Tạo Biên Bản Cuộc Họp Có Cấu Trúc với Copilot Chat

Thiết kế biên bản cuộc họp là một nhiệm vụ hành chính phổ biến, nhưng có thể tốn nhiều thời gian khi bắt đầu từ một bản ghi chưa có cấu trúc. Copilot Chat có thể chuyển đổi toàn bộ bản ghi cuộc họp thành biên bản rõ ràng, chính xác chỉ trong vài phút, giúp tiết kiệm thời gian và tăng tính nhất quán.

Dưới đây là ba điểm chính:

1. Bạn bắt đầu với bất kỳ bản ghi cuộc họp nào mà Copilot có thể đọc và phân tích.
2. Bạn đưa ra một lời nhắc có cấu trúc đơn giản, chỉ rõ cho Copilot những gì bạn muốn đưa vào.
3. Copilot tạo ra biên bản cuộc họp sạch sẽ, được tổ chức hợp lý, bạn có thể xuất trực tiếp sang Word.

Đọc thêm các câu chuyện tại AI Academy:
https://www.flowhunt.io/academy/

Tại sao quy trình này quan trọng

Việc ghi chú thủ công hoặc viết lại các bản ghi chi tiết có thể làm chậm tiến độ làm việc của nhóm. Copilot Chat tự động chuyển đổi văn bản dài, lộn xộn thành một bộ biên bản gọn gàng với người tham dự, quyết định chính, hạng mục hành động và bước tiếp theo. Điều này giúp đồng bộ nhanh hơn và giảm tải công việc hành chính.

Chuẩn bị bản ghi nguồn

Bạn có thể sử dụng bất kỳ bản ghi nào được tạo từ:

• Ghi âm cuộc họp Teams
• Máy ghi âm hoặc bất kỳ ứng dụng chuyển đổi âm thanh thành văn bản nào
• Công cụ chuyển đổi văn bản tích hợp của Word

Khi bản ghi đã sẵn sàng, hãy sao chép toàn bộ nội dung. Copilot chỉ cần nội dung thô, không cần định dạng đặc biệt.

Tạo lời nhắc cốt lõi

Quy trình này dựa vào một chỉ dẫn rõ ràng:

• Tạo biên bản cuộc họp từ cuộc họp của tôi bằng bản ghi dưới đây. Hãy bao gồm địa điểm, thời gian, người tham dự, các quyết định chính, hạng mục hành động và ngày họp tiếp theo.

Điều này cung cấp cho Copilot một cấu trúc xác định để biên bản đầy đủ và dễ đọc.

Chạy lời nhắc trong Copilot Chat

Dán bản ghi trực tiếp bên dưới lời nhắc.
Copilot sẽ phân tích:

• Thông tin cuộc họp như ngày, giờ và địa điểm
• Người tham dự và vắng mặt
• Các chủ đề chính được thảo luận
• Các quyết định được xác nhận và nhiệm vụ theo dõi

Trong ví dụ minh họa, Copilot đã trích xuất thông tin gồm:

• Ngày họp: 26/05/2025, 10:00
• Địa điểm: Phòng họp Danube, Blue Chimp Finance
• Người tham dự và vắng mặt
• Lịch họp hội đồng tiếp theo
• Nhiệm vụ được giao

{< lazyimg src="/images/academy/2.png" alt=“cách nhận kết quả biên bản cuộc họp do AI tạo ra” class=“rounded-lg shadow-md” >}

Xuất biên bản cuối cùng

Sau khi tạo xong, chỉ cần chọn Xuất sang Word.
Copilot sẽ chuẩn bị một tài liệu sạch sẽ, bao gồm:

• Tiêu đề và bối cảnh
• Chương trình họp
• Các quyết định
• Hạng mục hành động kèm người phụ trách
• Thông tin về cuộc họp tiếp theo

Bạn có thể chia sẻ ngay với đồng nghiệp hoặc lưu trữ cho mục đích lưu hồ sơ.

Tóm tắt

• Copilot Chat chuyển đổi bản ghi thô thành biên bản cuộc họp có cấu trúc.
• Một lời nhắc rõ ràng duy nhất đảm bảo các mục nhất quán như hạng mục hành động và chương trình họp.
• Bạn có thể thu thập bản ghi từ Teams, máy ghi âm hoặc Word.
• Copilot diễn giải ngày, địa điểm và trách nhiệm với độ chính xác cao.
• Xuất sang Word giúp hoàn thiện tài liệu để phân phối.

Nếu bạn muốn nắm vững Copilot từ cơ bản và học tất cả các kỹ năng thiết yếu cho hiệu suất công việc thực tế, hãy khám phá chương trình đào tạo Microsoft 365 Copilot Essentials của chúng tôi:
https://www.flowhunt.io/services/ai-training/microsoft-365-copilot-essentials/