Generator AI pentru proces-verbal de întâlnire și emailuri de follow-up

Generează automat procese-verbale acționabile și emailuri de follow-up din atașamentele întâlnirii folosind AI și exportă rezultatele ca PDF. Ideal pentru optimizarea documentării și comunicării întâlnirilor.

Cum funcționează AI Flow - Generator AI pentru proces-verbal de întâlnire și emailuri de follow-up

Flow-uri

Cum funcționează AI Flow

Utilizatorul încarcă fișierele întâlnirii.
Utilizatorul furnizează fișiere audio sau video ale întâlnirii ca atașamente.
AI extrage context și detalii.
AI procesează atașamentele pentru a extrage informații relevante despre întâlnire.
Generează proces-verbal și email de follow-up.
AI creează un proces-verbal structurat și un email de follow-up pe baza conținutului întâlnirii.
Afișează și exportă rezultatele.
Rezumatul întâlnirii și emailul de follow-up generate sunt afișate utilizatorului și exportate ca PDF descărcabil.
Trimite follow-up automatizat.
Se generează un email gata de trimis pentru un follow-up rapid cu participanții la întâlnire.

Prompt-uri folosite în acest flow

Mai jos este o listă completă a tuturor prompt-urilor folosite în acest flow pentru a-și atinge funcționalitatea. Prompt-urile sunt instrucțiuni date modelului AI pentru a genera răspunsuri sau a efectua acțiuni. Ele ghidează AI-ul în înțelegerea intenției utilizatorului și generarea de rezultate relevante.

Șablon prompt pentru proces-verbal

Șablon de prompt pentru generarea procesului-verbal pe baza unui template detaliat și a contextului furnizat.

                Here is the context of attachment that was attached given as CONTEXT
---CONTEXT
{context}
---


--TEMPLATE---
**Meeting Minutes Template**

**Meeting Title:**  
**Date:**  
**Time:**  
**Location:**  
**Meeting called by:**  
**Facilitator:**  
**Note-taker:**  
**Attendees:**  
- Name 1
- Name 2
- Name 3  
  *(List all attendees here)*

**Agenda:**  
1. Topic 1  
2. Topic 2  
3. Topic 3  
   *(List all agenda items here)*

**Meeting Summary:**

1. **Call to Order:**  
   - Time meeting was called to order.  
   - Opening remarks by the facilitator.

2. **Attendance:**  
   - Confirmation and acknowledgment of attendees.  
   - Mention of any apologies or absences.

3. **Approval of Previous Meeting Minutes:**  
   - Any corrections or approval status.
  
4. **Discussion and Updates:**

   - **Topic 1:**  
     - Brief summary of the discussion.  
     - Key points and decisions made.  
     - Action items and their owners.

   - **Topic 2:**  
     - Brief summary of the discussion.  
     - Key points and decisions made.  
     - Action items and their owners.

   - **Topic 3:**  
     - Brief summary of the discussion.  
     - Key points and decisions made.  
     - Action items and their owners.

   *(Continue as necessary for all agenda topics)*

5. **Other Business:**  
   - Any additional topics discussed outside the agenda.

6. **Next Steps / Action Items:**  
   - Summarize action items, responsible parties, and deadlines.

7. **Next Meeting:**  
   - Date and time of the next meeting.  
   - Location or method of meeting (if applicable).

8. **Adjournment:**  
   - Time meeting was adjourned.

**Additional Notes:**  
- Any items that were tabled for future discussion.  
- Important contextual notes or observations.

**Prepared by:**  
- [Name]  
- [Date of preparation]
---

Generate a meeting minutes based on the TEMPLATE

Componente folosite în acest flow

Mai jos este o listă completă a tuturor componentelor folosite în acest flow pentru a-și atinge funcționalitatea. Componentele sunt blocurile de construcție ale fiecărui AI Flow. Ele îți permit să creezi interacțiuni complexe și să automatizezi sarcini prin conectarea diferitelor funcționalități. Fiecare componentă servește unui scop specific, cum ar fi gestionarea input-ului utilizatorului, procesarea datelor sau integrarea cu servicii externe.

