Không phải mọi quy trình xử lý hóa đơn đều có cùng một điểm nghẽn. Một đội ngũ kế toán phải trả với khối lượng lớn đang phải đối mặt với một vấn đề hoàn toàn khác so với một freelancer chạy theo năm hóa đơn khách hàng mỗi tháng. Các trường hợp sử dụng xử lý hóa đơn bằng AI cũng đa dạng không kém chính những đội ngũ vận hành chúng. Dưới đây là năm quy trình cụ thể mà giải pháp này tiết kiệm thời gian nhiều nhất mỗi tuần, cùng với việc khoản tiết kiệm thời gian đó trông ra sao trong từng trường hợp.
Trường hợp sử dụng 1: Đội ngũ kế toán phải trả khối lượng lớn
Đây là trường hợp rõ ràng nhất cho AI tự động hóa công nợ phải trả. Một đội ngũ xử lý hàng trăm hóa đơn nhà cung cấp mỗi tháng đang phải trả giá cho khối lượng đó hai lần. Lần thứ nhất là $12-30 chi phí đầy đủ cho mỗi hóa đơn mà xử lý thủ công phải gánh , và lần thứ hai là số giờ nhân sự tăng tuyến tính theo số lượng hóa đơn.
Với 500 hóa đơn một tháng và 10-15 phút thao tác thực tế cho mỗi hóa đơn, đó là khoảng 80-125 giờ chỉ để nhập liệu thuần túy, trước khi bất kỳ ai có thể bắt tay vào công việc tài chính thực sự là đối chiếu và báo cáo.
Đưa cùng khối lượng đó qua Invoice Data Extractor sẽ biến nó thành một quy trình tải lên rồi kiểm tra. Mỗi hóa đơn được trả về dưới dạng một bảng có cấu trúc kèm tệp CSV, sẵn sàng để nhập vào sổ cái. Thời gian của đội ngũ chuyển từ gõ số liệu sang kiểm tra các trường hợp ngoại lệ và đối chiếu hóa đơn với đơn mua hàng — đó mới là nơi nhân sự AP thực sự cần đến.
Khoản tiết kiệm thời gian càng được nhân lên vào thời điểm chốt sổ cuối tháng. Khi mọi hóa đơn đã xử lý trong tháng đều đã tồn tại dưới dạng một dòng dữ liệu có cấu trúc nhất quán, việc chốt sổ chỉ còn là rà soát tổng số và đánh dấu các sai lệch, thay vì phải đọc lại cả chồng PDF để tái dựng xem thực tế đã xuất hóa đơn cho những gì.
Với các đội ngũ AP phải làm việc với nhà cung cấp quốc tế, khả năng tự động nhận diện ngôn ngữ của FlowHunt loại bỏ thêm một điểm nghẽn thường gặp. Hóa đơn không còn phải chuyển qua cho thành viên nào may mắn đọc được ngôn ngữ của nhà cung cấp đó trước khi có thể được xử lý.
Trường hợp sử dụng 2: Xử lý báo cáo chi phí
Báo cáo chi phí có phiên bản vấn đề riêng của mình, ở một quy mô khác. Tổ chức GBTA Foundation ước tính chi phí trung bình để xử lý một báo cáo chi phí là 58 USD cùng 20 phút thời gian nhân sự , cộng thêm 18 phút để sửa mỗi báo cáo có lỗi (và 19% báo cáo chi phí mắc lỗi). Với một nhân viên nộp mười báo cáo chi phí mỗi tháng, đó đã là hơn ba giờ làm việc hành chính thuần túy trước khi tính đến các lỗi.
Vì công cụ trích xuất xử lý ảnh chụp cũng dễ như bản scan, ảnh chụp biên lai bằng điện thoại của nhân viên sẽ đi qua đúng quy trình OCR kết hợp AI như một hóa đơn nhà cung cấp chính thức. Điều này đặc biệt quan trọng với việc dùng công cụ AI tài chính ở các doanh nghiệp SME, bởi những đội ngũ nhỏ hiếm khi có hệ thống chi phí chuyên dụng và hầu hết biên lai đến dưới dạng ảnh chụp chứ không phải PDF sạch.
