Generator protokołów i follow-upów ze spotkań AI

Automatycznie generuje protokoły spotkań z zadaniami i e-maile podsumowujące na podstawie załączników ze spotkania za pomocą AI oraz eksportuje wyniki do pliku PDF. Idealne rozwiązanie do usprawnienia dokumentacji i komunikacji po spotkaniach.

Jak działa przepływ AI - Generator protokołów i follow-upów ze spotkań AI

Jak działa przepływ AI

Użytkownik przesyła pliki ze spotkania

Użytkownik przekazuje nagrania audio lub wideo ze spotkania jako załączniki.

AI wyodrębnia kontekst i szczegóły

AI analizuje załączniki, aby wydobyć istotne informacje ze spotkania.

Generowanie protokołu i e-maila follow-up

AI tworzy uporządkowany protokół zebrania oraz e-mail follow-up na podstawie treści spotkania.

Wyświetlanie i eksport wyników

Wygenerowane podsumowanie spotkania i e-mail follow-up są prezentowane użytkownikowi i eksportowane do pliku PDF do pobrania.

Wysyłka automatycznego follow-upu

Gotowy do wysłania e-mail jest generowany w celu szybkiego kontaktu z uczestnikami spotkania.

Prompty wykorzystane w tym przepływie

Poniżej znajduje się pełna lista wszystkich promptów wykorzystanych w tym przepływie do osiągnięcia jego funkcjonalności. Prompty to instrukcje przekazywane modelowi AI w celu generowania odpowiedzi lub wykonywania działań. Kierują one AI w zrozumieniu intencji użytkownika i generowaniu odpowiednich wyników.

Szablon promptu protokołu spotkania

Szablon promptu do generowania protokołu spotkania na podstawie szczegółowego szablonu i dostarczonego kontekstu.

                Here is the context of attachment that was attached given as CONTEXT
---CONTEXT
{context}
---


--TEMPLATE---
**Meeting Minutes Template**

**Meeting Title:**  
**Date:**  
**Time:**  
**Location:**  
**Meeting called by:**  
**Facilitator:**  
**Note-taker:**  
**Attendees:**  
- Name 1
- Name 2
- Name 3  
  *(List all attendees here)*

**Agenda:**  
1. Topic 1  
2. Topic 2  
3. Topic 3  
   *(List all agenda items here)*

**Meeting Summary:**

1. **Call to Order:**  
   - Time meeting was called to order.  
   - Opening remarks by the facilitator.

2. **Attendance:**  
   - Confirmation and acknowledgment of attendees.  
   - Mention of any apologies or absences.

3. **Approval of Previous Meeting Minutes:**  
   - Any corrections or approval status.
  
4. **Discussion and Updates:**

   - **Topic 1:**  
     - Brief summary of the discussion.  
     - Key points and decisions made.  
     - Action items and their owners.

   - **Topic 2:**  
     - Brief summary of the discussion.  
     - Key points and decisions made.  
     - Action items and their owners.

   - **Topic 3:**  
     - Brief summary of the discussion.  
     - Key points and decisions made.  
     - Action items and their owners.

   *(Continue as necessary for all agenda topics)*

5. **Other Business:**  
   - Any additional topics discussed outside the agenda.

6. **Next Steps / Action Items:**  
   - Summarize action items, responsible parties, and deadlines.

7. **Next Meeting:**  
   - Date and time of the next meeting.  
   - Location or method of meeting (if applicable).

8. **Adjournment:**  
   - Time meeting was adjourned.

**Additional Notes:**  
- Any items that were tabled for future discussion.  
- Important contextual notes or observations.

**Prepared by:**  
- [Name]  
- [Date of preparation]
---

Generate a meeting minutes based on the TEMPLATE
            

Komponenty wykorzystane w tym przepływie

Poniżej znajduje się pełna lista wszystkich komponentów wykorzystanych w tym przepływie do osiągnięcia jego funkcjonalności. Komponenty są podstawowymi elementami każdego przepływu AI. Pozwalają tworzyć złożone interakcje i automatyzować zadania poprzez łączenie różnych funkcjonalności. Każdy komponent służy określonemu celowi, takiemu jak obsługa danych wejściowych użytkownika, przetwarzanie danych lub integracja z zewnętrznymi usługami.

Opis przepływu

Cel i korzyści

Przegląd prostego workflow do protokołowania spotkań

Ten workflow, nazwany Prosty protokół spotkania, został zaprojektowany, aby automatyzować i usprawnić proces przekształcania załączników ze spotkań (np. plików audio lub wideo) w dobrze uporządkowane, praktyczne treści. Generuje precyzyjne protokoły spotkań oraz e-maile follow-up, a nawet eksportuje wyniki jako plik PDF do pobrania. Cały proces jest zoptymalizowany pod kątem minimalnego zaangażowania użytkownika, co pozwala Ci skupić się na tym, co najważniejsze.


