AI E-postassistent for Gmail

Oversikt

Denne arbeidsflyten automatiserer håndtering og besvarelse av innkommende e-poster i Gmail ved hjelp av en AI-drevet agent, dokumenthenting for kunnskapsbaserte svar, og Gmail-administrasjonsverktøy (send, merk, fjern merkelapp). Den er designet for å effektivisere e-postbehandlingen, gi konsekvente og kunnskapsbaserte svar, og skalere e-postoperasjoner med minimal menneskelig innsats.

Hvordan arbeidsflyten fungerer

1. Trigger: Ny e-post mottatt

• Arbeidsflyten starter når en ny e-postmelding mottas i den tilkoblede Gmail-kontoen.
• Denne hendelsen fungerer som input og sender meldingen til AI-agenten for behandling.

2. AI-agent: E-postassistent

• Kjernen i arbeidsflyten er en AI-agent konfigurert med bakgrunnshistorien “mail manager” og det eksplisitte målet:
  “Du er en e-postassistent som har ansvaret for å svare på innkommende e-poster på en profesjonell og rolig måte ved å bruke kunnskapsbasen som er gitt deg i verktøyet for dokumenthenting.”
• Agenten mottar innholdet i den nye e-posten som sin prompt.

Verktøy tilkoblet agenten

Agenten er utvidet med flere verktøy som gjør det mulig å utføre mer enn bare tekstgenerering:

• Send e-post-verktøy: Lar agenten utforme og sende svar direkte via Gmail.
• Legg til merkelapp-verktøy: Lar agenten organisere eller kategorisere e-poster ved å legge til merkelapper.
• Fjern merkelapp-verktøy: Gir agenten mulighet til å fjerne merkelapper fra e-poster ved behov.
• Dokumenthenter-verktøy: Gir agenten tilgang til en kunnskapsbase, slik at svarene kan forankres i oppdatert intern dokumentasjon eller ressurser.

3. Dokumenthenter

• Denne komponenten søker i forhåndsdefinerte kunnskapskilder etter relevante dokumenter basert på e-postinnholdet.
• Den henter opptil 3 dokumenter per søk, slik at svarene kan informeres av den nyeste eller mest relevante informasjonen.
• Agenten bruker dette som et verktøy, og kan dermed søke i kunnskapsbasen etter behov når et svar utformes.

4. Gmail-verktøy for e-postadministrasjon

• Send e-post: Agenten kan utforme og sende e-poster, inkludert å angi mottakere, emne, innhold og vedlegg.
• Merkelappadministrasjon: Agenten kan både legge til og fjerne merkelapper for å hjelpe til med automatisk organisering og sporing av e-poster.

5. Utdata: Chat-visning

• Når agenten har behandlet meldingen (inkludert å søke i kunnskapsbasen og eventuelt sende svar eller merke e-posten), vises svaret i et chat-lignende grensesnitt eller logg.

Arbeidsflytstruktur

Viktige fordeler og bruksområder

• Skalerbarhet: Håndterer store mengder innkommende e-poster uten menneskelige flaskehalser.
• Konsistens: Sikrer at hvert svar er profesjonelt og basert på oppdatert kunnskap.
• Automatisering: Reduserer manuelt arbeid for support, salg eller info-epostadresser.
• Kunnskapsintegrasjon: Utnytter intern eller ekstern dokumentasjon for nøyaktige, kontekstbevisste svar.
• Innboksadministrasjon: Organiserer e-poster automatisk med merkelapper, slik at teamet holder oversikt.

Eksempel på bruksområder

• Kundesupport: Svar umiddelbart på kundehenvendelser ved hjelp av oppdaterte FAQ-er og dokumentasjon.
• Salgsforespørsler: Svar på leads med tilpassede, kunnskapsbaserte svar og spor status med merkelapper.
• Interne forespørsler: Håndter og svar på interne spørsmål ved hjelp av bedriftsretningslinjer lagret i dokumenthenteren.

Oppsummering

Denne arbeidsflyten representerer et kraftfullt automatiseringsmønster for håndtering av e-post. Ved å integrere Gmail med avansert AI og dokumenthenting kan organisasjoner levere raske, nøyaktige og profesjonelle e-postsvar samtidig som innboksen holdes organisert. Dette hjelper med å skalere driften, forbedre tjenestekvaliteten og frigjøre menneskelige ressurser til mer komplekse oppgaver.