AI HubSpot Správca kontaktov

Tento AI workflow automatizuje správu kontaktov v HubSpot CRM. Používatelia môžu jednoducho vyhľadávať, vytvárať alebo aktualizovať kontakty cez chatovacie rozhranie poháňané AI agentom, ktorý využíva HubSpot nástroje a OpenAI LLM na inteligentnú interakciu. Ideálne pre obchodné a RevOps tímy, ktoré hľadajú efektívnejšiu prácu s CRM.

Ako funguje AI Flow - AI HubSpot Správca kontaktov

Ako funguje AI Flow

Používateľ spúšťa správu kontaktov

Používateľ otvorí chatovacie rozhranie a privíta ho uvítacia správa s možnosťami vyhľadávať, vytvoriť alebo aktualizovať kontakty.

Používateľ vyberá alebo zadáva akciu

Interaktívne tlačidlá a chat input umožňujú používateľovi vybrať, či chce vyhľadať kontakt, vytvoriť nový alebo aktualizovať existujúce údaje.

AI agent spracuje požiadavku používateľa

AI agent, poháňaný OpenAI a vybavený HubSpot nástrojmi, interpretuje zámer používateľa a určuje potrebnú CRM akciu.

Akcie s kontaktmi v HubSpot

Workflow vykoná požadovanú operáciu v HubSpot: vyhľadávanie, vytvorenie alebo aktualizáciu kontaktu podľa vstupu používateľa.

Zobrazenie výsledkov a ďalší postup

Výsledky sú používateľovi zobrazené v chate a agent si môže vyžiadať ďalšie informácie alebo potvrdiť ďalšie kroky, aby boli CRM dáta aktuálne.

Prompty použité v tomto flow

Nižšie je kompletný zoznam všetkých promptov použitých v tomto flow na dosiahnutie jeho funkcionality. Prompty sú inštrukcie dané AI modelu na generovanie odpovedí alebo vykonávanie akcií. Vedú AI v porozumení zámeru používateľa a generovaní relevantných výstupov.

AI agent

AI agent na správu kontaktov v HubSpot pomocou nástrojov a LLM. Obsahuje používateľom zadaný kontext a cieľ ako prompt pre LLM, ktorý riadi správanie agenta....

                Backstory:
Hubspot assistant

Goal:
you are a helpful AI assistant in charge of adding and updating contacts on Hubspot by using the Hubspot tools at your disposal always use the tools to do this.
you should gather the necessary information from the user and take necessary action (create or update that contact).

If a contact already exists let the user know and ask them if they want to update it or add a new contact.

and if user is searching for a contact search for it and give them a detailed answer

Komponenty použité v tomto flow

Nižšie je kompletný zoznam všetkých komponentov použitých v tomto flow na dosiahnutie jeho funkcionality. Komponenty sú stavebnými prvkami každého AI Flow. Umožňujú vytvárať komplexné interakcie a automatizovať úlohy prepájaním rôznych funkcionalít. Každý komponent slúži na špecifický účel, ako napríklad spracovanie vstupu používateľa, spracovanie dát alebo integrácia s externými službami.

Opis flow

Účel a výhody

Workflow správcu kontaktov HubSpot

Tento workflow je navrhnutý na automatizáciu a zjednodušenie správy kontaktov v HubSpot CRM. Poskytuje interaktívneho chatového asistenta, ktorý používateľom pomáha vytvárať, aktualizovať a vyhľadávať kontakty, čím zabezpečuje, že zoznam kontaktov zostáva čistý a aktuálny. Workflow využíva AI schopnosti (OpenAI LLM) a priamo sa integruje s HubSpot API, vďaka čomu je silným nástrojom na škálovanie riadenia zákazníckych vzťahov bez manuálneho zásahu.

Prehľad workflowu

Keď používateľ otvorí chat, privíta ho priateľská uvítacia správa s popisom možností asistenta. Rozhranie ponúka akčné tlačidlá pre bežné úlohy: vyhľadanie existujúceho kontaktu, vytvorenie nového kontaktu alebo aktualizáciu existujúceho kontaktu. Na základe výberu alebo vstupu používateľa ho workflow sprevádza potrebnými krokmi, zbiera potrebné informácie a priamo komunikuje s HubSpotom na vykonanie požadovanej operácie.

