AI-drevet automatisering av godkjenning av ferieforespørsler

Automatiser og effektiviser godkjenning av ferieforespørsler i Google Kalender ved hjelp av en AI-agent. Denne arbeidsflyten oppdager nye ferieforespørsler, vurderer dem opp mot bedriftens regler, oppdaterer kalenderelementer deretter og varsler ansatte på e-post, noe som reduserer manuelt arbeid og sikrer rettferdig håndheving av retningslinjer.

Thumbnail for Video
Hvordan AI Flow fungerer - AI-drevet automatisering av godkjenning av ferieforespørsler

Flows

Hvordan AI Flow fungerer

Oppdag nye ferieforespørsler.
Overvåker en angitt Google Kalender for nye ferieforespørsler.
Ekstraher og tolk hendelsesdata.
Tolker hendelsesdetaljer som ansattinformasjon og forespurte datoer for behandling.
AI-drevet vurdering av forespørsel.
AI-agenten anvender bedriftens regler (f.eks. kun én person per avdeling kan ha ferie samtidig) ved å gjennomgå kalenderhendelser og godkjenne eller avslå forespørsler.
Automatisering av kalenderoppdatering.
Oppdaterer Google Kalender automatisk for å gjenspeile godkjente eller avviste ferieforespørsler ved å opprette eller slette hendelser.
Varsling av ansatte.
Sender automatiserte e-postvarsler for å informere ansatte om godkjennings- eller avslagsbeslutningen.

Prompts brukt i denne flowen

Nedenfor er en komplett liste over alle prompts som brukes i denne flowen for å oppnå dens funksjonalitet. Prompts er instruksjoner gitt til AI-modellen for å generere svar eller utføre handlinger. De veileder AI-en i å forstå brukerens intensjon og generere relevante resultater.

AI-agent

En AI-drevet godkjenningsagent for ferieforespørsler som automatiserer godkjenningen basert på angitt forretningslogikk og samhandler med kalender- og e-postver...

                Du er en AI-drevet godkjenningsagent for ferieforespørsler som utløses ved opprettelse av en ny hendelse i en angitt Google Kalender (f.eks. "Ferieforespørsler"). Din rolle er å automatisere ferie-godkjenningsprosessen basert på forhåndsdefinerte regler. Utfør følgende trinn når en ny kalenderhendelse oppdages:

1. **Ekstraher hendelsesdetaljer:**
   * Les den nye hendelsen fra Google Kalender.
   * Ekstraher: ansattnavn, avdeling (fra hendelsesbeskrivelse eller tittel, f.eks. "Ferieforespørsel: Peter, Regnskap"), forespurte feriedatoer og hendelses-ID.
   * Kontroller at hendelsen faktisk er en ferieforespørsel (f.eks. at tittelen inneholder "Ferieforespørsel").
2. **Vurder forespørselen:**
   * Anvend denne regelen: Kun én ansatt fra en avdeling kan være på ferie samme dag.
     * Sjekk kalenderen for eksisterende godkjente ferier ved å bruke verktøyet for visning av hendelser (f.eks. hendelser med tittelen "Godkjent ferie: [Ansattnavn]") på de samme datoene.
     * Hvis en annen ansatt fra samme avdeling (f.eks. Kamil fra Regnskap når Peter fra Regnskap søker) allerede har godkjent ferie på noen av de forespurte datoene, avslå forespørselen.
     * [Ytterligere regler kan legges til her hvis oppgitt, f.eks. teamkapasitet eller begrensninger på ferietyper.]
   * Loggfør beslutningsgrunnlaget for å sikre åpenhet.
3. **Oppdater kalenderen (MÅTEN DU MÅ OPPDATERE KALENDEREN PÅ ER Å OPPRETTE EN NY HENDELSE MED NØYAKTIG SAMME DETALJER OG DATO OG TID OG SLETTE DEN GAMLE (ORIGINALE HENDELSEN))**:
   * Hvis godkjent, oppdater hendelsestittelen til "Godkjent ferie: [Ansattnavn]" eller sett en spesifikk status/farge.
   * Hvis avslått, slett hendelsen fra kalenderen.
4. **Varsle ansatt:**
   * Send en e-post til den ansatte ved å bruke deres e-postadresse (fra hendelsesbeskrivelsen (hendelseseier) eller en forhåndsdefinert ansattdatabase) ved hjelp av e-postvarsling.
   * E-postdetaljer:
     * **Emne**: "Beslutning om ferieforespørsel"
     * **Brødtekst**:
       * Godkjenning: "Din ferieforespørsel for [datoer] er godkjent."
       * Avslag: "Din ferieforespørsel for [datoer] ble avslått fordi en annen ansatt fra din avdeling allerede er planlagt på ferie disse datoene."

Komponenter brukt i denne flowen

Nedenfor er en komplett liste over alle komponenter som brukes i denne flowen for å oppnå dens funksjonalitet. Komponenter er byggesteinene i hver AI Flow. De lar deg lage komplekse interaksjoner og automatisere oppgaver ved å koble sammen ulike funksjoner. Hver komponent tjener et spesifikt formål, som å håndtere brukerinndata, behandle data, eller integrere med eksterne tjenester.

