Flow-beskrivning
Syfte och fördelar
Översikt
Arbetsflödet AI-protokollgenerator är utformat för att automatisera omvandlingen av mötesbilagor (såsom ljud- eller videofiler) till handlingsbart, skriftligt innehåll. Detta inkluderar generering av detaljerade mötesprotokoll, uppföljningsmejl och engagerande blogginlägg – allt anpassat utifrån kontexten som extraherats från det ursprungliga mötesmaterialet. Processen är mycket skalbar och eliminerar repetitivt manuellt arbete, vilket gör den idealisk för organisationer som vill effektivisera mötesdokumentation och kommunikation.
Steg-för-steg-flöde
1. Introduktion och inmatning från användaren
Välkomstmeddelande: När chattsessionen öppnas möts användaren av ett vänligt välkomstmeddelande som beskriver stegen:
- Bifoga din mötesinspelning (ljud eller video).
- Ta emot detaljerade mötesprotokoll.
- Få ett färdigt uppföljningsmejl.
- Få ett blogginlägg som sammanfattar mötet.
Filuppladdning: Användaren laddar upp en mötesbilaga (ljud, video, etc.) via ett chattgränssnitt.
- Extrahering av filinnehåll: Den uppladdade filen bearbetas för att extrahera dess innehåll. Detta steg kan innebära transkribering (för ljud/video), OCR (för skannade dokument) eller direkt textextrahering (för textbaserade filer).
3. Generera utdata
För varje typ av utdata (mötesprotokoll, uppföljningsmejl, blogginlägg) följer arbetsflödet ett liknande mönster:
A. Mötesprotokoll
- Förberedelse av prompt: Den extraherade kontexten bäddas in i en promptmall som instruerar AI att generera mötesprotokoll.
- AI-generering: En stor språkmodell (LLM) bearbetar prompten och skapar ett utkast till mötesprotokoll.
- Formatering: En annan prompt formaterar resultatet till en standardiserad sektion med titeln “Meeting Minutes”.
- Visning: Resultatet skickas till chatten för användaren att granska eller kopiera.
B. Uppföljningsmejl
- Förberedelse av prompt: Samma kontext används i en prompt som instruerar AI att generera ett uppföljningsmejl.
- AI-generering: LLM skapar ett mejlutkast.
- Formatering: Resultatet ramas in i en sektion med titeln “Followup Email”.
- Visning: Det genererade mejlet visas för användaren.
C. Blogginlägg
- Förberedelse av prompt: Kontexten används i en prompt för AI att skapa ett blogginlägg.
- AI-generering: LLM genererar blogginnehållet.
- Formatering: Blogginlägget formateras under rubriken “Blog”.
- Visning: Blogginlägget presenteras för användaren.
Arbetsflödets struktur säkerställer att varje innehållstyp genereras oberoende och parallellt, vilket maximerar effektiviteten.
Arbetsflödesstruktur
Steg | Inmatning | Bearbetning | Utdata |
---|
Användarintroduktion | Chatt öppnas | Widget med välkomstmeddelande | Hälsning i chatten |
Filuppladdning | Filbilaga | Extrahering av filinnehåll | Rått mötesinnehåll |
Mötesprotokoll | Extraherad kontext | AI-prompt → LLM → Formateringsprompt | Mötesprotokolltext |
Uppföljningsmejl | Extraherad kontext | AI-prompt → LLM → Formateringsprompt | Uppföljningsmejltext |
Blogginlägg | Extraherad kontext | AI-prompt → LLM → Formateringsprompt | Blogginläggstext |
Obs! Alla tre utdata visas i chattgränssnittet för omedelbar tillgång och användning.
Fördelar & användningsområden
- Skalbarhet: Hanterar obegränsat antal möten utan extra mänsklig insats.
- Konsekvens: Säkerställer att all mötesdokumentation följer ett standardiserat, professionellt format.
- Snabbhet: Genererar omedelbart alla leveranser efter filuppladdning.
- Mångsidighet: Fungerar med olika filtyper (ljud, video, dokument).
- Automatisering: Minskar administrativt arbete och frigör tid för mer värdeskapande uppgifter.
- Användbart för:
- Projektledare och teamledare som vill automatisera mötesuppföljningar.
- HR- eller operationsteam som behöver standardiserad dokumentation.
- Innehållsskapare som vill återanvända mötesdiskussioner som blogginlägg.
Slutsats
AI-protokollgeneratorn är en kraftfull, automatiserad verktygskedja för att omvandla råa mötesfiler till strukturerade, handlingsbara och delningsbara skriftliga resurser. Genom att effektivisera dessa processer sparar den inte bara tid, utan säkerställer också att viktiga mötesinsikter fångas, kommuniceras och återanvänds effektivt i hela organisationen.