Kroki workflow

1. Powitanie użytkownika

  • Po otwarciu interfejsu czatu użytkownik otrzymuje przyjazną wiadomość powitalną.
  • Wiadomość instruuje użytkownika, aby dołączył nagranie audio lub wideo ze spotkania, wyjaśniając, że workflow wygeneruje:
    • Szczegółowy protokół spotkania
    • E-mail follow-up z zadaniami

2. Wprowadzenie i załącznik od użytkownika

  • Użytkownik przesyła plik ze spotkania za pomocą interfejsu czatu.
  • System przechwytuje załącznik i przygotowuje go jako kontekst wejściowy do dalszego przetwarzania.

3. Generowanie protokołu spotkania

  • Workflow korzysta z predefiniowanego, rozbudowanego szablonu obejmującego m.in. tytuł spotkania, datę, uczestników, agendę, dyskusje, zadania, kolejne kroki itp.
  • AI analizuje zawartość dołączonego pliku, wyodrębnia istotne informacje i wypełnia szablon, zapewniając przejrzystość, uporządkowanie i praktyczny charakter protokołu.

4. Tworzenie e-maila follow-up

  • Na podstawie tego samego kontekstu spotkania generowany jest e-mail follow-up.
  • E-mail zawiera uprzejme wprowadzenie i pełny protokół spotkania w załączonej części, umożliwiając odbiorcom szybki przegląd zarówno podsumowania, jak i szczegółów.

5. Prezentacja wyników

  • Wygenerowany protokół i e-mail follow-up prezentowane są w interfejsie czatu do natychmiastowego podglądu.
  • Workflow formatuje także zawartość w markdown dla lepszej czytelności i struktury.

6. Eksport do PDF

  • Workflow automatycznie eksportuje wygenerowane protokoły i e-mail follow-up do pliku PDF.
  • Użytkownik otrzymuje link do pobrania tego PDF-a, co ułatwia udostępnianie lub archiwizację dokumentacji spotkania.

Podsumowanie techniczne przepływu

KrokModułCel
1ChatOpenedTrigger, MessageWidgetPowitanie i instrukcje
2ChatInputOdbiór pliku/załącznika ze spotkania
3PromptTemplate (Protokół) + GeneratorGenerowanie uporządkowanego protokołu
4PromptTemplate (E-mail follow-up) + GeneratorGenerowanie komunikacji follow-up
5ChatOutputPrezentacja wygenerowanej treści
6PromptTemplate (łączony)Połączenie protokołu i e-maila do eksportu
7ExportToPDFFileStworzenie pliku PDF do pobrania
8ChatOutputUdostępnienie linku do pobrania

Dlaczego ten workflow jest przydatny

  • Oszczędność czasu: Automatyzuje żmudne pisanie protokołów i follow-upów, które często są powtarzalne i czasochłonne.
  • Spójność: Gwarantuje, że każdy protokół i e-mail follow-up są zgodne z profesjonalnym, uporządkowanym szablonem.
  • Skalowalność: Pozwala szybko przetwarzać wiele spotkań, umożliwiając organizacjom skalowanie dokumentacji bez zwiększania pracy ręcznej.
  • Dostępność: Wyniki dostępne są zarówno w czacie, jak i do pobrania w PDF, co ułatwia udostępnianie i archiwizację.
  • Nastawienie na działanie: Dzięki jasnym zadaniom i podsumowaniom łatwiej realizować kolejne kroki po spotkaniach.

Idealne zastosowania

  • Firmy i zespoły: Do cyklicznych spotkań pracowniczych, aktualizacji projektów czy rozmów z klientami.
  • Organizatorzy wydarzeń: Do dokumentowania dyskusji i decyzji z eventów czy warsztatów.
  • Zespoły akademickie i badawcze: Do śledzenia postępów i zadań.
  • Praca zdalna: Szczególnie przydatne dla rozproszonych zespołów wymagających spójnej komunikacji.

Podsumowanie

Workflow Prosty protokół spotkania automatyzuje przekształcanie nagrań ze spotkań w praktyczną dokumentację, łącząc AI do wydobywania treści, profesjonalne formatowanie i automatyczny eksport. To nieocenione narzędzie dla każdego, kto chce usprawnić administrację spotkań, poprawić follow-upy i zwiększyć efektywność organizacyjną.

Let us build your own AI Team

We help companies like yours to develop smart chatbots, MCP Servers, AI tools or other types of AI automation to replace human in repetitive tasks in your organization.

Dowiedz się więcej