Google Kalender-hendelse opprettet

Integrer arbeidsflytene dine med Google Kalender. Denne komponenten utløser automatisering når en ny hendelse opprettes i en spesifisert Google Kalender, slik at du sømløst kan koble planlegging med andre handlinger eller varsler i din flyt.

Se Google Kalender-hendelse opprettet

Analyser Data

Komponenten Analyser Data omformer strukturert data til ren tekst ved hjelp av tilpassbare maler. Den muliggjør fleksibel formatering og konvertering av datainnganger for videre bruk i arbeidsflyten din, og hjelper til med å standardisere eller forberede informasjon for nedstrøms komponenter.

Se Analyser Data

LLM OpenAI

FlowHunt støtter dusinvis av tekstgenereringsmodeller, inkludert modeller fra OpenAI. Her er hvordan du bruker ChatGPT i dine AI-verktøy og chatboter.

Se LLM OpenAI

AI-agent

AI-agent-komponenten i FlowHunt gir arbeidsflytene dine autonom beslutningstaking og verktøybruk. Den utnytter store språkmodeller og kobler til ulike verktøy for å løse oppgaver, følge mål og gi intelligente svar. Ideell for å bygge avanserte automatiseringer og interaktive AI-løsninger.

Se AI-agent

Vis hendelser

Komponenten Vis hendelser lar deg hente og filtrere kalenderhendelser innenfor et valgt tidsintervall, ved hjelp av integrasjon med Google Kalender. Ideell for å automatisere arbeidsflyter som trenger oppdatert planleggingsdata, støtter søk i hendelser, begrensning av resultater og tilpasning av deltakerparametere.

Se Vis hendelser

Opprett hendelse

Komponenten Opprett hendelse i FlowHunt lar deg automatisere opprettelsen av hendelser i Google Kalender. Du kan enkelt spesifisere deltakere, tidspunkt, beskrivelse og mer, med muligheter for å generere Google Meet-lenker og sette påminnelser—alt for å effektivisere planleggingen i dine automatiserte arbeidsflyter.

Se Opprett hendelse

Slett hendelse

Automatiser enkelt fjerning av hendelser fra Google Kalender med Slett hendelse-komponenten. Den kobler seg direkte til kalenderen din, muliggjør arbeidsflyter for å slette hendelser og kan valgfritt varsle deltakere, noe som effektiviserer kalenderhåndteringen i dine flyter.

Se Slett hendelse

Verktøy for e-postvarsling

Takket være verktøyet for e-postvarsling vil chatbotene dine generere leads og umiddelbart varsle teamet ditt.

Se Verktøy for e-postvarsling

Chat Output

Oppdag Chat Output-komponenten i FlowHunt—fullfør chatbot-svar med fleksible, flerdelte utganger. Essensielt for sømløs flytavslutning og for å lage avanserte, interaktive AI-chatboter.

Se Chat Output

Flow-beskrivelse

Formål og fordeler

Oversikt

Denne arbeidsflyten automatiserer håndteringen av ferieforespørsler sendt inn som Google Kalender-hendelser. Ved å integrere en AI-agent med Google Kalender og e-postvarsler vurderer systemet ferieforespørsler i henhold til forhåndsdefinerte forretningsregler, oppdaterer kalenderen deretter og kommuniserer beslutningen til den ansatte som har sendt forespørselen. Dette gir effektivitet, åpenhet og skalerbarhet til en tradisjonelt manuell HR-prosess.

Utløser: Ny Google Kalender-hendelse

  • Automatiseringen starter hver gang en ny hendelse opprettes i en spesifikk Google Kalender (konfigurert for ferieforespørsler, f.eks. arshiakahani@gmail.com).
  • Hendelsen inneholder vanligvis ansattens navn, avdeling, ønskede feriedatoer og andre relevante detaljer i tittel og beskrivelse.

Databehandling

  • Hendelsesdataene tolkes og konverteres til et rent tekstformat ved hjelp av en mal, slik at de er egnet for videre behandling av AI-agenten.
  • Dette sikrer at agenten mottar all nødvendig informasjon (navn, avdeling, datoer osv.) på en strukturert og lesbar måte.

AI-agent: Logikk for ferie-godkjenning

Kjernen i arbeidsflyten er en AI-drevet agent (“Ferieleder”) konfigurert med følgende logikk:

  1. Ekstraherer hendelsesdetaljer:

    • Leser hendelsen for å hente ut ansattens navn, avdeling, forespurte datoer og hendelses-ID.
    • Sjekker om hendelsen faktisk er en ferieforespørsel (f.eks. om tittelen inneholder “Ferieforespørsel”).

  2. Vurderer forespørselen:

    • Anvender regelen: Kun én ansatt per avdeling kan ha ferie på samme dag.
    • Søker i kalenderen etter overlappende “Godkjent ferie”-hendelser for samme avdeling og datoer.
    • Bestemmer om forespørselen skal godkjennes eller avslås basert på disse reglene.
    • Logger begrunnelsen for revisjon og åpenhet.

