Vytváření strukturovaného zápisu z jednání pomocí Copilot Chatu

Zpracování zápisu z jednání je běžný administrativní úkol, který však může být časově náročný, pokud začínáte s nestrukturovaným přepisem. Copilot Chat dokáže převést celý přepis do přehledného a přesného zápisu během okamžiku, což šetří čas a zajišťuje konzistenci.

Tři hlavní body tohoto postupu:

1. Začínáte s jakýmkoli přepisem schůzky, který Copilot umí přečíst a interpretovat.
2. Zadáte jednoduchý a strukturovaný prompt, ve kterém Copilotovi sdělíte, co má být ve výstupu.
3. Copilot vytvoří čistý a přehledně uspořádaný zápis, který můžete přímo exportovat do Wordu.

Další příběhy z AI Akademie:
https://www.flowhunt.io/academy/

Proč je tento postup důležitý

Ruční psaní poznámek nebo přepisování rozsáhlých přepisů může týmům výrazně zpomalit práci. Copilot Chat automatizuje převod dlouhého, neuspořádaného textu do přehledného zápisu s účastníky, klíčovými rozhodnutími, úkoly a dalšími kroky. To zrychluje sladění týmu a snižuje administrativní zátěž.

Příprava zdrojového přepisu

Můžete použít přepis vytvořený v:

• Nahrávkách schůzek v Teams
• Diktafonu nebo libovolné aplikaci pro přepis audia
• Vestavěném nástroji pro přepis ve Wordu

Jakmile máte přepis připravený, zkopírujte celý text. Copilot potřebuje pouze samotný obsah, žádné speciální formátování není nutné.

Formulace základního promptu

Celý postup stojí na jednom jasném zadání:

• Vytvoř zápis ze schůzky podle níže uvedeného přepisu. Uveď místo, čas, účastníky, klíčová rozhodnutí, úkoly a datum příští schůzky.

Tím dáte Copilotovi jasnou strukturu, aby byl zápis úplný a snadno čitelný.

Spuštění promptu v Copilot Chatu

Přepis vložte přímo pod prompt.
Copilot následně rozpozná:

• Detaily schůzky jako datum, čas a místo
• Účastníky a omluvené
• Hlavní projednávané body agendy
• Potvrzená rozhodnutí a navazující úkoly

V ukázkovém scénáři Copilot extrahoval například:

• Datum schůzky: 26. května 2025, 10:00
• Místo: zasedací místnost Danube, Blue Chimp Finance
• Účastníky a omluvené
• Termín příštího zasedání představenstva
• Přidělené odpovědnosti

{< lazyimg src="/images/academy/2.png" alt=“jak získat výstup zápisu schůzky vygenerovaný AI” class=“rounded-lg shadow-md” >}

Export finálního zápisu

Po vygenerování jednoduše zvolte Exportovat do Wordu.
Copilot připraví čistý dokument obsahující:

• Název a kontext
• Agendu
• Rozhodnutí
• Úkoly s odpovědnými osobami
• Detaily o příští schůzce

Dokument je tak připraven ke sdílení s kolegy nebo k archivaci.

Shrnutí

• Copilot Chat převádí surový přepis do strukturovaného zápisu schůzky.
• Jeden jasný prompt zajistí konzistentní sekce, jako jsou úkoly a agenda.
• Přepisy lze získat z Teams, diktafonu nebo Wordu.
• Copilot s vysokou přesností rozpozná data, místa i odpovědnosti.
• Export do Wordu uzavře dokument připravený k distribuci.

Pokud se chcete naučit ovládat Copilot od základů a osvojit si všechny zásadní dovednosti pro produktivitu v praxi, prozkoumejte náš tréninkový program Microsoft 365 Copilot Essentials:
https://www.flowhunt.io/services/ai-training/microsoft-365-copilot-essentials/