Luo jäsennellyt kokousmuistiot Copilot Chatin avulla

Kokousmuistioiden laatiminen on yleinen hallinnollinen tehtävä, mutta se voi olla aikaa vievää, kun aloitat jäsentämättömästä puheesta. Copilot Chat voi muuntaa koko puheentallenteen selkeiksi ja täsmällisiksi kokousmuistioiksi hetkessä, mikä säästää aikaa ja parantaa yhtenäisyyttä.

Tässä kolme avainkohtaa:

1. Aloitat millä tahansa kokouksen puheentallenteella, jonka Copilot pystyy lukemaan ja tulkitsemaan.
2. Annetaan yksinkertainen, jäsennelty kehotus, joka kertoo Copilotille, mitä haluat muistioon sisällytettävän.
3. Copilot tuottaa siistit, järjestetyt kokousmuistiot, jotka voit viedä suoraan Wordiin.

Lue lisää AI Akatemian tarinoita:
https://www.flowhunt.io/academy/

Miksi tämä työnkulku on tärkeä

Käsin tehty muistiinpanojen kirjoittaminen tai yksityiskohtaisten puheentallenteiden uudelleenmuotoilu voi hidastaa tiimejä. Copilot Chat automatisoi pitkän ja sekavan tekstin muuntamisen siistiksi muistiojoukoksi, jossa on osallistujat, keskeiset päätökset, toimenpiteet ja seuraavat askeleet. Tämä nopeuttaa yhteistä ymmärrystä ja keventää hallinnollista taakkaa.

Lähdepuheentallenteen valmistelu

Voit käyttää mitä tahansa puheentallennetta, joka on luotu:

• Teams-kokoustallenteista
• Sanelimella tai millä tahansa äänen puhtaaksikirjoitussovelluksella
• Wordin sisäänrakennetulla puhtaaksikirjoitustyökalulla

Kun puheentallenne on valmis, kopioi koko teksti. Copilot tarvitsee vain raakasisällön, joten erityistä muotoilua ei tarvita.

Keskeisen kehotuksen laatiminen

Prosessi perustuu yhteen selkeään ohjeeseen:

• Luo kokousmuistio alla olevan puheentallenteen perusteella. Sisällytä paikka, aika, osallistujat, keskeiset päätökset, toimenpiteet ja seuraavan kokouksen ajankohta.

Tämä antaa Copilotille selkeän rakenteen, jotta muistio on kattava ja helppolukuinen.

Kehotuksen käyttö Copilot Chatissa

Liitä puheentallenne suoraan kehotuksen alle.
Copilot tulkitsee esimerkiksi:

• Kokouksen tiedot kuten päivämäärä, aika ja paikka
• Osallistujat ja poissaolot
• Keskeiset esityslistan aiheet
• Vahvistetut päätökset ja jatkotoimet

Esimerkkitilanteessa Copilot poimi mm. seuraavat tiedot:

• Kokouksen päivämäärä: 26.5.2025 klo 10:00
• Paikka: Danube-kokoushuone, Blue Chimp Finance
• Osallistujat ja poissaolijat
• Sovittu seuraava hallituksen kokous
• Delegoidut vastuut

{< lazyimg src="/images/academy/2.png" alt=“näin saat tekoälyn tuottaman kokousmuistion” class=“rounded-lg shadow-md” >}

Lopullisen muistion vienti

Kun muistio on luotu, valitse vain Vie Wordiin.
Copilot valmistelee siistin asiakirjan, jossa on:

• Otsikko ja tausta
• Esityslista
• Päätökset
• Toimenpiteet vastuuhenkilöineen
• Seuraavan kokouksen tiedot

Tämä on heti valmis jaettavaksi kollegoille tai arkistoitavaksi.

Yhteenveto

• Copilot Chat muuntaa raakaversion puheentallenteesta jäsennellyksi kokousmuistioksi.
• Yksi selkeä kehotus varmistaa yhtenäiset osiot kuten toimenpiteet ja esityslista.
• Puheentallenteen voit kerätä Teamsista, sanelimesta tai Wordista.
• Copilot tulkitsee päivämäärät, paikat ja vastuut tarkasti.
• Vienti Wordiin viimeistelee asiakirjan jakelua varten.

Jos haluat hallita Copilotin käytön perusteista lähtien ja oppia kaikki olennaiset taidot tuottavaan arkeen, tutustu Microsoft 365 Copilot Essentials -koulutusohjelmaamme:
https://www.flowhunt.io/services/ai-training/microsoft-365-copilot-essentials/