AI-aangedreven Outlook E-mail Antwoordautomatisering

Deze workflow automatiseert het proces van het ontvangen van e-mails via Outlook, het extraheren van hun inhoud, het verrijken van de context met relevante documenten uit de kennisbank, en het genereren van professionele, door AI aangestuurde antwoorden. De workflow biedt ook de mogelijkheid voor de AI-agent om direct via Outlook antwoorden te versturen, waardoor een volledig geautomatiseerd e-mailantwoordsysteem ontstaat.

Stapsgewijs Proces

1. Ontvangen en parseren van binnenkomende e-mails

• Trigger: Het proces start wanneer een nieuw bericht wordt ontvangen in Outlook (Outlook New Message Received node).
• Extractie: De e-mailgegevens—waaronder afzender, ontvangers, CC, BCC, onderwerp en berichtinhoud—worden geëxtraheerd en beschikbaar gemaakt voor verdere verwerking.

2. Gegevensopmaak

• Conversie: De ruwe e-mailgegevens worden doorgegeven aan een parsing-node (Parse Data), die deze omzet naar platte tekst met behulp van een gespecificeerd sjabloon. Dit zorgt ervoor dat de input naar de AI-agent gestructureerd en schoon is.

3. Kennisverrijking

• Kennis ophalen: De workflow maakt gebruik van een Document Retriever-tool. Deze component doorzoekt aangesloten kennisbronnen (interne documentatie, wiki’s, FAQ’s, enz.) naar maximaal drie relevante documenten op basis van de inhoud van de binnenkomende e-mail. De zoekstrategie zorgt voor een evenwichtige dekking uit elk document en bevat relevante contentsecties en metadata.

4. AI-gestuurde e-mailantwoordgeneratie

• Taalmodel: Het Anthropic AI-taalmodel (specifiek het Claude 3.5 Haiku-model) wordt ingezet om antwoorden te genereren. Het model is geconfigureerd met een maximum van 4000 tokens en een temperatuur van 0 voor deterministische, betrouwbare antwoorden.
• AI-agent: De kern van de workflow is een AI-agent die als volgt is geconfigureerd:
  • Achtergrond: Treedt op als “e-mailoperator”.
  • Doel: “Beantwoord e-mails professioneel op basis van de kennisbron die je krijgt in document retriever, met de juiste toon en opmaak.”
  • Tools: De agent kan zowel kennis ophalen als gebruikmaken van de Outlook-tool om e-mails te versturen, waardoor hij informatie kan zoeken en antwoorden kan verzenden indien nodig.
  • Prestaties: De agent is ingesteld om maximaal 10 iteraties uit te voeren, met een maximale uitvoeringstijd van 300 seconden, en een snelheidslimiet van 100 verzoeken per minuut. Er wordt gebruikgemaakt van caching voor efficiëntie.

5. Opstellen en versturen van antwoorden

• E-mailverzendtool: De agent kan de Send Email in Outlook-tool aanroepen. Hiermee kan hij e-mails opstellen en versturen, inclusief het instellen van ontvangers, CC, BCC, onderwerp en bijlagen—waardoor het antwoordproces volledig wordt geautomatiseerd.

6. Output

• Gebruikersweergave: Het uiteindelijke, door AI gegenereerde antwoord wordt doorgestuurd naar een Chat Output-node, waar het bericht in de gebruikersinterface kan worden weergegeven ter beoordeling of audit.

Visueel Overzicht

Waarom deze workflow nuttig is

• Schaalbaarheid: Automatiseert een voorheen handmatig en tijdrovend proces, waardoor grote hoeveelheden e-mails snel kunnen worden afgehandeld zonder extra personeelsinzet.
• Consistentie: Zorgt voor professionele, nauwkeurige en on-brand antwoorden door gebruik te maken van up-to-date interne kennisbronnen.
• Responsiviteit: Vermindert de responstijd op klant- of interne vragen drastisch.
• Auditability: Elke stap is traceerbaar en controleerbaar, wat compliance en kwaliteitscontrole ondersteunt.
• Uitbreidbaarheid: Integreert eenvoudig extra kennisbronnen of tools (zoals agendaplanning, CRM-acties) voor complexere workflows.

Samengevat:
Deze workflow is ideaal voor organisaties die klantenservice, interne helpdesks of elke situatie waarin hoogwaardige, kennisgedreven e-mailantwoorden op schaal vereist zijn, willen automatiseren. De oplossing benut de kracht van moderne LLM’s, robuuste kennisophaling en naadloze e-mailintegratie voor een end-to-end automatiseringsoplossing.