Vytváranie a formátovanie správ s Copilotom vo Worde

Písanie a formátovanie správ je niečo, čo musí v práci robiť takmer každý. Copilot vo Worde tento proces výrazne zrýchľuje tým, že pomáha s návrhom, sumarizáciou, úpravou a analýzou informácií bez opustenia dokumentu. V tomto príklade použitia sa pozrieme, ako môže Copilot premeniť dlhú správu na štruktúrované zhrnutie, formátovaný e-mail, sadu odrážok alebo dokonca tabuľku poznatkov.

Tu sú tri kľúčové body:

1. Copilot pomáha vytvárať štruktúrované zhrnutia a prepisy na základe reálnych dokumentov.
2. Vie rozčleniť obsah štvrťrok po štvrťroku, bod po bode alebo tému po téme.
3. Dokáže premeniť surové čísla na tabuľky, analýzy a poznatky priamo z bočného panela.

Prečítajte si viac príbehov AI Akadémie:
https://www.flowhunt.io/academy/

Vytvorenie úvodného zhrnutia

Začíname otvorením Wordu a použitím Copilota na zhrnutie výročnej marketingovej správy za rok 2025.
Na začiatok požiadame Copilot:

Napíš stručné zhrnutie našej výročnej marketingovej správy za rok 2025, zdôrazni hlavné úspechy a štatistiky.

Pred generovaním zhrnutia použijeme možnosť Pridať obsah na nahranie marketingovej správy z počítača alebo OneDrivu. Po stlačení Vytvoriť Copilot vytvorí prehľad celého dokumentu.

Prvé zhrnutie obsahovalo:

• Celkové tržby 50 miliónov, čo predstavuje 25 percentný rast
• 120 000 nových zákazníkov
• 2,1 milióna návštev webu
• 50 000 marketingovo kvalifikovaných leadov
• Sociálne siete s publikom 1,2 milióna sledovateľov

Bolo to však príliš všeobecné. Chýbali detaily o tom, ako sa darilo v jednotlivých štvrťrokoch.

Požiadanie o detailnejší rozpis

Na zlepšenie zhrnutia požiadame Copilot:

Prosím, urob to detailnejšie. Napíš o každom štvrťroku zvlášť.

Tentoraz Copilot vygeneruje štruktúrovaný rozpis po štvrťrokoch, vrátane kampaní, nárastov návštevnosti, získavania zákazníkov, metrík zapojenia a konverzných pomerov.

Napríklad, prvý štvrťrok obsahoval:

• Návštevnosť webu vyššia o 15 percent oproti Q4 predchádzajúceho roka
• 25 000 nových zákazníkov
• Sledovanosť na sociálnych sieťach presiahla 900 000
• 10 000 marketingovo kvalifikovaných leadov

Táto forma ukazuje, ako sa výkonnosť vyvíjala počas roka a prináša jasnejšiu časovú os.

Pripravení rozšíriť svoje podnikanie?

Začnite svoju 30-dňovú skúšobnú verziu ešte dnes a vidzte výsledky behom pár dní.

Požiadať o demo Prihlásiť sa

Vytvorenie verzie s odrážkami

Ďalej požiadame o kratší, odrážkový prehľad:

Vytvor z toho krátke zhrnutie pomocou odrážok.

Copilot vytvorí stručnú verziu správy, zvýrazní len najdôležitejšie údaje. Toto je ideálne na prezentácie, interné aktualizácie alebo rýchle informovanie.

Ak chceme, aby boli odrážky priamo vložené do dokumentu, je lepšie použiť tlačidlo Copilot priamo v texte namiesto bočného panela.

Premena zhrnutia na e-mail

Môžeme tiež požiadať Copilot, aby naše zhrnutie premenil na e-mail na zdieľanie s kolegami.
Napríklad:

Premeň toto na e-mail s poďakovaním tímu.

Copilot prepíše text do upravenej, na odoslanie pripravenej správy, čo uľahčuje distribúciu aktualizácií z dlhých správ.

Prihláste sa na newsletter

Získajte najnovšie tipy, trendy a ponuky zadarmo.

Emailová adresa

Prihlásiť sa

Použitie bočného panela na analýzu údajov

V druhej časti príkladu použitia skúmame, ako premeniť čísla zo správy na tabuľky alebo poznatky bez okamžitého vkladania do dokumentu.

Napríklad požiadame:

Urob z toho čistú dvojstĺpcovú tabuľku s nadpismi štvrťrok a tržby.

Bočný panel prečíta dokument a vygeneruje:

• Q1: 11 miliónov
• Q2: 12 miliónov
• Q3: 14 miliónov
• Q4: 13 miliónov

Požiadanie o hlbšiu analýzu

Copilot môžeme posunúť ďalej a požiadať o interpretáciu a zdôvodnenie:

Aký bol percentuálny nárast tržieb od prvého po štvrtý štvrťrok a existuje šanca, že tento rast bude pokračovať? Vysvetli prečo áno a prečo nie.

Copilot poskytne:

• Výpočet ukazujúci 18,18 percentný nárast
• Štruktúrované vysvetlenie možných dôvodov ďalšieho rastu
• Vyváženú časť vysvetľujúcu, prečo rast nemusí pokračovať

Dôvody, prečo môže pokračovať:

• Strategické iniciatívy
• Silné programy vernosti zákazníkov
• Dopyt na trhu po technologických produktoch

Dôvody, prečo nemusí pokračovať:

• Sezónne výkyvy
• Zvýšená konkurencia
• Ekonomická neistota

V prípade potreby môžeme celú odpoveď vložiť priamo do dokumentu pre jednoduchšie čítanie.

Cielené otázky o správe

Bočný panel funguje aj ako nástroj otázok a odpovedí k dokumentu.
Môžeme sa opýtať:

Kde môžem vidieť, koľko sa tento rok minulo?
Aká bola najdrahšia položka v druhom štvrťroku?

Ak odpoveď existuje niekde v dokumente, Copilot ju nájde a poskytne.

To eliminuje nekonečné rolovanie a umožňuje okamžitý prístup k potrebným informáciám.

Zhrnutie

Copilot vo Worde dokáže oveľa viac než len návrh a zhrnutie. Vie:

• Premeniť veľké správy na podrobné alebo zjednodušené zhrnutia
• Generovať poznatky po štvrťrokoch
• Konvertovať obsah na odrážky alebo e-maily
• Vytvárať tabuľky zo surových údajov
• Analyzovať trendy tržieb a vysvetliť ich dôvody
• Zodpovedať presné otázky o vašom dokumente

Ak chcete Copilot úplne pochopiť a efektívne využívať v rámci Microsoft 365, preskúmajte náš tréningový program Microsoft 365 Copilot Essentials:
https://www.flowhunt.io/services/ai-training/microsoft-365-copilot-essentials/