Hlavné komponenty

KomponentFunkcionalita
Spúšťač otvorenia chatuZistí, kedy používateľ otvorí chat a spustí workflow
Widget správyZobrazí prispôsobiteľnú uvítaciu/inštruktážnu správu
Widgety tlačidielPonúka používateľovi možnosti: “Vyhľadať kontakt”, “Vytvoriť nový kontakt”, “Aktualizovať kontakt”
Chat OutputZobrazuje používateľovi správy a odpovede
Chat InputZbiera vstup od používateľa pre voľné úlohy a zadávanie údajov
História chatuUchováva záznam posledných správ pre kontextovo citlivé odpovede
OpenAI LLMZabezpečuje konverzačné a logické schopnosti AI asistenta
AI AgentKoordinuje akcie, volá nástroje a generuje odpovede
HubSpot nástrojeIntegruje sa s HubSpot API na vytváranie, aktualizáciu alebo vyhľadanie kontaktov

Krok za krokom

  1. Privítanie a možnosti
  • Keď sa chat otvorí (ChatOpenedTrigger), používateľa privíta uvítacia správa cez MessageWidget.
  • Používateľ vidí klikateľné tlačidlá pre hlavné akcie:
    • Vyhľadať kontakt
    • Vytvoriť nový kontakt
    • Aktualizovať kontakt
  1. Interakcia s používateľom
  • Používateľ môže kliknúť na jedno z tlačidiel alebo napísať správu na upresnenie zámeru.
  • V závislosti od kliknutého tlačidla je cez uzly ChatOutput zobrazená zodpovedajúca správa na potvrdenie akcie.
  1. AI-poháňaný asistent
  • Workflow udržiava kontext posledných správ cez ChatHistory (posledných 5 správ, do 800 tokenov).
  • Ako backend na pochopenie požiadaviek a generovanie inteligentných odpovedí používa OpenAI LLM (OpenAILLM).
  • AIAgent je nastavený s jasným cieľom a kontextom: vždy používať HubSpot nástroje na správu kontaktov, zbierať potrebné údaje a rozhodovať o správnej akcii (vytvorenie, aktualizácia, informovanie o existencii kontaktu).
  1. Integrácia s HubSpot
  • Tri nástrojové uzly komunikujú s HubSpot:
    • CreateContact: Pridá nový kontakt podľa zadaných údajov.
    • UpdateContact: Aktualizuje existujúci kontakt na základe zadaných informácií a ID kontaktu.
    • SearchContact: Vyhľadáva kontakty podľa vlastností (napr. email, meno).
  • AI agent používa tieto nástroje na vykonanie požadovanej úlohy, buď vypýta viac detailov, alebo vykoná operáciu priamo.
  1. Odpoveď a výstup
  • Po spracovaní požiadavky (vytvorenie, aktualizácia alebo vyhľadanie) AI agent komunikuje výsledky späť používateľovi cez uzol ChatOutput a zabezpečuje plynulý konverzačný zážitok.

Prečo je tento workflow užitočný?

  • Automatizuje rutinné CRM úlohy: Umožňuje správu kontaktov cez prirodzený jazyk alebo tlačidlá, čím odstraňuje opakujúce sa manuálne zadávanie a vyhľadávanie údajov.
  • Škálovateľná podpora: AI agent zvládne viacero požiadaviek naraz, čo je vhodné pre tímy alebo zákaznícku podporu.
  • Konzistentnosť a kvalita údajov: Asistent vždy používa správny postup, čím zabezpečí, že kontakty sú vytvárané, aktualizované alebo vyhľadávané štandardizovane.
  • Vnímanie kontextu: Vďaka histórii chatu a AI vie asistent udržiavať kontext aj v niekoľkých krokoch, čo robí konverzáciu prirodzenejšou a efektívnejšou.
  • Používateľská prívetivosť: Kombinácia vedených tlačidiel a voľného písania robí zážitok dostupným pre používateľov všetkých technických úrovní.

Príklady použitia

  • Obchodné tímy môžu rýchlo pridávať alebo aktualizovať kontakty na cestách a znížiť administratívnu záťaž.
  • Zákaznícka podpora dokáže vyhľadávať alebo upravovať záznamy o kontaktoch počas živých rozhovorov so zákazníkmi.
  • Marketingové tímy môžu udržiavať svoje zoznamy vždy aktuálne s minimálnym úsilím.

Súhrnná tabuľka

Akcia používateľaVýsledok
Klik na “Vyhľadať”AI vyžiada kritériá na vyhľadávanie, nájde kontakt, zobrazí výsledky
Klik na “Vytvoriť”AI zozbiera info (meno, email, atď.), vytvorí kontakt v HubSpot
Klik na “Aktualizovať”AI vyžiada kontakt na aktualizáciu a nové údaje, zmení v HubSpot
Napísať správuAI interpretuje zámer, položí upresňujúce otázky, vykoná požadovanú akciu

Výhody automatizácie a škálovania

  • Znižuje manuálne chyby a opomenutia
  • Uvoľňuje ľudské zdroje na hodnotnejšie úlohy
  • Umožňuje 24/7 samoobsluhu pre správu kontaktov
  • Poskytuje jednotné, intuitívne rozhranie na prácu s HubSpot

Využitím tohto workflowu môžu organizácie výrazne zlepšiť hygienu CRM dát, rýchlosť reakcií aj operačnú efektivitu.

Vytvorme si vlastný AI tím

Pomáhame firmám, ako je tá vaša, vyvíjať inteligentné chatbota, servery MCP, AI nástroje alebo iné typy AI automatizácie na nahradenie ľudí pri opakujúcich sa úlohách vo vašej organizácii.

Naplánujte si demo Vyskúšajte teraz

Zistiť viac