Copilot Chat ile Yapılandırılmış Toplantı Tutanakları Oluşturun

Toplantı tutanağı hazırlamak yaygın bir idari görevdir, ancak yapılandırılmamış bir dökümden başlamak zaman alıcı olabilir. Copilot Chat, tam bir toplantı dökümünü saniyeler içinde net ve doğru toplantı tutanaklarına dönüştürebilir; bu da hem zaman tasarrufu sağlar hem de tutarlılığı artırır.

İşte üç temel nokta:

1. Copilot’un okuyup yorumlayabileceği herhangi bir toplantı dökümüyle başlarsınız.
2. Copilot’a neleri dahil etmesini istediğinizi belirten basit, yapılandırılmış bir istem verirsiniz.
3. Copilot, doğrudan Word’e aktarabileceğiniz temiz, düzenli bir toplantı tutanağı üretir.

Daha fazla AI Akademi hikayesi okuyun:
https://www.flowhunt.io/academy/

Bu iş akışı neden önemli

Manuel not almak veya ayrıntılı dökümleri tekrar yazmak ekipleri yavaşlatabilir. Copilot Chat, uzun ve dağınık metni katılımcılar, ana kararlar, eylem maddeleri ve sonraki adımlar ile düzenli bir tutanağa otomatik olarak dönüştürür. Bu sayede daha hızlı uyum sağlanır ve idari yük azalır.

Kaynak dökümlerinizi hazırlama

Aşağıdakilerde oluşturulan herhangi bir dökümü kullanabilirsiniz:

• Teams toplantı kayıtları
• Ses kayıt cihazı veya herhangi bir sesli döküm uygulaması
• Word’ün yerleşik döküm aracı

Döküm hazır olduğunda, tüm metni kopyalayın. Copilot yalnızca ham içeriğe ihtiyaç duyar; özel bir formatlama gerekmez.

Temel istemi hazırlama

Süreç tek bir net talimata dayanır:

• Aşağıdaki dökümü kullanarak toplantımdan toplantı tutanağı oluştur. Konum, zaman, katılımcılar, ana kararlar, eylem maddeleri ve bir sonraki toplantı tarihini ekle.

Bu Copilot’a belirli bir yapı verir, böylece tutanaklar eksiksiz ve okunması kolay olur.

İstemi Copilot Chat’te çalıştırmak

Dökümü doğrudan istemin altına yapıştırın.
Copilot şu bilgileri yorumlar:

• Toplantı tarihi, saat ve konum gibi detaylar
• Katılımcılar ve devamsızlıklar
• Görüşülen ana gündem maddeleri
• Onaylanan kararlar ve takip görevleri

Örnek senaryoda Copilot şu bilgileri çıkardı:

• Toplantı tarihi: 26 Mayıs 2025, 10:00
• Konum: Danube toplantı odası, Blue Chimp Finance
• Katılımcılar ve devamsızlar
• Planlanan bir sonraki kurul toplantısı
• Atanmış sorumluluklar

{< lazyimg src="/images/academy/2.png" alt=“Yapay Zeka ile oluşturulan toplantı tutanağı çıktısı nasıl alınır” class=“rounded-lg shadow-md” >}

Son tutanağı dışa aktarma

Oluşturulduktan sonra, sadece Word’e Aktar’ı seçin.
Copilot, şu bilgileri içeren düzgün bir belge hazırlar:

• Başlık ve bağlam
• Gündem
• Kararlar
• Sorumluları ile birlikte eylem maddeleri
• Bir sonraki toplantı detayları

Bu belge, meslektaşlarla paylaşılmaya ya da kayıt için arşivlenmeye hazır hale gelir.

Özet

• Copilot Chat, ham bir dökümü yapılandırılmış toplantı tutanaklarına dönüştürür.
• Tek ve net bir istem, eylem maddeleri ve gündem gibi tutarlı bölümler sağlar.
• Dökümleri Teams, Ses Kayıt Cihazı veya Word’den alabilirsiniz.
• Copilot, tarihleri, konumları ve sorumlulukları yüksek doğrulukla yorumlar.
• Word’e dışa aktarma, belgeyi son haline getirir ve dağıtıma hazırlar.

Copilot’u en temelden ustalaşmak ve gerçek dünyadaki verimlilik için tüm temel becerileri öğrenmek istiyorsanız, Microsoft 365 Copilot Essentials eğitim programımıza göz atın:
https://www.flowhunt.io/services/ai-training/microsoft-365-copilot-essentials/