Workflow Chatbot de génération de leads HubSpot

Ce workflow d’automatisation est conçu pour alimenter un agent conversationnel IA au sein de HubSpot, permettant une génération, un enrichissement et un transfert de leads vers les équipes commerciales de manière optimisée. En s’intégrant à divers outils comme HubSpot CRM, Google Search, Slack et des sources de connaissances internes, ce flux automatise la collecte, la validation et l’enrichissement des informations sur les leads tout en tenant votre équipe informée en temps réel.

Vue d’ensemble du workflow

Le workflow agit comme un chatbot intelligent qui interagit avec les visiteurs du site web ou les utilisateurs via les conversations HubSpot. Ses objectifs principaux sont de :

• Collecter les données essentielles des leads (e-mail, nom, entreprise, etc.)
• Enrichir les leads avec des informations commerciales supplémentaires (ex. : chiffre d’affaires, analyses sectorielles via Google)
• Stocker ou mettre à jour le contact dans HubSpot CRM
• Notifier l’équipe commerciale sur Slack si le lead est de grande valeur (ICP/haut chiffre d’affaires)
• Permettre au chatbot de répondre aux questions à partir de votre base de connaissances interne

Étapes clés du workflow

1. Réception de nouvelles conversations

   • Le workflow commence lorsqu’un nouveau message est reçu dans HubSpot (Hubspot New Message Received). Cela déclenche l’agent IA pour démarrer la conversation et collecter les informations de l’utilisateur.

2. Intelligence conversationnelle (Agent IA)

   • Le nœud Tool Calling Agent sert de cœur au chatbot. Il :
     • Maintient l’historique du chat pour des conversations contextuellement pertinentes.
     • Guide l’utilisateur à travers les questions pour recueillir les informations nécessaires (e-mail, nom, entreprise, etc.).
     • Utilise des outils pour enrichir les données du lead, dont Google Search et la récupération de documents depuis votre base de connaissances.
     • Décide, en fonction des données collectées, de créer un nouveau contact ou de mettre à jour un contact existant dans HubSpot.

3. Gestion des contacts dans HubSpot

   • L’agent utilise les actions suivantes selon les besoins :
     • Rechercher un contact : Vérifie si l’utilisateur existe déjà dans HubSpot.
     • Créer un contact : Ajoute un nouveau contact si l’utilisateur n’existe pas.
     • Mettre à jour un contact : Met à jour les informations de l’utilisateur s’il existe déjà.

4. Enrichissement & recherche

   • L’agent exploite :
     • Google Search : Pour rechercher le chiffre d’affaires de l’entreprise et d’autres informations publiques.
     • Document Retriever : Pour répondre aux questions de l’utilisateur en utilisant vos sources de connaissances internes.

5. Notifier l’équipe commerciale (optionnel)

   • Si le lead correspond à l’ICP (Ideal Customer Profile) et a un chiffre d’affaires élevé, l’agent envoie une notification à votre équipe commerciale sur Slack afin d’assurer un suivi rapide.

6. Gestion des conversations HubSpot

   • Après traitement, l’agent crée un nouveau message dans la conversation HubSpot, informant l’utilisateur et mettant à jour le fil de discussion.

Processus visualisé

Composants et intégrations clés

• HubSpot CRM : Gestion centrale des contacts.
• Outil Google Search : Pour des informations commerciales en temps réel sur les leads.
• Intégration Slack : Optionnelle, pour des alertes commerciales instantanées.
• Récupérateur de base de connaissances : Permet à l’IA de répondre à des questions complexes en utilisant les ressources internes.
• Agent IA : Orchestration des actions ci-dessus, prise de décisions et maintien du flux de conversation.

Pourquoi ce workflow est utile

• Scalabilité : Gère plusieurs leads simultanément, réduisant la charge manuelle de vos équipes commerciales et marketing.
• Cohérence : Garantit un traitement uniforme de tous les leads, avec des données complètes et enrichies.
• Automatisation : Réduit au minimum la saisie manuelle et la recherche, accélérant le processus de qualification des leads.
• Activation commerciale : Notifie instantanément votre équipe des prospects à fort potentiel, améliorant le temps de réponse.
• Expérience client : Fournit des réponses rapides et précises aux questions des utilisateurs pour un engagement sans friction.

Notes & recommandations

• Plusieurs rappels dans le flux incitent à intégrer HubSpot (et Slack, si souhaité) avant le déploiement.
• Slack est optionnel mais recommandé pour améliorer la réactivité de l’équipe commerciale.

En résumé, ce workflow automatise la capture, l’enrichissement et le transfert interne des nouveaux leads via une IA conversationnelle, intégrant en profondeur votre CRM, votre base de connaissances et vos canaux de communication afin de maximiser l’efficacité et la qualité des leads.