Flow'n kuvaus
Tarkoitus ja hyödyt
Tämä työnkulku, nimeltään “Laskutietojen poiminta OCR:llä”, on suunniteltu automatisoimaan olennnaisten tietojen poiminta laskukuvista. Se hyödyntää OCR-tekniikkaa (tekstintunnistus) ja kielimalleja esittääkseen keskeiset laskutiedot sekä helposti luettavassa markdown-taulukossa että ladattavassa CSV-muodossa. Automaatio sopii erityisesti yrityksille, joilla on paljon laskuja käsiteltävänä, sillä se poistaa manuaalisen tietojen syötön, vähentää virheitä ja parantaa toiminnan tehokkuutta.
Työnkulun yleiskuvaus
Kun käyttäjä asioi chatbotin kanssa, seuraava toimintaketju toteutuu:
Chatbotin käynnistys & tervetuloviesti
- Heti, kun chat avautuu, työnkulku lähettää käyttäjälle tervetuloviestin, jossa kerrotaan chatbotin tarkoitus: laskutietojen poiminta ladatuista kuvista.
Laskukuvan lataus
- Käyttäjää kehotetaan lataamaan laskukuva. Chat-käyttöliittymä hyväksyy kuvamuotoiset tiedostot.
Tietojen poiminta kehotteen avulla
Kun kuva on ladattu, työnkulku muodostaa selkeän kehotteen tekoälylle. Kehote ohjeistaa tekoälyä poimimaan laskusta seuraavat tiedot:
- Laskun numero
- Laskun tyyppi
- Laskun kieli
- Laskurivit
- Hinta per laskurivi
- Kokonaissumma
Kehote vaatii, että tekoäly palauttaa poimitut tiedot markdown-taulukkona, rivitettynä laskurivikohtaisesti.
Tekoälypohjainen OCR ja tiedonpoiminta
- Työnkulku lähettää sekä kehotteen että ladatun laskukuvan generaattorikomponentille (esim. monimodaalinen kielimalli tai OCR:ää tukeva tekoäly). Malli käsittelee kuvan, poimii oleelliset tiedot ja muotoilee tulokset ohjeiden mukaisesti.
Tulosten näyttö ja vienti
- Markdown-taulukko, joka sisältää poimitut laskutiedot, näytetään suoraan chatissa käyttäjälle.
- Samalla työnkulku jäsentää lisätietokentät, kuten yrityksen nimi, Y-tunnus, palvelukuvaus ja veloitettu summa, ja luo niistä CSV-tiedoston. Tämä tiedosto on ladattavissa, mikä helpottaa tietojen siirtoa kirjanpitoon tai ERP-järjestelmiin.
Vaiheittainen erittely
Vaihe | Komponentti | Toiminnallisuus |
---|
1 | Chat Opened Trigger | Tunnistaa, kun käyttäjä avaa chatin. |
2 | Message Widget | Lähettää käyttäjälle tervetulo- ja ohjeviestin. |
3 | Chat Input | Ottaa vastaan käyttäjän syötteen, eli laskukuvatiedoston. |
4 | Prompt Template | Valmistelee yksityiskohtaisen kehotteen tekoälylle laskutietojen poimintaan. |
5 | Generator | Suorittaa OCR:n ja tietojen poiminnan laskukuvasta annetun kehotteen pohjalta. |
6 | Chat Output | Esittää poimitut tiedot markdown-taulukkona chatissa. |
7 | Structured Generator | Poimii lisäksi rakenteiset tiedot CSV-vientiä varten (esim. yrityksen nimi, Y-tunnus, palvelu, summa). |
8 | CSV Output | Luo ja tarjoaa ladattavan CSV-tiedoston rakenteisista tiedoista. |
Hyödyt ja käyttötapaukset
- Skaalautuvuus: Automatisoi toistuvan laskutietojen lukemisen ja litteroinnin, jolloin suuria laskumääriä voi käsitellä minimaalisella manuaalityöllä.
- Tarkkuus: Vähentää käsin syöttämisestä johtuvia virheitä ja varmistaa vaadittujen kenttien johdonmukaisen poiminnan.
- Integraatio: CSV-tuloste mahdollistaa helpon tietojen siirron kirjanpitojärjestelmiin, ERP-ohjelmistoihin tai tietokantoihin.
- Käyttäjäystävällisyys: Chat-käyttöliittymä tekee prosessista helpon myös ei-teknisille käyttäjille, selkein ohjein ja välittömin palauttein.
Esimerkkituloste
Kun laskukuva on käsitelty, käyttäjälle näytetään esimerkiksi seuraavanlainen taulukko chatissa:
Laskun numero | Tyyppi | Kieli | Tuotekuvaus | Hinta/rivi | Kokonaissumma |
---|
12345 | Myynti | Englanti | Widget A | $10 | $100 |
12345 | Myynti | Englanti | Widget B | $20 | $40 |
Lisäksi käyttäjä voi ladata CSV-tiedoston, joka sisältää kentät kuten:
- Yrityksen nimi
- Y-tunnus
- Palvelukuvaus
- Summa
Miksi tämä työnkulku on hyödyllinen
Työnkulku virtaviivaistaa perinteisesti manuaalisen ja virhealttiin prosessin. Automatisoimalla laskutietojen poiminnan ja jäsentämisen yritykset voivat säästää aikaa, pienentää kustannuksia ja keskittää resurssinsa tuottavampaan työhön. Kaksoistulosteet (taulukko chatissa & CSV-tiedosto) takaavat sekä välittömän näkyvyyden että pitkäaikaisen tietojen hyödynnettävyyden, joten ratkaisu sopii kaiken kokoisille tiimeille.