 제시
• 마감 기한 명확히 하기

내용은 그대로, 톤과 구조만 한 단계 업그레이드됩니다.

프로젝트 세부 정보와 마감일 추가

다음과 같은 세부 정보를 제공하면:

• 프로젝트명
• 수신자
• 완료 예정일

Copilot이 메시지를 정확하고 일관성 있게 업데이트해줍니다.

요약

• Copilot은 자연어 지시만으로 구조화된 명확한 이메일을 작성합니다.
• 톤과 감정 프롬프트로 전문적이거나 친근한 버전을 만들 수 있습니다.
• 답장 생성 시 원본 메시지를 활용해 맥락에 맞는 명확한 답변을 제공합니다.
• 사이드바의 커버리지 체크리스트로 내용 누락을 방지할 수 있습니다.
• 톤 향상 기능으로 내 초안도 의도는 유지하면서 더 좋아집니다.

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