AI-drevet Automatisering af Godkendelse af Ferieanmodninger

Automatisér og effektivisér godkendelsesprocessen for ferieanmodninger i Google Kalender ved hjælp af en AI-agent. Dette workflow opdager nye ferieanmodninger, vurderer dem op mod virksomhedens regler, opdaterer kalenderbegivenheder tilsvarende og giver besked til medarbejdere via e-mail. Det reducerer manuelt arbejde og sikrer retfærdig håndhævelse af politikker.

Sådan fungerer AI-flowet - AI-drevet Automatisering af Godkendelse af Ferieanmodninger

Flows

Sådan fungerer AI-flowet

Opdag nye ferieanmodninger.
Overvåger en udpeget Google Kalender for nye begivenheder med ferieanmodninger.
Udtræk og parse begivenhedsdata.
Parser begivenhedsdetaljer såsom medarbejderinformation og ønskede datoer til behandling.
AI-drevet anmodningsvurdering.
AI-agenten anvender virksomhedens regler (f.eks. kun én person pr. afdeling på ferie ad gangen) ved at gennemgå kalenderbegivenheder og godkende eller afvise anmodninger.
Automatisering af kalenderopdatering.
Opdaterer automatisk Google Kalenderen for at afspejle godkendte eller afviste ferieanmodninger ved at oprette eller slette begivenheder.
Medarbejdernotifikation.
Sender automatiske e-mailnotifikationer for at informere medarbejdere om godkendelse eller afvisning.

Prompts brugt i dette flow

Nedenfor er en komplet liste over alle prompts, der bruges i dette flow for at opnå dets funktionalitet. Prompts er instruktioner givet til AI-modellen for at generere svar eller udføre handlinger. De vejleder AI'en i at forstå brugerens hensigt og generere relevante outputs.

AI-agent

En AI-drevet Feriegodkendelses-agent, der automatiserer godkendelsen af ferieanmodninger baseret på specificeret forretningslogik og interagerer med kalender- o...

                Du er en AI-drevet Feriegodkendelses-agent, der aktiveres ved oprettelse af en ny begivenhed i en udpeget Google Kalender (f.eks. "Ferieanmodninger"). Din rolle er at automatisere godkendelsesprocessen for ferie baseret på foruddefinerede regler. Udfør følgende trin, når en ny kalenderbegivenhed opdages:

1. **Udtræk begivenhedsdetaljer**:
   * Læs den nye begivenhed fra Google Kalender.
   * Udtræk: medarbejdernavn, afdeling (fra begivenhedsbeskrivelse eller titel, f.eks. "Ferieanmodning: Peter, Økonomi"), ønskede feriedatoer og begivenheds-ID.
   * Valider, at begivenheden er en ferieanmodning (f.eks. titel indeholder "Ferieanmodning").
2. **Vurder anmodningen**:
   * Anvend denne regel: Kun én medarbejder fra en afdeling kan være på ferie samme dag.
     * Tjek kalenderen for eksisterende godkendt ferie ved hjælp af vis-begivenheder-værktøjet (f.eks. begivenheder med titlen "Godkendt Ferie: [Medarbejdernavn]") på de samme datoer.
     * Hvis en anden medarbejder fra samme afdeling (f.eks. Kamil fra Økonomi, når Peter fra Økonomi anmoder) allerede har godkendt ferie på nogen af de ønskede datoer, afvis anmodningen.
     * [Yderligere regler kan tilføjes her, hvis angivet, f.eks. teamkapacitet eller restriktioner på ferietype.]
   * Log beslutningsgrundlaget for gennemsigtighed.
3. **Opdater kalender (MÅDEN DU SKAL OPDATERE KALENDEREN ER AT OPRETTE EN NY BEGIVENHED MED PRÆCIS SAMME DETALJER OG DATO OG TIDSPUNKT OG SLETTE DEN GAMLE (DEN ORIGINALE BEGIVENHED))**:
   * Hvis godkendt, opdater begivenhedstitlen til "Godkendt Ferie: [Medarbejdernavn]" eller angiv en specifik status/farve.
   * Hvis afvist, slet begivenheden fra kalenderen.
4. **Underret medarbejderen**:
   * Send en e-mail til medarbejderen ved at bruge deres e-mailadresse (fra begivenhedsbeskrivelsen (begivenhedsskaber) eller en foruddefineret medarbejderdatabase) ved hjælp af e-mailnotifikation-værktøjet.
   * E-maildetaljer:
     * **Emne**: "Beslutning om Ferieanmodning"
     * **Indhold**:
       * Godkendelse: "Din ferieanmodning for [datoer] er blevet godkendt."
       * Afvisning: "Din ferieanmodning for [datoer] blev afvist, fordi en anden medarbejder fra din afdeling allerede er planlagt til ferie på disse datoer."

