إنشاء محضر اجتماع منظم باستخدام Copilot Chat

تصميم محاضر الاجتماعات هو مهمة إدارية شائعة، لكنها قد تستغرق وقتًا طويلاً عند البدء من نص غير منظم. يستطيع Copilot Chat تحويل نص الاجتماع الكامل إلى محضر اجتماع واضح ودقيق في لحظات، مما يوفر الوقت ويحسن الاتساق.

إليك النقاط الثلاث الرئيسية:

1. تبدأ بأي نص اجتماع يمكن لـ Copilot قراءته وتفسيره.
2. تقدم مطالبة منظمة بسيطة توضح لـ Copilot ما الذي ترغب في تضمينه.
3. ينتج Copilot محضر اجتماع نظيف ومنظم يمكنك تصديره مباشرة إلى Word.

اقرأ المزيد من قصص أكاديمية الذكاء الاصطناعي:
https://www.flowhunt.io/academy/

لماذا هذه الآلية مهمة

تدوين الملاحظات يدويًا أو إعادة كتابة نصوص مفصلة جدًا يمكن أن يبطئ عمل الفرق. يقوم Copilot Chat بأتمتة تحويل النص الطويل والفوضوي إلى محضر مرتب يتضمن الحضور، القرارات الرئيسية، بنود العمل والخطوات التالية. هذا يدعم تحقيق التوافق بشكل أسرع ويقلل العبء الإداري.

تحضير نص الاجتماع المصدر

يمكنك استخدام أي نص اجتماع تم إنشاؤه عبر:

• تسجيلات اجتماعات Teams
• جهاز تسجيل الصوت أو أي تطبيق تحويل صوت إلى نص
• أداة النسخ المدمجة في Word

بمجرد أن يصبح النص جاهزًا، قم بنسخ النص الكامل. يحتاج Copilot فقط إلى المحتوى الخام، لذلك لا حاجة لأي تنسيق خاص.

صياغة المطالبة الأساسية

تعتمد العملية على تعليمات واحدة واضحة:

• أنشئ محضر اجتماع من اجتماعي باستخدام النص أدناه. قم بتضمين المكان، الوقت، الحضور، القرارات الرئيسية، بنود العمل وتاريخ الاجتماع التالي.

هذا يمنح Copilot هيكلًا محددًا ليكون المحضر مكتملًا وسهل القراءة.

تشغيل المطالبة في Copilot Chat

الصق نص الاجتماع مباشرة أسفل المطالبة.
سيفسر Copilot بعد ذلك:

• تفاصيل الاجتماع مثل التاريخ، الوقت والمكان
• المشاركون والمتغيبون
• بنود جدول الأعمال التي تمت مناقشتها
• القرارات المؤكدة والمهام للمتابعة

في المثال، استخرج Copilot معلومات تشمل:

• تاريخ الاجتماع: 26 مايو 2025، 10:00 صباحًا
• المكان: غرفة دانوب للاجتماعات، Blue Chimp Finance
• الحضور والمتغيبون
• موعد اجتماع مجلس الإدارة القادم
• توزيع المسؤوليات

{< lazyimg src="/images/academy/2.png" alt=“كيفية الحصول على محضر اجتماع تم إنشاؤه بالذكاء الاصطناعي” class=“rounded-lg shadow-md” >}

تصدير المحضر النهائي

بعد الإنشاء، ببساطة اختر تصدير إلى Word.
يُعد Copilot مستندًا نظيفًا يحتوي على:

• العنوان والسياق
• جدول الأعمال
• القرارات
• بنود العمل مع أصحابها
• تفاصيل الاجتماع القادم

يصبح هذا جاهزًا للمشاركة مع الزملاء أو للأرشفة.

الملخص

• Copilot Chat يحول نص الاجتماع الخام إلى محضر اجتماع منظم.
• تعليمات واضحة واحدة تضمن أقسامًا متسقة مثل بنود العمل وجدول الأعمال.
• يمكنك جمع نصوص الاجتماعات من Teams أو جهاز التسجيل أو Word.
• يفسر Copilot التواريخ، المواقع والمسؤوليات بدقة عالية.
• التصدير إلى Word يجهز المستند للتوزيع.

إذا كنت ترغب في إتقان Copilot من الصفر وتعلم كل المهارات الأساسية للإنتاجية في العالم الواقعي، استكشف برنامجنا التدريبي أساسيات Microsoft 365 Copilot:
https://www.flowhunt.io/services/ai-training/microsoft-365-copilot-essentials/