AI 기반 Outlook 이메일 회신 자동화

이 워크플로우는 Outlook을 통해 이메일을 수신하고, 그 내용을 추출하며, 관련 지식 기반 문서로 컨텍스트를 강화하고, 전문적이고 AI 기반의 답변을 생성하는 과정을 자동화합니다. 또한 AI 에이전트가 Outlook을 통해 직접 회신을 보낼 수 있는 기능을 제공하여 완전 자동화된 이메일 응답 시스템을 만듭니다.

단계별 프로세스

1. 수신 이메일 받기 및 파싱

• 트리거: Outlook에서 새 메시지가 수신될 때(Outlook New Message Received 노드) 프로세스가 시작됩니다.
• 추출: 이메일 데이터(발신자, 수신자, 참조, 숨은 참조, 제목, 본문 등)가 추출되어 추가 처리를 위해 준비됩니다.

2. 데이터 형식화

• 변환: 원시 이메일 데이터는 파싱 노드(Parse Data)로 전달되어 지정된 템플릿을 사용해 일반 텍스트로 변환됩니다. 이를 통해 AI 에이전트로 전달되는 입력이 구조화되고 정돈됩니다.

3. 지식 보강

• 지식 검색: 워크플로우에는 Document Retriever 도구가 포함되어 있습니다. 이 구성 요소는 연결된 지식 소스(내부 문서, 위키, FAQ 등)에서 수신 이메일의 내용에 기반해 최대 3개의 관련 문서를 검색합니다. 검색 전략은 각 문서에서 균형 잡힌 커버리지를 보장하며, 관련 콘텐츠 섹션과 메타데이터를 포함합니다.

4. AI 기반 이메일 답변 생성

• 언어 모델: Anthropic AI 언어 모델(특히 Claude 3.5 Haiku 모델)이 응답 생성을 위해 사용됩니다. 이 모델은 최대 4000 토큰과 온도 0으로 설정되어 결정론적이고 신뢰할 수 있는 답변을 제공합니다.
• AI 에이전트: 워크플로우의 핵심은 다음과 같이 구성된 AI 에이전트입니다:
  • 배경: “이메일 운영자” 역할 수행.
  • 목표: “Document Retriever에서 제공된 지식 소스를 바탕으로 전문적인 방식으로, 올바른 어조와 형식으로 이메일에 답변합니다.”
  • 도구: 에이전트는 지식 검색 및 Outlook 이메일 전송 도구를 모두 활용할 수 있어, 필요에 따라 정보를 검색하고 답변을 전송할 수 있습니다.
  • 성능: 에이전트는 최대 10회 반복, 300초의 최대 실행 시간, 분당 100건의 요청 제한으로 동작합니다. 효율성을 위해 캐싱을 사용합니다.

5. 회신 작성 및 전송

• 이메일 전송 도구: 에이전트는 Send Email in Outlook 도구를 호출할 수 있습니다. 이를 통해 수신자, 참조, 숨은 참조, 제목, 첨부파일 설정 등 이메일을 작성 및 전송하여 회신 과정을 완전 자동화합니다.

6. 결과 출력

• 사용자 표시: 최종적으로 AI가 생성한 응답은 Chat Output 노드로 전달되어 사용자 인터페이스에 표시되어 검토 또는 감사가 가능합니다.

시각적 요약

이 워크플로우가 유용한 이유

• 확장성: 이전에는 수작업이던 시간 소모적 과정을 자동화하여, 추가 인력 없이 대량의 이메일도 신속하게 처리할 수 있습니다.
• 일관성: 최신 내부 지식 소스를 활용해 전문적이고 정확하며 브랜드에 맞는 답변을 보장합니다.
• 신속성: 고객 또는 내부 문의에 대한 응답 시간을 획기적으로 단축합니다.
• 감사 가능성: 각 단계가 추적 및 검토 가능하여, 컴플라이언스와 품질 관리를 지원합니다.
• 확장성: 추가 지식 소스나 도구(예: 캘린더 일정, CRM 액션 등)와 쉽게 통합할 수 있어 더 복잡한 워크플로우도 지원합니다.

요약:
이 워크플로우는 고객 지원, 내부 헬프데스크 또는 대규모로 고품질의 지식 기반 이메일 응답이 필요한 모든 시나리오에서 조직이 자동화를 실현할 수 있도록 설계되었습니다. 최신 LLM, 강력한 지식 검색, 매끄러운 이메일 통합을 결합해 엔드투엔드 자동화 솔루션을 제공합니다.