Automatizace odpovědí na e-maily v Outlooku pomocí AI

Tento pracovní postup automatizuje proces přijímání e-mailů přes Outlook, extrakce jejich obsahu, rozšíření kontextu o relevantní znalostní dokumenty a generování profesionálních odpovědí řízených AI. Zároveň umožňuje AI agentovi odesílat odpovědi přímo přes Outlook, čímž vytváří plně automatizovaný systém odpovídání na e-maily.

Postup krok za krokem

1. Přijímání a analýza příchozích e-mailů

• Spuštění: Proces začíná přijetím nové zprávy v Outlooku (uzel Outlook New Message Received).
• Extrakce: Data z e-mailu – včetně odesílatele, příjemců, kopie, skryté kopie, předmětu a těla zprávy – jsou extrahována a připravena k dalšímu zpracování.

2. Formátování dat

• Konverze: Surová data z e-mailu jsou předána uzlu pro analýzu (Parse Data), který je převede do prostého textu dle zadané šablony. To zajistí, že vstup pro AI agenta je strukturovaný a přehledný.

3. Rozšíření znalostí

• Získání znalostí: Do workflow je integrován nástroj Document Retriever. Tato komponenta prohledává připojené znalostní zdroje (interní dokumentaci, wiki, FAQ atd.) a na základě obsahu příchozího e-mailu najde až tři relevantní dokumenty. Vyhledávací strategie zajišťuje vyvážené pokrytí z jednotlivých dokumentů a zahrnuje příslušné části obsahu i metadata.

4. Generování odpovědi pomocí AI

• Jazykový model: Pro generování odpovědí je použit jazykový model Anthropic AI (konkrétně model Claude 3.5 Haiku). Model je nastaven na maximálně 4000 tokenů a teplotu 0 pro deterministické a spolehlivé odpovědi.
• AI Agent: Základem workflow je AI agent nakonfigurovaný následovně:
  • Backstory: Vystupuje jako „operátor e-mailů“.
  • Cíl: „Odpovídat na e-maily profesionálně na základě znalostního zdroje poskytnutého v document retrieveru, se správným tónem a formátem.“
  • Nástroje: Agent může využívat jak znalostní vyhledávání, tak nástroj pro odesílání e-mailů v Outlooku, což mu umožňuje vyhledávat informace i odesílat odpovědi dle potřeby.
  • Výkon: Agent je nastaven na až 10 iterací, maximální dobu běhu 300 sekund a limit 100 požadavků za minutu. Pro efektivitu využívá cache.

5. Sestavení a odeslání odpovědi

• Nástroj pro odesílání e-mailu: Agent může využít nástroj Send Email in Outlook. Díky tomu zvládne vytvořit a odeslat e-maily včetně nastavení příjemců, kopie, skryté kopie, předmětu i příloh – celý proces odpovědi je plně automatizovaný.

6. Výstup

• Zobrazení uživateli: Finální odpověď generovaná AI je směrována do uzlu Chat Output, kde je zobrazena v uživatelském rozhraní pro kontrolu či audit.

Vizuální shrnutí

Proč je tento workflow užitečný

• Škálovatelnost: Automatizuje dříve manuální a časově náročný proces, což umožňuje rychlé zpracování velkého množství e-mailů bez nutnosti navyšovat lidské zdroje.
• Konzistence: Zajišťuje profesionální, přesné a v souladu s firemní komunikací odpovědi díky využití aktuálních interních znalostí.
• Rychlá reakce: Výrazně zkracuje dobu odezvy na zákaznické nebo interní dotazy.
• Auditovatelnost: Každý krok je dohledatelný a kontrolovatelný, což podporuje dodržování předpisů a kontrolu kvality.
• Rozšiřitelnost: Snadno lze integrovat další znalostní zdroje nebo nástroje (např. plánování v kalendáři, akce v CRM) pro komplexnější workflow.

Shrnutí:
Tento workflow je ideální pro organizace, které chtějí automatizovat zákaznickou podporu, interní helpdesky nebo jakoukoli situaci, kde jsou vyžadovány kvalitní odpovědi na e-maily ve velkém rozsahu na základě znalostí. Využívá sílu moderních LLM, robustního získávání znalostí a bezproblémové integrace s e-maily pro kompletní automatizační řešení.