AI generátor zápisů ze schůzek a následných emailů

Automaticky generuje akční zápisy ze schůzek a následné emaily z vašich příloh pomocí AI a výsledky exportuje jako PDF. Ideální pro zefektivnění dokumentace a komunikace ze schůzek.

Jak AI Flow funguje - AI generátor zápisů ze schůzek a následných emailů

Flow

Jak AI Flow funguje

Uživatel nahraje soubory ze schůzky.
Uživatel poskytne zvukové nebo video soubory ze schůzky jako přílohy.
AI extrahuje kontext a detaily.
AI zpracuje přílohy a získá relevantní informace ze schůzky.
Generování zápisu a následného emailu.
AI vytvoří strukturovaný zápis ze schůzky a následný email na základě obsahu schůzky.
Zobrazení a export výsledků.
Vygenerované shrnutí schůzky a následný email jsou zobrazeny uživateli a exportovány jako stahovatelné PDF.
Odeslání automatického navazujícího emailu.
Je vygenerován připravený email pro rychlé navázání s účastníky schůzky.

Prompty použité v tomto flow

Níže je kompletní seznam všech promptů použitých v tomto flow pro dosažení jeho funkčnosti. Prompty jsou instrukce dané AI modelu pro generování odpovědí nebo provádění akcí. Vedou AI k pochopení záměru uživatele a generování relevantních výstupů.

Šablona promptu pro zápis ze schůzky

Šablona promptu pro generování zápisu ze schůzky na základě podrobné šablony a poskytnutého kontextu.

                Here is the context of attachment that was attached given as CONTEXT
---CONTEXT
{context}
---


--TEMPLATE---
**Meeting Minutes Template**

**Meeting Title:**  
**Date:**  
**Time:**  
**Location:**  
**Meeting called by:**  
**Facilitator:**  
**Note-taker:**  
**Attendees:**  
- Name 1
- Name 2
- Name 3  
  *(List all attendees here)*

**Agenda:**  
1. Topic 1  
2. Topic 2  
3. Topic 3  
   *(List all agenda items here)*

**Meeting Summary:**

1. **Call to Order:**  
   - Time meeting was called to order.  
   - Opening remarks by the facilitator.

2. **Attendance:**  
   - Confirmation and acknowledgment of attendees.  
   - Mention of any apologies or absences.

3. **Approval of Previous Meeting Minutes:**  
   - Any corrections or approval status.
  
4. **Discussion and Updates:**

   - **Topic 1:**  
     - Brief summary of the discussion.  
     - Key points and decisions made.  
     - Action items and their owners.

   - **Topic 2:**  
     - Brief summary of the discussion.  
     - Key points and decisions made.  
     - Action items and their owners.

   - **Topic 3:**  
     - Brief summary of the discussion.  
     - Key points and decisions made.  
     - Action items and their owners.

   *(Continue as necessary for all agenda topics)*

5. **Other Business:**  
   - Any additional topics discussed outside the agenda.

6. **Next Steps / Action Items:**  
   - Summarize action items, responsible parties, and deadlines.

7. **Next Meeting:**  
   - Date and time of the next meeting.  
   - Location or method of meeting (if applicable).

8. **Adjournment:**  
   - Time meeting was adjourned.

**Additional Notes:**  
- Any items that were tabled for future discussion.  
- Important contextual notes or observations.

**Prepared by:**  
- [Name]  
- [Date of preparation]
---

Generate a meeting minutes based on the TEMPLATE
            

Komponenty použité v tomto flow

Níže je kompletní seznam všech komponent použitých v tomto flow pro dosažení jeho funkčnosti. Komponenty jsou stavební bloky každého AI Flow. Umožňují vám vytvářet složité interakce a automatizovat úkoly propojením různých funkcionalit. Každá komponenta slouží specifickému účelu, jako je zpracování uživatelského vstupu, zpracování dat nebo integrace s externími službami.

Vstup z chatu

Komponenta Vstup z chatu ve FlowHunt zahajuje interakce s uživatelem tím, že zachycuje zprávy z Playgroundu. Slouží jako výchozí bod pro toky a umožňuje workflow zpracovávat vstupy jak ve formě textu, tak souborů.

Komponent Prompt ve FlowHunt

Zjistěte, jak komponenta Prompt ve FlowHunt umožňuje definovat roli a chování vašeho AI bota a zajistit relevantní a personalizované odpovědi. Přizpůsobte prompty a šablony pro efektivní, kontextově uvědomělé chatbot flow.

Generátor

Prozkoumejte komponentu Generátor ve FlowHunt—výkonné generování textu pomocí AI s vybraným LLM modelem. Snadno vytvářejte dynamické odpovědi chatbotů kombinováním promptů, volitelných systémových instrukcí a dokonce i obrázků jako vstupu, což z něj činí klíčový nástroj pro budování inteligentních konverzačních workflow.

Chat Output

Objevte komponentu Chat Output ve FlowHunt—dokončete odpovědi chatbota pomocí flexibilních, vícedílných výstupů. Nezbytné pro hladké dokončení toku a tvorbu pokročilých, interaktivních AI chatbotů.

Export do PDF

Převádějte text na připravené PDF soubory ke stažení pomocí komponenty Export do PDF ve FlowHunt. Bezproblémově konvertujte markdown nebo prostý text z vašeho workflow do PDF dokumentu, ideálního pro generování reportů, souhrnů nebo naformátovaných dokumentů na vyžádání.

Widget Zpráva

Komponenta Widget Zpráva zobrazuje vlastní zprávy ve vašem workflow. Ideální pro uvítání uživatelů, poskytování instrukcí nebo zobrazování důležitých informací, podporuje formátování v Markdownu a lze ji nastavit tak, aby se zobrazila pouze jednou za relaci.

