Rapporten maken en opmaken met Copilot in Word

Het schrijven en opmaken van rapporten is iets wat bijna iedereen op het werk moet doen. Copilot in Word maakt dit proces aanzienlijk sneller door te helpen bij het opstellen, samenvatten, verfijnen en analyseren van informatie zonder dat je je document hoeft te verlaten. In dit praktijkvoorbeeld laten we zien hoe Copilot van een lang rapport een gestructureerde samenvatting, een opgemaakte e-mail, een lijst met bulletpoints of zelfs een tabel met inzichten kan maken.

Dit zijn de drie belangrijkste punten:

1. Copilot helpt bij het maken van gestructureerde samenvattingen en herschreven formats op basis van echte documenten.
2. Het kan de inhoud opdelen per kwartaal, per bulletpoint of per onderwerp.
3. Het kan ruwe cijfers omzetten in tabellen, analyses en inzichten rechtstreeks vanuit de zijbalk.

Lees meer AI Academy verhalen:
https://www.flowhunt.io/academy/

De eerste samenvatting maken

We beginnen met het openen van Word en gebruiken Copilot om een jaarlijks marketingrapport over 2025 samen te vatten.
Om te starten vragen we Copilot:

Schrijf een korte samenvatting van ons jaarlijkse marketingrapport 2025 met de belangrijkste successen en statistieken.

Voordat de samenvatting wordt gegenereerd, gebruiken we Inhoud toevoegen om het marketingrapport vanaf onze computer of OneDrive te uploaden. Na het drukken op Maken geeft Copilot een helder overzicht van het volledige document.

De eerste samenvatting bevatte:

• Totale omzet van 50 miljoen, een groei van 25 procent
• 120.000 nieuwe klanten verworven
• 2,1 miljoen websitebezoeken
• 50.000 marketing qualified leads
• Social media-achterban van 1,2 miljoen volgers

Deze samenvatting was echter te algemeen. Er ontbrak detail over de prestaties per kwartaal.

Vragen om een meer gedetailleerd overzicht

Om de samenvatting te verbeteren vragen we Copilot:

Maak het gedetailleerder. Beschrijf elk kwartaal apart.

Deze keer genereert Copilot een gestructureerd overzicht per kwartaal, inclusief campagnes, toename van verkeer, klantacquisitie, betrokkenheidsstatistieken en conversieratio’s.

Zo bevatte Kwartaal 1:

• Websiteverkeer steeg met 15 procent ten opzichte van Q4 van het jaar ervoor
• 25.000 nieuwe klanten erbij
• Social media-achterban boven de 900.000
• 10.000 marketing qualified leads gegenereerd

Dit format laat zien hoe de prestaties zich gedurende het jaar ontwikkelden en geeft een duidelijkere tijdlijn.

Klaar om uw bedrijf te laten groeien?

Start vandaag uw gratis proefperiode en zie binnen enkele dagen resultaten.

Demo aanvragen Inloggen

Een bulletpoint-versie maken

Vervolgens vragen we om een kort, puntsgewijs overzicht:

Maak hiervan een korte samenvatting met bulletpoints.

Copilot maakt een beknopte versie van het rapport, waarin alleen de belangrijkste cijfers worden uitgelicht. Dit is ideaal voor presentaties, interne updates of snelle briefings.

Als we willen dat de bulletpoints direct in het document worden geplaatst, is het beter om de inline Copilot-knop te gebruiken in plaats van de zijbalk.

De samenvatting omzetten naar een e-mail

We kunnen Copilot ook vragen om onze samenvatting om te zetten in een e-mail om te delen met collega’s.
Bijvoorbeeld:

Zet dit om in een e-mail om het team te feliciteren.

Copilot herschrijft de tekst tot een nette, verzendklare boodschap, zodat het eenvoudig is om updates uit lange rapporten te delen.

Schrijf u in voor onze nieuwsbrief

Ontvang gratis de nieuwste tips, trends en aanbiedingen.

E-mailadres

Abonneren

De zijbalk gebruiken voor data-analyse

In het tweede deel van het praktijkvoorbeeld onderzoeken we hoe je rapportcijfers kunt omzetten in tabellen of inzichten zonder direct iets in het document te plaatsen.

Bijvoorbeeld, we vragen:

Maak hiervan een overzichtelijke tweekolommentabel met kwartaal en omzet als kolomtitels.

De zijbalk leest het document en genereert:

• Q1: 11 miljoen
• Q2: 12 miljoen
• Q3: 14 miljoen
• Q4: 13 miljoen

Vragen om diepere analyse

We kunnen Copilot ook verder uitdagen door om interpretatie en onderbouwing te vragen:

Wat was de procentuele toename van de omzet van kwartaal één naar kwartaal vier, en is er een kans dat deze stijging zich voortzet? Leg uit waarom wel en waarom niet.

Copilot geeft:

• Een berekening die een stijging van 18,18 procent toont
• Een gestructureerde uitleg van mogelijke redenen voor aanhoudende groei
• Een genuanceerde sectie over waarom de groei juist niet kan doorzetten

Redenen waarom het wel kan doorgaan:

• Strategische initiatieven
• Sterke loyaliteitsprogramma’s voor klanten
• Marktvraag naar technologische producten

Redenen waarom het niet kan doorgaan:

• Seizoensinvloeden
• Toegenomen concurrentie
• Economische onzekerheid

Indien gewenst kunnen we het volledige antwoord in het document opnemen voor beter leesgemak.

Gerichte vragen stellen over het rapport

De zijbalk werkt ook als een Q&A-tool voor je document.
We kunnen vragen:

Waar kan ik zien hoeveel er dit jaar is uitgegeven?
Wat was het duurste item in kwartaal twee?

Zolang het antwoord ergens in het document staat, zal Copilot het vinden en geven.

Dit voorkomt eindeloos scrollen en leidt je direct naar de informatie die je nodig hebt.

Samenvatting

Copilot in Word doet meer dan alleen opstellen en samenvatten. Het kan:

• Grote rapporten omzetten in gedetailleerde of vereenvoudigde samenvattingen
• Inzichten per kwartaal genereren
• Inhoud omzetten in bulletpoints of e-mails
• Tabellen maken van ruwe cijfers
• Omzettrends analyseren en onderbouwing geven
• Nauwkeurige vragen over je document beantwoorden

Wil je Copilot volledig begrijpen en effectief inzetten in Microsoft 365? Bekijk dan ons Microsoft 365 Copilot Essentials trainingsprogramma:
https://www.flowhunt.io/services/ai-training/microsoft-365-copilot-essentials/