Aktualizujte kontakt v HubSpot

Manuálna správa vašich CRM kontaktov spomaľuje váš pracovný proces a zvyšuje riziko chýb. Tento komponent ponúka inteligentnejší spôsob, ako rozširovať a udržiavať svoj zoznam kontaktov v HubSpot automatickou aktualizáciou kontaktov na základe údajov z vašich existujúcich nástrojov, konverzácií a ďalších zdrojov.

Čo je komponent Aktualizovať kontakt v HubSpot

Komponent Aktualizovať kontakt v HubSpot vám umožňuje automaticky aktualizovať vaše kontakty v HubSpot naprieč všetkými workflowmi. Či už získavate leady z chatbota, dokumentu alebo aplikácie tretej strany, tento nástroj vám šetrí čas a udržiava všetko synchronizované.

Kľúčové výhody tohto komponentu

• CRM vždy aktuálne, automaticky: Už žiadne preklikávanie v HubSpot kvôli ručným úpravám. Tento komponent vám umožní okamžite aktualizovať existujúce kontakty na základe dát v reálnom čase z vašich nástrojov, chatov, kalendárov či dokumentov.
• Aktualizácia odkiaľkoľvek: Či už sú údaje v Google Sheete, pochádzajú z chatbota alebo boli získané zo scrapovanej webstránky, môžete ich priamo poslať do HubSpot. Komponent sa prepojí prakticky s akýmkoľvek zdrojom dát, čím odpadá potreba kopírovať a vkladať alebo prepínať medzi aplikáciami.
• Inteligentnejšie, rýchlejšie a flexibilnejšie ako natívny HubSpot: HubSpot neponúka takúto úroveň automatizácie naprieč kanálmi. S FlowHunt môžu vaše AI Agenti nájsť správny kontakt pomocou vyhľadávacej logiky, vyhľadať jeho ID a aktualizovať iba potrebné polia bez vašej asistencie.
• Ideálne na obohacovanie leadov v reálnom čase a hygienu dát: Môžete ho využiť na obohacovanie kontaktov podľa vývoja konverzácií alebo hromadne čistiť zastarané záznamy v CRM.

Nastavenia komponentu

Kategória asociácie (voliteľné)
Toto nastavenie definuje vzťah medzi dvoma objektmi v HubSpot. HubSpot-definované polia sú nastavené ako predvolené. Pri vlastných asociáciách prepnite na používateľom alebo integráciou definované. Ide o voliteľné nastavenie pre vývojárov. Viac sa dozviete tu.

ID typu asociácie (voliteľné)
Určuje presný vzťah podľa ID. Viac informácií v tomto návode HubSpot. Ide o voliteľné vývojárske nastavenie pre vlastné použitie.

Mapované ID
ID objektu, na ktorý sa odkazujete (napr. ID spoločnosti). Voliteľné vývojárske nastavenie. Nechajte prázdne, ak nie je potrebné.

Popis nástroja
Uveďte dodatočné informácie, ktoré agentovi pomôžu pochopiť, ako nástroj používať.

Názov nástroja
Pridajte názov, ktorý má agent používať na označenie tohto komponentu vo výstupoch. Tento názov slúži pre vaše pohodlie.

Verbose
Vyberte, či má agent zobrazovať svoj postup myslenia v chatovom rozhraní FlowHunt. Zvlášť užitočné pri ladení.

Vstupné handly

• Kontakt:
  Pripojte informácie o kontakte, ktoré chcete aktualizovať, napríklad Google Sheet. Môžete tu pripojiť až 20 rôznych komponentov, od AI agentov a dátových komponentov až po vyhľadávače dokumentov a integrácie s komunikačnými aplikáciami.

• ID kontaktu:
  Tento handle umožňuje špecifikovať ID kontaktu, ktorý chcete aktualizovať.
  ID je pre správnu funkciu komponentu povinné.
  ID môžete mať vo svojom zdrojovom materiáli, zadať ho manuálne alebo pripojiť komponent, ktorý ho poskytne priamo alebo cez AI agenta.

Výstupné handly

• Nástroj:
  Pripojte komponent k AI agentovi. Toto je hlavný výstupný handle, ktorý agentovi umožní vytvárať nové záznamy kontaktov pomocou tohto komponentu.

• Po aktualizácii kontaktu:
  Pripojte komponenty, ktoré určia, aké akcie sa majú vykonať po aktualizovaní kontaktu. Môžete napríklad nastaviť Slack notifikácie, automaticky aktualizovať Google Sheets alebo poslať dáta na ďalšie spracovanie.

Ako používať komponent Aktualizovať kontakt v HubSpot

Tento komponent môžete použiť v akomkoľvek workflowe, kde sa objavujú kontaktné údaje. Od chatových konverzácií po interné dokumenty, môžete vytvárať kontakty a ďalej ich spracovávať.