ChatInput

Componenta Chat Input din FlowHunt inițiază interacțiunile cu utilizatorul prin captarea mesajelor din Playground. Ea servește ca punct de pornire pentru fluxuri, permițând procesarea atât a mesajelor text, cât și a fișierelor.

Vezi ChatInput

Componenta Prompt în FlowHunt

Află cum componenta Prompt din FlowHunt îți permite să definești rolul și comportamentul botului AI, asigurând răspunsuri relevante și personalizate. Personalizează prompturile și șabloanele pentru fluxuri de chatbot eficiente și conștiente de context.

Vezi Componenta Prompt în FlowHunt

Generator

Explorează componenta Generator din FlowHunt—generare puternică de text bazată pe AI, folosind modelul LLM ales de tine. Creează cu ușurință răspunsuri dinamice pentru chatbot combinând prompturi, instrucțiuni opționale de sistem și chiar imagini ca input, făcând din acest instrument o unealtă esențială pentru fluxuri conversaționale inteligente.

Vezi Generator

Ieșire Chat

Descoperă componenta Chat Output în FlowHunt—finalizează răspunsurile chatbotului cu ieșiri flexibile, multiple. Esențială pentru finalizarea fără probleme a flow-urilor și pentru crearea de chatboți AI avansați, interactivi.

Vezi Ieșire Chat

Exportă în PDF

Transformă textul în fișiere PDF gata de descărcat cu componenta Exportă în PDF din FlowHunt. Convertește fără efort markdown sau text simplu din fluxul tău de lucru într-un document PDF, ideal pentru generarea de rapoarte, rezumate sau documente formatate la cerere.

Vezi Exportă în PDF

Widget Mesaj

Componenta Widget Mesaj afișează mesaje personalizate în cadrul fluxului tău de lucru. Ideal pentru a întâmpina utilizatorii, a oferi instrucțiuni sau a afișa orice informație importantă, acceptă formatare Markdown și poate fi setat să apară o singură dată per sesiune.

Vezi Widget Mesaj

Declanșator la Deschiderea Chatului

Componenta Declanșator la Deschiderea Chatului detectează când începe o sesiune de chat, permițând fluxurilor de lucru să răspundă instantaneu de îndată ce un utilizator deschide chatul. Inițiază fluxuri cu mesajul inițial din chat, fiind esențială pentru crearea de chatboți receptivi și interactivi.

Vezi Declanșator la Deschiderea Chatului

Descrierea flow-ului

Scop și beneficii

Acest workflow, intitulat Proces-verbal simplu de întâlnire, este conceput pentru a automatiza și eficientiza procesul de transformare a atașamentelor întâlnirii (precum fișiere audio sau video) în conținut bine structurat și acționabil. Generează procese-verbale precise și emailuri de follow-up și chiar exportă rezultatele ca PDF descărcabil. Întregul proces este optimizat pentru implicare minimă din partea utilizatorului, permițându-ți să te concentrezi pe ceea ce contează cel mai mult.

Pașii Workflow-ului

1. Întâmpinarea utilizatorului

  • Imediat ce interfața de chat este deschisă, utilizatorul este întâmpinat cu un mesaj prietenos.
  • Mesajul ghidează utilizatorul să atașeze fișierul audio sau video al întâlnirii, explicând că workflow-ul va produce:
    • Proces-verbal detaliat
    • Email de follow-up plin de acțiune

2. Input-ul utilizatorului și atașamentul

  • Utilizatorul încarcă fișierul întâlnirii prin interfața de chat.
  • Sistemul preia atașamentul și îl pregătește ca input contextual pentru procesare ulterioară.

3. Generarea procesului-verbal

  • Workflow-ul folosește un șablon predefinit și cuprinzător care include secțiuni precum Titlul întâlnirii, Data, Participanți, Agendă, Discuții, Acțiuni, Următorii pași etc.
  • AI-ul procesează conținutul fișierului atașat, extrage informațiile relevante și completează șablonul, asigurându-se că procesul-verbal este clar, organizat și acționabil.

