Automatizare AI pentru Aprobarea Cererilor de Concediu

Automatizează și eficientizează aprobarea cererilor de concediu în Google Calendar folosind un agent AI. Acest flux detectează noile cereri de concediu, le evaluează în funcție de regulile companiei, actualizează evenimentele din calendar în consecință și notifică angajații prin e-mail, reducând volumul de muncă manuală și asigurând aplicarea corectă a politicilor.

Thumbnail for Video
Cum funcționează AI Flow - Automatizare AI pentru Aprobarea Cererilor de Concediu

Flow-uri

Cum funcționează AI Flow

Detectarea noilor cereri de concediu.
Monitorizează un Google Calendar desemnat pentru evenimente noi de tip cerere de concediu.
Extrage și analizează datele evenimentului.
Analizează detalii ale evenimentului precum informațiile angajatului și datele solicitate pentru procesare.
Evaluarea cererii cu ajutorul AI.
Agentul AI aplică regulile companiei (de exemplu, o singură persoană per departament poate fi în concediu simultan) prin revizuirea evenimentelor din calendar și aprobarea sau respingerea cererilor.
Automatizarea actualizării calendarului.
Actualizează automat Google Calendar pentru a reflecta cererile de concediu aprobate sau respinse prin crearea sau ștergerea evenimentelor.
Notificarea angajatului.
Trimite notificări automate pe e-mail pentru a informa angajații despre decizia de aprobare sau respingere.

Prompt-uri folosite în acest flow

Mai jos este o listă completă a tuturor prompt-urilor folosite în acest flow pentru a-și atinge funcționalitatea. Prompt-urile sunt instrucțiuni date modelului AI pentru a genera răspunsuri sau a efectua acțiuni. Ele ghidează AI-ul în înțelegerea intenției utilizatorului și generarea de rezultate relevante.

Agent AI

Un agent AI pentru aprobarea cererilor de concediu care automatizează aprobarea acestora pe baza logicii de business specificate și interacționează cu instrumen...

                Ești un Agent AI pentru aprobarea cererilor de concediu, declanșat de crearea unui eveniment nou într-un Google Calendar desemnat (ex: "Cererile de Concediu"). Rolul tău este să automatizezi procesul de aprobare a concediilor pe baza regulilor predefinite. Execută următorii pași când este detectat un eveniment nou în calendar:

1. **Extrage detaliile evenimentului:**
   * Citește evenimentul nou din Google Calendar.
   * Extrage: numele angajatului, departamentul (din descrierea sau titlul evenimentului, ex: "Cerere Concediu: Peter, Contabilitate"), datele solicitate pentru concediu și ID-ul evenimentului.
   * Validează că evenimentul este o cerere de concediu (ex: titlul conține "Cerere Concediu").
2. **Evaluează cererea:**
   * Aplică această regulă: Doar un angajat dintr-un departament poate fi în concediu în aceeași zi.
     * Verifică în calendar existența unui concediu aprobat folosind instrumentul de vizualizare evenimente (ex: evenimente cu titlul "Concediu Aprobat: [Nume Angajat]") în aceleași date.
     * Dacă un alt angajat din același departament (ex: Kamil din Contabilitate când Peter din Contabilitate solicită) are deja concediu aprobat în oricare dintre datele solicitate, respinge cererea.
     * [Aici se pot adăuga reguli suplimentare dacă sunt furnizate, ex: capacitate echipă sau restricții de tip concediu.]
   * Înregistrează raționamentul deciziei pentru transparență.
3. **Actualizează calendarul (MODUL ÎN CARE TREBUIE SĂ ACTUALIZEZI CALENDARUL ESTE SĂ CREEZI UN EVENIMENT NOU CU ACELEAȘI DETALII, DATĂ ȘI ORĂ ȘI SĂ ȘTERGI VECHIUL EVENIMENT (CEL ORIGINAL))**:
   * Dacă este aprobat, actualizează titlul evenimentului la "Concediu Aprobat: [Nume Angajat]" sau setează un status/culoare specific(ă).
   * Dacă este respins, șterge evenimentul din calendar.
4. **Notifică angajatul:**
   * Trimite un e-mail către angajat folosind adresa sa de e-mail (din descrierea evenimentului (creatorul evenimentului) sau dintr-o bază de date de angajați predefinită) folosind instrumentul de notificare e-mail.
   * Detalii e-mail:
     * **Subiect**: "Decizie cerere concediu"
     * **Conținut:**
       * Aprobare: "Cererea ta de concediu pentru [date] a fost aprobată."
       * Respingere: "Cererea ta de concediu pentru [date] a fost respinsă deoarece un alt angajat din departamentul tău are deja programat concediu în acele date."

Componente folosite în acest flow

Mai jos este o listă completă a tuturor componentelor folosite în acest flow pentru a-și atinge funcționalitatea. Componentele sunt blocurile de construcție ale fiecărui AI Flow. Ele îți permit să creezi interacțiuni complexe și să automatizezi sarcini prin conectarea diferitelor funcționalități. Fiecare componentă servește unui scop specific, cum ar fi gestionarea input-ului utilizatorului, procesarea datelor sau integrarea cu servicii externe.

