AI generátor zápisníc zo stretnutia a následných e-mailov

Automaticky generuje akčné zápisnice zo stretnutí a následné e-maily z vašich príloh stretnutia pomocou AI a exportuje výsledky ako PDF. Ideálne na zjednodušenie dokumentácie a komunikácie zo stretnutí.

Ako funguje AI Flow - AI generátor zápisníc zo stretnutia a následných e-mailov

Ako funguje AI Flow

Používateľ nahrá súbory zo stretnutia

Používateľ poskytne zvukové alebo video súbory zo stretnutia ako prílohy.

AI extrahuje kontext a detaily

AI spracuje prílohy a extrahuje relevantné informácie zo stretnutia.

Generovanie zápisnice a následného e-mailu

AI vytvorí štruktúrovanú zápisnicu a následný e-mail na základe obsahu stretnutia.

Zobrazenie a export výsledkov

Vygenerovaný súhrn stretnutia a následný e-mail sa zobrazia používateľovi a exportujú sa ako súbor PDF na stiahnutie.

Odoslanie automatizovaného následného e-mailu

Pripravený e-mail je vygenerovaný na rýchle odoslanie účastníkom stretnutia.

Prompty použité v tomto flow

Nižšie je kompletný zoznam všetkých promptov použitých v tomto flow na dosiahnutie jeho funkcionality. Prompty sú inštrukcie dané AI modelu na generovanie odpovedí alebo vykonávanie akcií. Vedú AI v porozumení zámeru používateľa a generovaní relevantných výstupov.

Šablóna promptu pre zápisnicu zo stretnutia

Šablóna promptu na generovanie zápisnice na základe detailnej šablóny zápisnice a poskytnutého kontextu.

                Here is the context of attachment that was attached given as CONTEXT
---CONTEXT
{context}
---


--TEMPLATE---
**Meeting Minutes Template**

**Meeting Title:**  
**Date:**  
**Time:**  
**Location:**  
**Meeting called by:**  
**Facilitator:**  
**Note-taker:**  
**Attendees:**  
- Name 1
- Name 2
- Name 3  
  *(List all attendees here)*

**Agenda:**  
1. Topic 1  
2. Topic 2  
3. Topic 3  
   *(List all agenda items here)*

**Meeting Summary:**

1. **Call to Order:**  
   - Time meeting was called to order.  
   - Opening remarks by the facilitator.

2. **Attendance:**  
   - Confirmation and acknowledgment of attendees.  
   - Mention of any apologies or absences.

3. **Approval of Previous Meeting Minutes:**  
   - Any corrections or approval status.
  
4. **Discussion and Updates:**

   - **Topic 1:**  
     - Brief summary of the discussion.  
     - Key points and decisions made.  
     - Action items and their owners.

   - **Topic 2:**  
     - Brief summary of the discussion.  
     - Key points and decisions made.  
     - Action items and their owners.

   - **Topic 3:**  
     - Brief summary of the discussion.  
     - Key points and decisions made.  
     - Action items and their owners.

   *(Continue as necessary for all agenda topics)*

5. **Other Business:**  
   - Any additional topics discussed outside the agenda.

6. **Next Steps / Action Items:**  
   - Summarize action items, responsible parties, and deadlines.

7. **Next Meeting:**  
   - Date and time of the next meeting.  
   - Location or method of meeting (if applicable).

8. **Adjournment:**  
   - Time meeting was adjourned.

**Additional Notes:**  
- Any items that were tabled for future discussion.  
- Important contextual notes or observations.

**Prepared by:**  
- [Name]  
- [Date of preparation]
---

Generate a meeting minutes based on the TEMPLATE
            

Komponenty použité v tomto flow

Nižšie je kompletný zoznam všetkých komponentov použitých v tomto flow na dosiahnutie jeho funkcionality. Komponenty sú stavebnými prvkami každého AI Flow. Umožňujú vytvárať komplexné interakcie a automatizovať úlohy prepájaním rôznych funkcionalít. Každý komponent slúži na špecifický účel, ako napríklad spracovanie vstupu používateľa, spracovanie dát alebo integrácia s externými službami.

Opis flow

Účel a výhody

Prehľad jednoduchého workflow zápisnice zo stretnutia

Tento workflow s názvom Jednoduchá zápisnica zo stretnutia je navrhnutý na automatizáciu a zjednodušenie procesu premeny príloh zo stretnutí (napríklad zvukových alebo video súborov) na dobre štruktúrovaný, akčný obsah. Generuje presné zápisnice a následné e-maily a dokonca exportuje výsledky ako súbor PDF na stiahnutie. Celý proces je optimalizovaný na minimálnu účasť používateľa, takže sa môžete sústrediť na to, čo je naozaj dôležité.