4. Crearea emailului de follow-up

  • Pe baza aceluiași context de întâlnire, se generează un email de follow-up.
  • Emailul include o introducere prietenoasă și atașează procesul-verbal complet la final, astfel încât destinatarii să poată consulta atât rezumatul cât și detaliile.

5. Prezentarea rezultatelor

  • Procesul-verbal și emailul de follow-up rezultate sunt afișate în interfața de chat pentru revizuire imediată.
  • Workflow-ul formatează de asemenea conținutul în markdown pentru claritate și structură.

6. Exportul ca PDF

  • Workflow-ul exportă automat procesul-verbal și emailul de follow-up generate într-un fișier PDF.
  • Utilizatorul primește un link pentru a descărca acest PDF, făcând facilă partajarea sau arhivarea documentației întâlnirii.

Rezumat tehnic al fluxului

PasModulScop
1ChatOpenedTrigger, MessageWidgetBun venit și instrucțiuni
2ChatInputRecepționează fișierul/atașamentul întâlnirii
3PromptTemplate (Proces-verbal) + GeneratorGenerează proces-verbal structurat
4PromptTemplate (Email de follow-up) + GeneratorGenerează comunicarea de follow-up
5ChatOutputAfișează conținutul generat
6PromptTemplate (Combinat)Combină procesul-verbal și emailul pentru export
7ExportToPDFFileCreează PDF descărcabil
8ChatOutputOferă link de descărcare

De ce este util acest workflow

  • Economie de timp: Automatizează sarcina plictisitoare de a redacta procese-verbale și emailuri de follow-up, adesea repetitive și consumatoare de timp.
  • Consistență: Asigură că fiecare proces-verbal și email de follow-up urmează un șablon profesional și structurat.
  • Scalabilitate: Poate procesa rapid mai multe întâlniri, permițând organizațiilor să-și extindă eforturile de documentare fără muncă manuală suplimentară.
  • Accesibilitate: Cu rezultate disponibile atât în chat, cât și în format PDF descărcabil, partajarea și arhivarea devin fără efort.
  • Orientat spre acțiune: Prin includerea unor acțiuni și rezumate clare, crește eficiența următoarelor pași după întâlniri.

Cazuri de utilizare ideale

  • Afaceri și echipe: Pentru ședințe regulate de personal, actualizări de proiect sau apeluri cu clienți.
  • Organizatori de evenimente: Pentru a documenta discuțiile și deciziile din cadrul evenimentelor sau atelierelor.
  • Grupuri academice și de cercetare: Pentru a urmări progresul și sarcinile de acțiune.
  • Muncă la distanță: Eficient mai ales pentru echipe distribuite care au nevoie de comunicare consecventă.

Concluzie

Workflow-ul Proces-verbal simplu de întâlnire automatizează transformarea înregistrărilor de întâlnire în documentație acționabilă, combinând extragerea de conținut asistată de AI, formatare profesională și export automatizat. Este un instrument de neprețuit pentru oricine dorește să eficientizeze administrarea întâlnirilor, să îmbunătățească follow-up-urile și să-și scaleze eficiența organizațională.

Să construim echipa ta de AI

Ajutăm companii ca a ta să dezvolte chatboți inteligenți, servere MCP, instrumente AI sau alte tipuri de automatizare AI pentru a înlocui oamenii în sarcinile repetitive din organizația ta.

Programează o demonstrație Încearcă acum

Află mai multe

Generator AI pentru procese-verbale și conținut de ședință
Generator AI pentru procese-verbale și conținut de ședință

Generator AI pentru procese-verbale și conținut de ședință

Transformă atașamentele din ședințe în rezumate acționabile, emailuri de follow-up și articole de blog cu ajutorul AI. Acest flux de lucru automatizează crearea...

3 min citire