Automatizácia odpovedí na e-maily v Outlooku pomocou AI

Tento pracovný postup automatizuje proces prijímania e-mailov cez Outlook, extrakcie ich obsahu, rozšírenia kontextu relevantnými dokumentmi zo znalostnej bázy a generovania profesionálnych odpovedí poháňaných AI. Zároveň poskytuje možnosť, aby AI agent odosielal odpovede priamo prostredníctvom Outlooku, čím vytvára plne automatizovaný systém odpovedí na e-maily.

Postup krok za krokom

1. Prijímanie a parsovanie prichádzajúcich e-mailov

• Spúšťač: Proces sa začína prijatím novej správy v Outlooku (uzol Outlook New Message Received).
• Extrakcia: Údaje z e-mailu – vrátane odosielateľa, príjemcov, CC, BCC, predmetu a tela správy – sú extrahované a pripravené na ďalšie spracovanie.

2. Formátovanie údajov

• Konverzia: Surové údaje z e-mailu sú odovzdané uzlu na parsovanie (Parse Data), ktorý ich prevedie na čistý text podľa určeného šablóny. To zabezpečí, že vstup pre AI agenta je štruktúrovaný a prehľadný.

3. Rozšírenie znalostí

• Získavanie znalostí: Pracovný postup zahŕňa nástroj Document Retriever. Táto komponenta prehľadáva pripojené znalostné zdroje (interná dokumentácia, wiky, FAQ atď.) a na základe obsahu prichádzajúceho e-mailu vyhľadá až tri relevantné dokumenty. Stratégia vyhľadávania zabezpečuje vyvážené pokrytie z každého dokumentu a zahrnutie relevantných sekcií a metadát.

4. Generovanie odpovede na e-mail pomocou AI

• Jazykový model: Na generovanie odpovedí je použitý jazykový model Anthropic AI (konkrétne model Claude 3.5 Haiku). Model je nastavený na maximálne 4000 tokenov a teplotu 0 pre deterministické a spoľahlivé odpovede.
• AI Agent: Jadro pracovného postupu tvorí AI Agent nakonfigurovaný nasledovne:
  • Pozadie: Vystupuje ako “emailový operátor”.
  • Cieľ: “Odpovedať na e-maily profesionálne na základe znalostného zdroja poskytnutého v document retriever, s využitím správneho tónu a formátu.”
  • Nástroje: Agent môže využívať ako vyhľadávanie znalostí, tak aj nástroj na odosielanie e-mailov v Outlooku, čo mu umožňuje hľadať informácie a odosielať odpovede podľa potreby.
  • Výkon: Agent je nastavený na maximálne 10 iterácií, s maximálnou dobou vykonávania 300 sekúnd a limitom 100 požiadaviek za minútu. Na efektivitu využíva cache.

5. Tvorba a odosielanie odpovedí

• Nástroj na odosielanie e-mailov: Agent môže využiť nástroj Send Email in Outlook. Umožňuje mu pripraviť a odoslať e-maily vrátane nastavenia príjemcov, CC, BCC, predmetu a príloh – čím plne automatizuje proces odpovede.

6. Výstup

• Zobrazenie používateľovi: Finálna odpoveď generovaná AI je odoslaná do uzla Chat Output, kde je zobrazená v používateľskom rozhraní na kontrolu alebo audit.

Vizualizované zhrnutie

Prečo je tento pracovný postup užitočný

• Škálovateľnosť: Automatizuje predtým manuálny a časovo náročný proces, umožňuje rýchle spracovanie veľkého objemu e-mailov bez potreby ďalších ľudských zdrojov.
• Konzistentnosť: Zaručuje profesionálne, presné a v súlade so značkou vedené odpovede vďaka využívaniu aktuálnych interných znalostí.
• Rýchlosť reakcie: Výrazne skracuje čas na odpoveď zákazníkom alebo interným požiadavkám.
• Auditovateľnosť: Každý krok je sledovateľný a skontrolovateľný, čo podporuje compliance a kontrolu kvality.
• Rozšíriteľnosť: Jednoduchá integrácia ďalších znalostných zdrojov alebo nástrojov (napr. plánovanie kalendára, CRM akcie) pre komplexnejšie workflowy.

Zhrnutie:
Tento pracovný postup je ideálny pre organizácie, ktoré chcú automatizovať zákaznícku podporu, interné helpdesky alebo akýkoľvek scenár, kde sú potrebné kvalitné a znalostne podložené odpovede na e-maily vo veľkom rozsahu. Využíva silu moderných LLM, robustné získavanie znalostí a bezproblémovú integráciu s e-mailom na poskytovanie komplexného automatizačného riešenia.