Kroky workflowu

1. Privítanie používateľa

  • Hneď po otvorení chatovacieho rozhrania je používateľ privítaný priateľskou uvítacou správou.
  • Správa používateľa navedie k priloženiu zvukového alebo video súboru zo stretnutia a vysvetlí, že workflow vytvorí:
    • Podrobnú zápisnicu zo stretnutia
    • Akčný následný e-mail

2. Zadanie a priloženie súboru používateľom

  • Používateľ nahrá svoj súbor zo stretnutia prostredníctvom chatovacieho vstupného rozhrania.
  • Systém zachytí prílohu a pripraví ju ako kontextový vstup na ďalšie spracovanie.

3. Generovanie zápisnice zo stretnutia

  • Workflow používa vopred definovanú, komplexnú šablónu, ktorá obsahuje sekcie ako Názov stretnutia, Dátum, Účastníci, Program, Diskusia, Akčné body, Ďalšie kroky atď.
  • AI spracuje obsah priloženého súboru, extrahuje relevantné informácie a vyplní šablónu, aby boli zápisnice jasné, prehľadné a akčné.

4. Vytvorenie následného e-mailu

  • Na základe toho istého kontextu zo stretnutia je vygenerovaný následný e-mail.
  • E-mail obsahuje priateľské oslovenie a na konci pripája úplnú zápisnicu, aby si príjemcovia mohli jednoducho pozrieť súhrn aj detaily.

5. Zobrazenie výstupu

  • Výsledné zápisnice zo stretnutia a následný e-mail sú zobrazené v chatovacom rozhraní na okamžité prečítanie.
  • Workflow zároveň formátuje obsah do markdownu pre prehľadnosť a štruktúru.

6. Exportovanie do PDF

  • Workflow automaticky exportuje vygenerované zápisnice a následný e-mail do PDF súboru.
  • Používateľ dostane odkaz na stiahnutie tohto PDF, vďaka čomu je zdieľanie alebo archivácia dokumentácie zo stretnutí jednoduché.

Technický súhrn workflowu

KrokModulÚčel
1ChatOpenedTrigger, MessageWidgetUvítanie a inštrukcie
2ChatInputPrijatie súboru/prílohy zo stretnutia
3PromptTemplate (Zápisnica) + GeneratorVygenerovanie štruktúrovanej zápisnice
4PromptTemplate (Následný e-mail) + GeneratorVygenerovanie následnej komunikácie
5ChatOutputZobrazenie vygenerovaného obsahu
6PromptTemplate (Kombinované)Spojenie zápisnice a e-mailu na export
7ExportToPDFFileVytvorenie PDF na stiahnutie
8ChatOutputPoskytnutie odkazu na stiahnutie

Prečo je tento workflow užitočný

  • Šetrenie času: Automatizuje zdĺhavé písanie zápisníc a následných e-mailov, ktoré je často opakujúce sa a časovo náročné.
  • Konzistentnosť: Každá zápisnica a následný e-mail majú profesionálnu, štruktúrovanú formu.
  • Škálovateľnosť: Môže rýchlo spracovať viacero stretnutí, čo umožňuje organizáciám škálovať dokumentáciu bez manuálnej práce.
  • Dostupnosť: Výstupy sú dostupné v chate aj na stiahnutie vo formáte PDF, takže zdieľanie a archivácia je bezproblémová.
  • Zamerané na akciu: Vďaka jasným akčným bodom a súhrnom je lepšie zabezpečené následné plnenie úloh po stretnutí.

Ideálne prípady použitia

  • Firmy a tímy: Na pravidelné porady, projektové aktualizácie alebo klientské hovory.
  • Organizátori podujatí: Na dokumentovanie diskusií a rozhodnutí z podujatí alebo workshopov.
  • Akademické a výskumné skupiny: Na sledovanie pokroku a akčných bodov.
  • Práca na diaľku: Obzvlášť efektívne pre distribuované tímy, ktoré potrebujú konzistentnú komunikáciu.

Záver

Workflow Jednoduchá zápisnica zo stretnutia automatizuje premenu záznamov zo stretnutí na akčnú dokumentáciu kombinovaním AI extrakcie obsahu, profesionálneho formátovania a automatizovaného exportu. Je to neoceniteľný nástroj pre každého, kto chce zjednodušiť administratívu stretnutí, zlepšiť následnú komunikáciu a zvýšiť efektivitu organizácie.

Vytvorme si vlastný AI tím

Pomáhame firmám, ako je tá vaša, vyvíjať inteligentné chatbota, servery MCP, AI nástroje alebo iné typy AI automatizácie na nahradenie ľudí pri opakujúcich sa úlohách vo vašej organizácii.

Zistiť viac