Obľúbené prípady použitia zahŕňajú:

• Aktualizácia na základe informácií z chatbota, Facebook Messengeru, e-mailu alebo WhatsAppu
• Aktualizovanie z dokumentov a tabuliek Google Workspace
• Aktualizovanie z Google Kalendára
• Aktualizovanie z iných dokumentov a vašej FlowHunt znalostnej bázy
• Prehľadávanie webstránok na vyhľadávanie nových kontaktných údajov
• Použitie API na prepojenie s inými aplikáciami tretích strán, ako je napríklad Zapier

Poznámka: Odporúčame používať tento komponent spolu s Vytvoriť kontakt v HubSpot, aby ste neprišli o žiadneho nového zákazníka.

Budovanie Flowu

Pozrime sa na komponent v praxi. Môžete zautomatizovať celý proces, vrátane získavania informácií i porovnávania s existujúcimi záznamami. Pre jednoduchosť však vytvoríme len základný Flow, ktorý vám umožní vyhľadávať a aktualizovať kontakty pomocou promptu v chate.

Tento Flow už teraz zjednodušuje a zrýchľuje prácu v porovnaní s rozhraním HubSpot, najmä pri hromadných aktualizáciách. Nemusíte vyhľadávať každý kontakt a presné polia na aktualizáciu. Stačí poslať akékoľvek identifikačné informácie do chatu a povedať agentovi, čo má aktualizovať.

Poznámka: Pozrite si pripravené Flowy v našej knižnici pre robustnejšie a plne automatizované riešenia.

1. Keďže ide o chatflow, pridáme Chat Input a Output, Históriu chatu a AI agenta na pohon Flowu.
2. Ďalej pripojíme Aktualizovať kontakt v HubSpot ako nástroj pre AI agenta.
3. Pridáme tiež komponent Vyhľadať kontakt v HubSpot a prepojíme ho ako nástroj. Tento komponent je pre náš prípad použitia nevyhnutný.

Komponent Aktualizovať kontakt v HubSpot vyžaduje presné ID kontaktu na svoju funkciu. Existuje niekoľko spôsobov, ako toto ID dodať. Môžete ho mať v zdrojovom materiáli, pripojiť komponent, ktorý poskytne ID, alebo ho zadať manuálne.

V tomto prípade chceme jednoducho poslať akékoľvek identifikačné údaje o kontakte do chatu a nechať Flow, aby si ID našiel a kontakt aktualizoval sám. Tu prichádza na rad komponent Vyhľadať kontakt v HubSpot.

Vyhľadávací komponent vám umožní získať kontakty relevantné k vášmu dotazu spolu s ich ID. AI Agent, ktorý má oba komponenty k dispozícii, sa o všetko postará. Vyhľadá kontakty, získa ID a kontakt aktualizuje. Vy len zadáte identifikačnú vlastnosť do chatu.

Poznámka: Komponent Vyhľadať kontakt v HubSpot vždy vyhľadáva vlastnosť podľa vašich nastavení, napríklad zhodu e-mailu, kontakty vytvorené v konkrétny deň a pod. Ako to nastaviť, sa dozviete v tomto návode.

Otestujme si to. V našom návode Vytvoriť kontakt v HubSpot sme vytvorili nový kontakt s menom Jane Doe. Povedzme, že chceme aktualizovať telefónne číslo tohto kontaktu. Keďže vyhľadávací komponent je nastavený na presnú zhodu e-mailu, pošleme túto správu:

„Zmeň číslo kontaktu s e-mailom jane@flowhunt.io na +421(901)234-567“

Po spracovaní chatbot odpovie správou o úspechu:

Po návrate ku kontaktu v HubSpot vidíme, že nové číslo je už nastavené:

Tento základný flow skvele poslúži v chatbotoch zákazníckej podpory alebo v iných prípadoch, kde sa kontaktné údaje zadávajú cez chat. Ak hľadáte robustnejšie a plne automatizované riešenie, vyskúšajte niektorý z našich pripravených Flowov v knižnici Flow.

Ako nájsť ID kontaktu

Aj keď väčšinu času túto úlohu zvládnu iné komponenty, v niektorých prípadoch budete potrebovať ID kontaktu vyhľadať ručne. Tu je návod, ako na to.

1. Vo vašom HubSpot dashboarde prejdite do CRM -> Kontakty.
2. Vyhľadajte kontakt, ktorý chcete aktualizovať, a otvorte ho.

Teraz existujú dve možnosti, ako získať číslo ID. Buď ho nájdete ako posledné číslo v adrese alebo prejdete do Akcie -> Zobraziť všetky vlastnosti a vyhľadáte “ID záznamu”.