Thời gian sửa lỗi mới thực sự là phần đáng nhắm tới. Phần lớn trong 18 phút mà GBTA đo được cho mỗi báo cáo sai lệch là để tìm cho ra nhân viên đó, làm rõ xem một con số tổng bị nhòe hay một tên đơn vị bán hàng không đọc được thực ra ghi gì, rồi nộp lại.
Trích xuất có cấu trúc không loại bỏ được mọi biên lai mơ hồ, nhưng nó loại bỏ được kiểu lỗi phổ biến hơn nhiều là con số tổng do người nhập bị gõ sai — đây chính là nhóm lỗi dễ lọt qua lần kiểm tra đầu tiên nhất.
Sẵn sàng phát triển doanh nghiệp của bạn?
Bắt đầu dùng thử miễn phí ngay hôm nay và xem kết quả trong vài ngày.
Trường hợp sử dụng 3: Quản lý mua hàng đa nhà cung cấp
Các đội ngũ mua hàng phải xoay xở với hàng chục đến hàng trăm nhà cung cấp đang hoạt động sẽ gặp phải thực tế rằng mỗi nhà cung cấp định dạng hóa đơn một kiểu, và việc xây dựng một mẫu phân tích cho từng nhà cung cấp không thể mở rộng quy mô. Đây là lúc tự động hóa quy trình hóa đơn dựa trên AI thay vì mẫu cố định chứng minh được giá trị của nó. Mô hình tìm kiếm ý nghĩa của một trường dữ liệu chứ không phải vị trí của nó, nên hóa đơn của một nhà cung cấp mới sẽ hoạt động ngay từ lần tải lên đầu tiên, không cần bước cấu hình nào ở giữa.
Khi các dòng hàng và tổng số đã được cấu trúc nhất quán trên mọi nhà cung cấp, việc đối chiếu hóa đơn với đơn mua hàng trở thành một tác vụ so sánh thay vì một tác vụ đọc lại. Với những đội ngũ mua hàng cũng cần kiểm tra các điều khoản hợp đồng nhà cung cấp trong lúc đối chiếu, Chat with PDF là một cặp đôi hữu ích — trích xuất dữ liệu hóa đơn bằng một công cụ, rồi tra cứu chính tài liệu hợp đồng bằng công cụ kia khi một dòng hàng cần xem lại lần hai.
Trường hợp sử dụng 4: Freelancer và agency quản lý hóa đơn
Freelancer và các agency nhỏ nằm ở đầu đối diện của dải khối lượng so với các đội ngũ AP doanh nghiệp, và đó chính là lý do mô hình trả theo mức dùng lại quan trọng ở đây. Một freelancer xử lý vài hóa đơn nhà thầu phụ mỗi tuần không có đủ khối lượng để biện minh cho một gói thuê bao tự động hóa AP trị giá 200-800 USD/tháng, nhưng việc nhập liệu thủ công vẫn tốn đúng 10-15 phút mỗi hóa đơn bất kể số lượng ít đến đâu.
Vì tính năng trích xuất của FlowHunt hoạt động ở mức vài phần trăm của một xu cho mỗi hóa đơn thay vì một khoản thuê bao cố định — bảng chuẩn chi phí OCR của FlowHunt đưa ra mức khoảng 0,01-0,02 credit mỗi hóa đơn — không có khối lượng tối thiểu nào cần đạt để có lợi. Mô hình cũng dựa trên thuê bao, nhưng cùng một gói thuê bao đó cho bạn quyền truy cập vào toàn bộ một nền tảng tự động hóa, với hàng trăm công cụ và trường hợp sử dụng khác.