Komponenter brugt i dette flow

Nedenfor er en komplet liste over alle komponenter, der bruges i dette flow for at opnå dets funktionalitet. Komponenter er byggestenene i hvert AI-flow. De giver dig mulighed for at skabe komplekse interaktioner og automatisere opgaver ved at forbinde forskellige funktioner. Hver komponent tjener et specifikt formål, såsom at håndtere brugerinput, behandle data eller integrere med eksterne tjenester.

Google Kalender-begivenhed oprettet

Integrér dine workflows med Google Kalender. Denne komponent udløser automatisering, når en ny begivenhed oprettes i en angivet Google Kalender, så du problemfrit kan forbinde planlægning med andre handlinger eller notifikationer i dit flow.

Se Google Kalender-begivenhed oprettet

Parse Data

Parse Data-komponenten omdanner strukturerede data til almindelig tekst ved hjælp af tilpassede skabeloner. Den muliggør fleksibel formatering og konvertering af dataindgange til videre brug i dit workflow, hvilket hjælper med at standardisere eller forberede information til efterfølgende komponenter.

Se Parse Data

LLM OpenAI

FlowHunt understøtter dusinvis af tekstgenereringsmodeller, herunder modeller fra OpenAI. Her er, hvordan du bruger ChatGPT i dine AI-værktøjer og chatbots.

Se LLM OpenAI

AI Agent

AI Agent-komponenten i FlowHunt giver dine workflows autonom beslutningstagning og evnen til at bruge værktøjer. Den udnytter store sprogmodeller og forbinder til forskellige værktøjer for at løse opgaver, følge mål og levere intelligente svar. Ideel til at skabe avancerede automatiseringer og interaktive AI-løsninger.

Se AI Agent

Se begivenheder

Komponenten Se begivenheder lader dig hente og filtrere kalenderbegivenheder inden for et valgt tidsinterval og udnytter Google Kalender-integration. Ideel til at automatisere arbejdsgange, der kræver opdaterede planlægningsdata. Den understøtter søgning efter begivenheder, begrænsning af resultater og tilpasning af deltagerparametre.

Se Se begivenheder

Opret begivenhed

Komponenten Opret begivenhed i FlowHunt lader dig automatisere oprettelsen af begivenheder i Google Kalender. Angiv nemt deltagere, begivenhedstidspunkt, beskrivelse og mere, med muligheder for at generere Google Meet-links og sætte påmindelser—så du effektivt kan strømline planlægningen i dine automatiserede workflows.

Se Opret begivenhed

Slet begivenhed

Automatiser nemt fjernelsen af begivenheder fra Google Kalender med komponenten Slet begivenhed. Den forbinder direkte til din kalender, så du kan oprette workflows til at slette begivenheder og eventuelt give besked til deltagere, hvilket effektiviserer kalenderstyringen i dine flows.

Se Slet begivenhed

E-mail notifikationsværktøj

Takket være E-mail notifikationsværktøjet genererer dine chatbots leads og giver straks besked til dit team.

Se E-mail notifikationsværktøj

Chat Output

Opdag Chat Output-komponenten i FlowHunt—afslut chatbot-svar med fleksible, fler-delte outputs. Uundværlig for problemfri flow-afslutning og til at skabe avancerede, interaktive AI-chatbots.

Se Chat Output

Flow-beskrivelse

Formål og fordele

Oversigt

Dette workflow automatiserer processen med at håndtere ferieanmodninger, der indsendes som Google Kalender-begivenheder. Ved at integrere en AI-agent med Google Kalender og e-mailnotifikationer evaluerer systemet ferieanmodninger i henhold til foruddefinerede forretningsregler, opdaterer kalenderen tilsvarende og kommunikerer beslutningen til den anmodende medarbejder. Dette skaber effektivitet, gennemsigtighed og skalerbarhed i en traditionelt manuel HR-proces.

Trigger: Ny Google Kalender-begivenhed

  • Automatiseringen initieres hver gang en ny begivenhed oprettes i en bestemt Google Kalender (konfigureret til ferieanmodninger, f.eks. arshiakahani@gmail.com).
  • Begivenheden indeholder typisk medarbejderens navn, afdeling, ønskede feriedatoer og andre relevante oplysninger i titel og beskrivelse.

Databehandling

  • Begivenhedsdataene parses og konverteres til et almindeligt tekstformat ved hjælp af en skabelon, så de er klar til videre behandling af AI-agenten.
  • Dette sikrer, at agenten modtager alle nødvendige oplysninger (medarbejdernavn, afdeling, datoer osv.) på en struktureret og letlæselig måde.

AI-agent: Logik for feriegodkendelse

Kernen i workflowet er en AI-drevet agent (“Ferieansvarlig”) konfigureret med følgende logik:

  1. Udtrækker begivenhedsdetaljer:

    • Læser begivenheden for at udtrække medarbejderens navn, afdeling, ønskede datoer og begivenheds-ID.
    • Kontrollerer, om begivenheden reelt er en ferieanmodning (f.eks. titel indeholder “Ferieanmodning”).