  3. Oppdaterer kalenderen:

    • Hvis godkjent, opprettes en ny hendelse med tittelen endret til “Godkjent ferie: [Ansattnavn]” (og den opprinnelige forespørselen slettes).
    • Hvis avslått, slettes ferieforespørselen fra kalenderen.

  4. Varsler den ansatte:

    • Sender et varsel på e-post til den ansatte, hvor de informeres om godkjenning eller avslag.
    • E-posten inneholder tydelig emne og brødtekst, med begrunnelse for avslag om aktuelt.

Integrerte verktøy

AI-agenten kan bruke følgende verktøy, koblet som arbeidsflytnoder:

VerktøynavnFunksjonalitet
Vis hendelserSøker i kalenderen etter overlappende eller motstridende feriehendelser.
Opprett hendelseLegger til en ny hendelse i kalenderen for å markere godkjent ferie.
Slett hendelseFjerner kalenderhendelser (brukes både for å rydde opp forespørsler og avviste ferier).
Varslings-e-postSender godkjennings- eller avslagse-poster til den ansatte.
OpenAI LLMGir den underliggende språk- og resonneringsevnen til agenten.

Utdata

  • Agentens beslutning og begrunnelse vises i et chatgrensesnitt, slik at HR eller ledere kan gjennomgå handlingene som systemet har utført.
  • Alle handlinger (godkjenninger, avslag, varsler) utføres automatisk, noe som minimerer manuelle inngrep.

Hvorfor denne arbeidsflyten er nyttig

  • Skalerbarhet: Håndterer store mengder ferieforespørsler med konsekvent regelanvendelse.
  • Automatisering: Reduserer manuelt HR-arbeid og svartid.
  • Åpenhet: Logger beslutninger og sender tydelig kommunikasjon til de som søker.
  • Fleksibilitet: Regler og logikk kan utvides for å inkludere mer komplekse retningslinjer (f.eks. teamkapasitet, ferietyper).
  • Integrasjon: Sømløs kobling mellom Google Kalender og e-post, slik at det er enkelt å tilpasse til eksisterende prosesser.

Prosessflytdiagram

Her er et forenklet flytskjema for automatiseringen:

  1. Ny kalenderhendelse (Ferieforespørsel)
    ⮑ Tolk hendelsesdata
    ⮑ AI-agent vurderer forespørsel:
    • Sjekker for konflikter
    • Godkjenner eller avslår
      ⮑ Kalender oppdatert (opprett/godkjenn eller slett/avslå)
      ⮑ Varslings-e-post sendt til ansatt
      ⮑ Beslutning loggført i chat-utdata

Eksempelscenario

  1. Peter fra Regnskap sender inn en ferieforespørsel for 10.–15. juli.
  2. Arbeidsflyten utløses ved opprettelse av hendelsen, tolker forespørselen og sender den videre til AI-agenten.
  3. Agenten sjekker om noen andre fra Regnskap allerede har godkjent ferie disse datoene.
    • Hvis ikke, blir forespørselen godkjent: Hendelsen opprettes på nytt som “Godkjent ferie: Peter” og et godkjenningsvarsel sendes på e-post.
    • Hvis Kamil fra Regnskap allerede har godkjent ferie 12. juli, blir forespørselen avslått: Hendelsen slettes og Peter får et avslagsvarsel med begrunnelse.

Denne automatiseringen sikrer rettferdighet, etterlevelse av HR-policyer og rask kommunikasjon—og gjør den ideell for organisasjoner som ønsker å effektivisere ferieadministrasjon og redusere administrativ belastning.

La oss bygge ditt eget AI-team

Vi hjelper bedrifter som din med å utvikle smarte chatboter, MCP-servere, AI-verktøy eller andre typer AI-automatisering for å erstatte mennesker i repeterende oppgaver i organisasjonen din.

Planlegg en demo Prøv det nå

Lær mer

AI-assistent med Google Kalender-bevissthet
AI-assistent med Google Kalender-bevissthet

AI-assistent med Google Kalender-bevissthet

En intelligent AI-assistent som integreres med Google Kalender for å hjelpe brukere med å administrere sine timeplaner. Brukere kan samhandle via chat for å sje...

3 min lesing
Opprett hendelse
Opprett hendelse

Opprett hendelse

Komponenten Opprett hendelse i FlowHunt lar deg automatisere opprettelsen av hendelser i Google Kalender. Du kan enkelt spesifisere deltakere, tidspunkt, beskri...

3 min lesing
Automation Google Calendar +4
AI Møteplanlegger med Google Kalender
AI Møteplanlegger med Google Kalender

AI Møteplanlegger med Google Kalender

Denne AI-drevne arbeidsflyten automatiserer møteplanlegging gjennom Google Kalender. Brukere samhandler med en chatbot som finner ledige tider, oppretter, viser...

3 min lesing