Lợi ích lớn hơn với freelancer làm một mình và các agency nhỏ thường ít nằm ở số giờ tiết kiệm được mà nằm ở việc gì ngừng bị bỏ sót. Một hóa đơn nhà thầu phụ được chụp bằng điện thoại rồi chuyển tiếp trong một tin nhắn chat rất dễ bị quên lãng khi nó phải chờ ai đó ngồi xuống và gõ vào bảng tính. Trích xuất nó thành một dòng có cấu trúc ngay khi hóa đơn đến nghĩa là nó được ghi nhận trước khi có cơ hội bị lãng quên — điều này ở khối lượng thấp còn quan trọng hơn mức mà phép tính số phút mỗi hóa đơn tự nó gợi ra.
Tham gia bản tin của chúng tôi
Nhận các mẹo, xu hướng và ưu đãi mới nhất miễn phí.
Trường hợp sử dụng 5: Đối chiếu hóa đơn thuê bao và hóa đơn định kỳ
Hóa đơn định kỳ từ các công cụ SaaS, nhà cung cấp theo hợp đồng duy trì và dịch vụ thuê bao tạo ra một phiên bản âm thầm hơn của vấn đề khối lượng: cùng một dạng hóa đơn lặp lại mỗi tháng, nhưng việc nhập liệu thủ công cũng lặp lại y như vậy, và thanh toán định kỳ chính là nơi các khoản thu trùng dễ lọt qua nhất.
Việc trích xuất đảm nhận phần đọc và cấu trúc một cách nhất quán mỗi tháng, và khi kết hợp với một bước Conditional Router kiểm tra số hóa đơn hoặc số tiền đã trích xuất với nhật ký các hóa đơn đã xử lý trước đó, việc đối chiếu trở thành một hoạt động kiểm tra liên tục thay vì một cuộc chạy đua mỗi tháng.
Hóa đơn định kỳ cũng thường là nơi ẩn náu của kiểu tăng giá âm thầm. Vì việc trích xuất trả về đúng những trường có cấu trúc như nhau mỗi tháng thay vì chỉ một con số tổng mà ai đó liếc qua rồi duyệt, việc so sánh từng tháng trên các dòng hàng trở nên đơn giản, không còn đòi hỏi ai đó phải nhớ hóa đơn tháng trước thực ra đã liệt kê những gì.
Cách tính khoản thời gian tiết kiệm được trước khi tự động hóa
Trước khi tự động hóa bất cứ điều gì, nên tự làm phép tính trên khối lượng hóa đơn của chính bạn thay vì mặc định rằng nó đáng làm. Hãy bắt đầu từ số hóa đơn bạn xử lý mỗi tháng và số phút bạn mất cho mỗi hóa đơn khi làm thủ công. 10 đến 15 phút mỗi hóa đơn là một mức cơ sở hợp lý của ngành nếu bạn chưa tự đo quy trình của mình. Nhân hai con số đó với nhau, bạn sẽ có chi phí thời gian hiện tại mỗi tháng, tính bằng giờ.
Con số đó mới là thứ mà trích xuất bằng AI đang cạnh tranh, chứ không phải một khoản phí thuê bao cố định. Các nền tảng tự động hóa AP chuyên dụng thường cần khối lượng thực sự mới hoàn vốn được chi phí hàng tháng, khi các tổ chức xử lý hơn 5.000 hóa đơn mỗi tháng thường thấy hoàn vốn trong vòng một quý trên kiểu nền tảng đó.
Gói thuê bao của FlowHunt bắt đầu từ 50 USD và chỉ tính credit cho những hóa đơn bạn thực sự xử lý. Bạn sau đó có thể tự do dùng phần hạn mức còn lại trong tháng cho hàng trăm quy trình và công cụ AI khác có trong nền tảng. Điểm hòa vốn đơn giản chỉ là liệu số phút tiết kiệm được trên mỗi hóa đơn có giá trị với bạn hơn chi phí trích xuất hay không — và với mức chỉ vài phần trăm của một xu mỗi hóa đơn, điều đó đúng ở gần như mọi khối lượng.
Bạn đã sẵn sàng xem khối lượng hóa đơn của mình đang ngốn bao nhiêu chi phí? Hãy dùng thử Invoice Data Extractor với lô hóa đơn tiếp theo và so sánh thời gian với quy trình hiện tại của bạn.