  2. Vurderer anmodningen:

    • Anvender reglen: Kun én medarbejder pr. afdeling må være på ferie samme dag.
    • Søger i kalenderen efter overlappende “Godkendt Ferie”-begivenheder for samme afdeling og datoer.
    • Beslutter at godkende eller afvise anmodningen baseret på disse regler.
    • Logger begrundelsen for revision og gennemsigtighed.

  3. Opdaterer kalenderen:

    • Hvis godkendt, oprettes en ny begivenhed med titlen ændret til “Godkendt Ferie: [Medarbejdernavn]” (og den oprindelige anmodningsbegivenhed slettes).
    • Hvis afvist, slettes ferieanmodningsbegivenheden fra kalenderen.

  4. Underretter medarbejderen:

    • Sender en notifikations-e-mail til medarbejderen med information om godkendelse eller afvisning.
    • E-mailen indeholder tydeligt emne og brødtekst samt begrundelse for afvisning, hvis relevant.

Integrerede værktøjer

AI-agenten kan bruge følgende værktøjer, forbundet som workflow-noder:

VærktøjsnavnFunktionalitet
Vis begivenhederSøger i kalenderen efter overlappende eller modstridende feriebegivenheder.
Opret begivenhedTilføjer en ny begivenhed i kalenderen for at markere en godkendt ferie.
Slet begivenhedFjerner kalenderbegivenheder (bruges både til oprydning af anmodninger og afviste ferier).
Notifikation e-mailSender e-mails om godkendelse eller afvisning til medarbejderen.
OpenAI LLMGiver agenten underliggende sprog- og ræsonnementsevner.

Output

  • Agentens beslutning og begrundelse vises i et chat-interface, så HR eller ledere kan gennemgå systemets handlinger.
  • Alle handlinger (godkendelser, afvisninger, notifikationer) udføres automatisk, hvilket minimerer manuel indgriben.

Hvorfor dette workflow er nyttigt

  • Skalerbarhed: Håndterer store mængder ferieanmodninger med ensartet anvendelse af regler.
  • Automatisering: Reducerer manuelt HR-arbejde og svartider.
  • Gennemsigtighed: Logger beslutninger og sender tydelig kommunikation til anmodere.
  • Fleksibilitet: Regler og logik kan udvides til mere komplekse politikker (f.eks. teamkapacitet, ferietyper).
  • Integration: Forbinder Google Kalender og e-mail problemfrit, så det nemt kan indgå i eksisterende processer.

Proces-flowdiagram

Nedenfor ses et forenklet flow for automatiseringen:

  1. Ny kalenderbegivenhed (Ferieanmodning)
    ⮑ Parse begivenhedsdata
    ⮑ AI-agent vurderer anmodning:
    • Tjekker for konflikter
    • Godkender eller afviser
      ⮑ Kalender opdateret (Opret/godkend eller Slet/afvis)
      ⮑ Notifikations-e-mail sendt til medarbejder
      ⮑ Beslutning logget i chat-output

Eksempelscenarie

  1. Peter fra Økonomi indsender en ferieanmodning for 10.–15. juli.
  2. Workflowet aktiveres ved oprettelse af begivenheden, parser anmodningen og sender den til AI-agenten.
  3. Agenten tjekker, om andre fra Økonomi allerede har godkendt ferie på de datoer.
    • Hvis ikke, godkendes anmodningen: Begivenheden genskabes som “Godkendt Ferie: Peter”, og der sendes en godkendelses-e-mail.
    • Hvis Kamil fra Økonomi allerede har godkendt ferie 12. juli, afvises anmodningen: Begivenheden slettes, og Peter modtager en afvisnings-e-mail med begrundelsen.

Denne automatisering sikrer retfærdighed, overholdelse af HR-politikker og rettidig kommunikation – hvilket gør den ideel for organisationer, der vil effektivisere ferieadministration og reducere administrativt arbejde.

Lad os bygge dit eget AI-team

Vi hjælper virksomheder som din med at udvikle smarte chatbots, MCP-servere, AI-værktøjer eller andre typer AI-automatisering til at erstatte mennesker i gentagne opgaver i din organisation.

Planlæg en demo Prøv det nu

Lær mere

Opret begivenhed
Opret begivenhed

Opret begivenhed

Komponenten Opret begivenhed i FlowHunt lader dig automatisere oprettelsen af begivenheder i Google Kalender. Angiv nemt deltagere, begivenhedstidspunkt, beskri...

3 min læsning
Automation Google Calendar +4
AI-mødeplanlægger med Google Kalender
AI-mødeplanlægger med Google Kalender

AI-mødeplanlægger med Google Kalender

Denne AI-drevne arbejdsgang automatiserer mødeplanlægning via Google Kalender. Brugere interagerer med en chatbot, der finder ledige tidspunkter, opretter, vise...

3 min læsning
AI-assistent med Google Kalender-bevidsthed
AI-assistent med Google Kalender-bevidsthed

AI-assistent med Google Kalender-bevidsthed

En intelligent AI-assistent, der integrerer med Google Kalender for at hjælpe brugere med at administrere deres kalendere. Brugere kan interagere via chat for a...

3 min læsning