Eveniment creat în Google Calendar

Integrează-ți fluxurile de lucru cu Google Calendar. Acest component declanșează automatizări atunci când este creat un eveniment nou într-un Google Calendar specificat, permițându-ți să conectezi fără probleme programarea cu alte acțiuni sau notificări din fluxul tău.

Vezi Eveniment creat în Google Calendar

Parsează datele

Componenta Parsează datele transformă datele structurate în text simplu folosind șabloane personalizabile. Permite formatarea flexibilă și conversia datelor de intrare pentru utilizare ulterioară în fluxul de lucru, ajutând la standardizarea sau pregătirea informațiilor pentru componentele următoare.

Vezi Parsează datele

LLM OpenAI

FlowHunt suportă zeci de modele de generare de text, inclusiv modele de la OpenAI. Iată cum poți folosi ChatGPT în instrumentele și chatbot-urile tale AI.

Vezi LLM OpenAI

Agent AI

Componenta Agent AI din FlowHunt îți împuternicește fluxurile de lucru cu capacități autonome de luare a deciziilor și de utilizare a instrumentelor. Folosește modele lingvistice mari și se conectează la diverse instrumente pentru a rezolva sarcini, a urmări obiective și a oferi răspunsuri inteligente. Ideal pentru crearea de automatizări avansate și soluții AI interactive.

Vezi Agent AI

Vizualizare Evenimente

Componenta Vizualizare Evenimente îți permite să preiei și să filtrezi evenimentele din calendar într-un interval de timp ales, folosind integrarea Google Calendar. Ideală pentru automatizarea fluxurilor de lucru care necesită date de programare actualizate, componenta susține căutarea evenimentelor, limitarea rezultatelor și personalizarea parametrilor participanților.

Vezi Vizualizare Evenimente

Creează Eveniment

Componenta Creează Eveniment din FlowHunt îți permite să automatizezi crearea evenimentelor în Google Calendar. Specifică ușor participanții, ora evenimentului, descrierea și multe altele, cu opțiuni pentru a genera linkuri Google Meet și a seta remindere—eficientizând programarea în fluxurile tale de lucru automatizate.

Vezi Creează Eveniment

Șterge Eveniment

Automatizează cu ușurință eliminarea evenimentelor din Google Calendar cu componenta Șterge Eveniment. Se conectează direct la calendarul tău, permițând fluxurilor să șteargă evenimente și, opțional, să notifice participanții, simplificând gestionarea calendarului în cadrul fluxurilor tale.

Vezi Șterge Eveniment

Instrument de Notificare prin Email

Datorită Instrumentului de Notificare prin Email, chatbot-urile tale vor genera lead-uri și îți vor notifica imediat echipa.

Vezi Instrument de Notificare prin Email

Ieșire Chat

Descoperă componenta Chat Output în FlowHunt—finalizează răspunsurile chatbotului cu ieșiri flexibile, multiple. Esențială pentru finalizarea fără probleme a flow-urilor și pentru crearea de chatboți AI avansați, interactivi.

Vezi Ieșire Chat

Descrierea flow-ului

Scop și beneficii

Prezentare generală

Acest flux automatizează procesul de gestionare a cererilor de concediu transmise ca evenimente în Google Calendar. Prin integrarea unui agent AI cu Google Calendar și notificări pe e-mail, sistemul evaluează cererile de concediu conform regulilor de business predefinite, actualizează calendarul în mod corespunzător și comunică decizia către angajatul solicitant. Acest lucru aduce eficiență, transparență și scalabilitate unui proces de resurse umane tradițional manual.

Declanșator: Eveniment nou în Google Calendar

  • Automatizarea este inițiată de fiecare dată când este creat un eveniment nou într-un Google Calendar specific (configurat pentru cereri de concediu, ex: arshiakahani@gmail.com).
  • Evenimentul conține de obicei numele angajatului, departamentul, datele solicitate pentru concediu și alte detalii relevante în titlu și descriere.

Procesarea datelor

  • Datele din eveniment sunt analizate și convertite într-un format text simplu folosind un șablon, făcându-le potrivite pentru procesarea ulterioară de către agentul AI.
  • Acest lucru asigură că agentul primește toate informațiile necesare (nume angajat, departament, date, etc.) într-un mod structurat și ușor de citit.

Agentul AI: Logica de aprobare a concediului

Elementul central al fluxului este un agent alimentat de AI („Manager Concedii”) configurat cu logica următoare:

  1. Extrage detaliile evenimentului:

    • Citește evenimentul pentru a extrage numele angajatului, departamentul, datele solicitate și ID-ul evenimentului.
    • Verifică dacă evenimentul reprezintă într-adevăr o cerere de concediu (ex: titlul conține „Cerere Concediu”).