Spouštěč otevření chatu

Komponenta Spouštěč otevření chatu detekuje, kdy začne chatovací relace, což umožňuje workflow okamžitě reagovat, jakmile uživatel otevře chat. Spouští toky s úvodní zprávou, což je zásadní pro tvorbu responzivních, interaktivních chatbotů.

Popis flow

Účel a výhody

Tento workflow s názvem Jednoduchý zápis ze schůzky je navržen pro automatizaci a zefektivnění převodu příloh ze schůzek (například audio nebo video souborů) na dobře strukturovaný, akční obsah. Generuje přesný zápis a následné emaily a výsledky dokonce exportuje jako stahovatelné PDF. Celý proces je optimalizován pro minimální zapojení uživatele, abyste se mohli soustředit na to, co je skutečně důležité.


Kroky workflowu

1. Přivítání uživatele

  • Jakmile je chat rozhraní otevřeno, uživatel je přivítán přátelskou zprávou.
  • Zpráva uživatele navede, aby připojil zvukový nebo video soubor ze schůzky, a vysvětlí, že workflow vygeneruje:
    • Podrobný zápis ze schůzky
    • Akční následný email

2. Zadání a příloha od uživatele

  • Uživatel nahraje svůj soubor ze schůzky přes chatové rozhraní.
  • Systém zachytí přílohu a připraví ji jako kontextový vstup pro další zpracování.

3. Generování zápisu ze schůzky

  • Workflow využívá předdefinovanou, komplexní šablonu, která zahrnuje sekce jako Název schůzky, Datum, Účastníci, Program, Diskuse, Akční položky, Další kroky atd.
  • AI zpracuje obsah připojeného souboru, extrahuje důležité informace a vyplní šablonu, aby zápis byl přehledný, organizovaný a akceschopný.

4. Vytvoření následného emailu

  • Na základě stejného kontextu schůzky je vygenerován následný email.
  • Email obsahuje přátelský úvod a na konci plný zápis, což usnadňuje příjemcům přehled i detaily.

5. Zobrazení výstupu

  • Výsledný zápis a následný email jsou zobrazeny v chatovém rozhraní k okamžitému nahlédnutí.
  • Workflow také formátuje obsah do markdownu pro přehlednost a strukturu.

6. Export do PDF

  • Workflow automaticky exportuje vygenerovaný zápis a následný email do PDF souboru.
  • Uživatel dostane odkaz ke stažení PDF, což usnadňuje sdílení nebo archivaci dokumentace ze schůzky.

Technické shrnutí workflowu

KrokModulÚčel
1ChatOpenedTrigger, MessageWidgetPřivítání a instrukce
2ChatInputPřijetí souboru/přílohy ze schůzky
3PromptTemplate (zápis) + GeneratorGenerování strukturovaného zápisu
4PromptTemplate (následný email) + GeneratorGenerování navazující komunikace
5ChatOutputZobrazení vygenerovaného obsahu
6PromptTemplate (kombinovaný)Sloučení zápisu a emailu pro export
7ExportToPDFFileVytvoření stahovatelného PDF
8ChatOutputPoskytnutí odkazu ke stažení

Proč je tento workflow užitečný

  • Úspora času: Automatizuje zdlouhavé psaní zápisů a následných emailů, které bývá často opakující se a časově náročné.
  • Konzistence: Zajišťuje, že každý zápis a následný email odpovídá profesionální, strukturované šabloně.
  • Škálovatelnost: Umožňuje rychlé zpracování více schůzek, takže organizace mohou navyšovat dokumentační úsilí bez přidání manuální práce.
  • Přístupnost: Díky výstupům v chatu i v PDF je sdílení i archivace snadná.
  • Akčnost: Díky jasným úkolům a shrnutím se zlepšuje následné plnění úkolů po schůzkách.

Ideální využití

  • Firmy a týmy: Pro pravidelné porady, projektová setkání nebo hovory s klienty.
  • Organizátoři akcí: Pro dokumentaci diskuzí a rozhodnutí z akcí či workshopů.
  • Akademické a výzkumné skupiny: Pro sledování pokroku a akčních bodů.
  • Práce na dálku: Obzvlášť efektivní pro distribuované týmy, které potřebují konzistentní komunikaci.

Závěr

Workflow Jednoduchý zápis ze schůzky automatizuje převod nahrávek ze schůzek na akční dokumentaci, spojuje AI extrakci obsahu, profesionální formátování a automatický export. Je to neocenitelný nástroj pro každého, kdo chce zjednodušit administraci schůzek, zlepšit navazující komunikaci a zvýšit efektivitu organizace.

Nechte nás vybudovat váš vlastní AI tým

Pomáháme společnostem jako je ta vaše vyvíjet inteligentní chatboty, MCP servery, AI nástroje nebo jiné typy AI automatizace pro nahrazení lidské práce u opakujících se úkolů ve vaší organizaci.

Zjistit více

AI generátor zápisů z jednání a obsahu
AI generátor zápisů z jednání a obsahu

AI generátor zápisů z jednání a obsahu

Přeměňte přílohy z vašich schůzek na akční shrnutí, následné e-maily a blogové příspěvky pomocí AI. Tento pracovní tok automatizuje tvorbu obsahu z vašich soubo...

3 min čtení
Jednoduchý AI generátor zápisů z jednání
Jednoduchý AI generátor zápisů z jednání

Jednoduchý AI generátor zápisů z jednání

Přeměňte poznámky z jednání na profesionální dokumentaci s nástrojem Simple Meeting Minutes, AI řešením, které během několika sekund vygeneruje podrobné zápisy ...

2 min čtení
AI Meeting Minutes +4