  2. Evaluează cererea:

    • Aplică regula: Doar un angajat pe departament poate fi în concediu în aceeași zi.
    • Caută în calendar evenimente de tip „Concediu Aprobat” care se suprapun pentru același departament și aceleași date.
    • Decide aprobarea sau respingerea cererii în funcție de aceste reguli.
    • Înregistrează raționamentul pentru audit și transparență.

  3. Actualizează calendarul:

    • Dacă este aprobată, creează un eveniment nou cu titlul schimbat în „Concediu Aprobat: [Nume Angajat]” (și șterge cererea originală).
    • Dacă este respinsă, șterge evenimentul de cerere de concediu din calendar.

  4. Notifică angajatul:

    • Trimite un e-mail de notificare către angajat, informându-l despre aprobare sau respingere.
    • E-mailul include subiect și text clar, cu motivul respingerii dacă este cazul.

Instrumente integrate

Agentul AI poate utiliza următoarele instrumente, conectate ca noduri în fluxul de lucru:

Nume instrumentFuncționalitate
Vizualizare evenimenteCaută evenimente de concediu care se suprapun sau sunt conflictuale în calendar.
Creare evenimentAdaugă un eveniment nou în calendar pentru a marca un concediu aprobat.
Ștergere evenimentElimină evenimente din calendar (utilizat atât pentru curățare cât și pentru respingeri).
Notificare e-mailTrimite e-mailuri de aprobare sau respingere către angajat.
OpenAI LLMOferă capacitatea de limbaj și raționament pentru agent.

Rezultat

  • Decizia și raționamentul agentului sunt afișate într-o interfață de chat, permițând HR sau managerilor să revizuiască acțiunile efectuate de sistem.
  • Toate acțiunile (aprobări, respingeri, notificări) sunt realizate automat, minimizând intervenția manuală.

De ce este util acest flux de lucru

  • Scalabilitate: Gestionează volume mari de cereri de concediu cu aplicarea consistentă a regulilor.
  • Automatizare: Reduce volumul de muncă manual al HR și timpul de răspuns.
  • Transparență: Înregistrează deciziile și trimite comunicări clare solicitanților.
  • Flexibilitate: Regulile și logica pot fi extinse pentru politici mai complexe (ex: capacitate echipă, tipuri de concediu).
  • Integrare: Conectează perfect Google Calendar și e-mailul, fiind ușor de integrat în procesele existente.

Diagrama fluxului de proces

Mai jos este prezentat un flux simplificat al automatizării:

  1. Eveniment nou în calendar (Cerere de concediu)
    ⮑ Analizează datele evenimentului
    ⮑ Agentul AI evaluează cererea:
    • Verifică conflictele
    • Aprobă sau respinge
      ⮑ Calendarul este actualizat (Creare/Aprobare sau Ștergere/Respingere)
      ⮑ E-mail de notificare trimis angajatului
      ⮑ Decizia este înregistrată în Chat Output

Exemplu de scenariu

  1. Peter din Contabilitate trimite o cerere de concediu pentru 10–15 iulie.
  2. Fluxul se declanșează la crearea evenimentului, analizează cererea și o transmite agentului AI.
  3. Agentul verifică dacă altcineva din Contabilitate are deja concediu aprobat în acele date.
    • Dacă nu, cererea este aprobată: evenimentul este recreat ca „Concediu Aprobat: Peter”, iar un e-mail de aprobare este trimis.
    • Dacă Kamil din Contabilitate are deja concediu aprobat pe 12 iulie, cererea este respinsă: evenimentul este șters, iar Peter primește un e-mail de respingere cu motivul.

Această automatizare asigură corectitudine, conformitate cu politicile HR și comunicare la timp—fiind ideală pentru organizațiile care doresc să eficientizeze gestionarea concediilor și să reducă sarcinile administrative.

Să construim echipa ta de AI

Ajutăm companii ca a ta să dezvolte chatboți inteligenți, servere MCP, instrumente AI sau alte tipuri de automatizare AI pentru a înlocui oamenii în sarcinile repetitive din organizația ta.

Programează o demonstrație Încearcă acum

Află mai multe

Creează Eveniment
Creează Eveniment

Creează Eveniment

Componenta Creează Eveniment din FlowHunt îți permite să automatizezi crearea evenimentelor în Google Calendar. Specifică ușor participanții, ora evenimentului,...

3 min citire
Automation Google Calendar +4
Planificator de întâlniri AI cu Google Calendar
Planificator de întâlniri AI cu Google Calendar

Planificator de întâlniri AI cu Google Calendar

Acest flux de lucru alimentat de AI automatizează programarea întâlnirilor prin Google Calendar. Utilizatorii interacționează cu un chatbot care găsește interva...

3 min citire
Calendly
Calendly

Calendly

Integrează FlowHunt cu Calendly pentru a automatiza programarea întâlnirilor, gestionarea programărilor și sincronizarea calendarelor fără efort cu fluxuri de l...

3 min citire
AI Calendly +3