Come Generare Verbali di Riunione con l'AI per Principianti

Sei troppo occupato e hai bisogno subito di un riepilogo della riunione? Qui ti forniamo una breve guida su come creare verbali completi della riunione in pochi clic.

Tutto ciò che serve è il tuo chatbot preferito. Segui semplicemente questi semplici passaggi:

1. Prepara il testo della riunione.
2. Prepara un prompt per l’AI.
3. Invia il prompt e il testo della riunione a un chatbot.

Hai poco tempo o gestisci troppe riunioni? Usa il Generatore di Verbali AI per semplificarti la vita subito, gratuitamente.

Non serve creare una soluzione personalizzata. Il nostro strumento ti aiuta a creare rapidamente riepiloghi di riunioni chiari e professionali. Basta caricare la trascrizione, aggiungere eventuali note o l’agenda della riunione, e lasciare che l’AI faccia il resto.

È veloce, facile da usare e aiuta il tuo team a rimanere sempre aggiornato.

👉 Provalo ora e risparmia tempo in ogni riunione.

Ma se vuoi imparare, ecco il tutorial:

Avvio rapido

Guida Passo-passo

I verbali di riunione sono brevi note che riportano ciò che è stato discusso, a quali risultati si è arrivati e chi è responsabile di ogni azione successiva alla riunione. Vediamo questo processo passo dopo passo.

1. Prepara il testo della riunione

Registra la tua riunione. Una volta era compito del segretario, ma la tecnologia moderna gestisce i verbali molto più rapidamente e in modo più sistematico. Usa la trascrizione di Teams o Otter.ai per generare e salvare la trascrizione in formato testo.

2. Prepara un prompt per l’AI

Probabilmente non vuoi che ChatGPT risponda come ChatGPT. Quindi, crea una richiesta come se ti rivolgessi a un esperto qualificato nel tuo settore o a un segretario specializzato. Ti consigliamo di usare questo prompt.

You are a professional meeting minutes generator. Your goal is to create a clear, well-structured, and formal summary of our monthly Sales Strategy Meeting.
Context:
Participants include sales team leads and regional managers.
Topics covered include quarterly targets, sales pipeline updates, and marketing alignment.
Ensure the language is professional, concise, and free of filler. Highlight important conclusions or blockers. Summarize each point accurately without losing nuance or missing action items. Be consistent in structure and use of headings.
Here is the transcript:
(input your transcript here)

Ricorda che puoi sempre modificare e adattare questo prompt affinché funzioni esattamente come desideri.

3. Invia il prompt e il testo della riunione a un chatbot

Invia il prompt al tuo chatbot preferito e manda il testo della riunione. Non dimenticare di rivederlo prima di utilizzarlo nel tuo lavoro.

Approfondimento

Guida passo-passo

I verbali di riunione sono brevi note che riportano cosa è stato discusso, a quali risultati si è arrivati e chi è responsabile delle varie azioni dopo la riunione. Vediamo insieme il processo passo dopo passo.

1. Ottieni la trascrizione

Registra la tua riunione. Una volta era il compito della segretaria, ma oggi la tecnologia consente di redigere i verbali in modo più veloce e sistematico. Usa la trascrizione di Teams o Otter.ai per generare e salvare la trascrizione.

2. Crea un modello (oppure usa il nostro)

Decidi una struttura standard per i tuoi verbali. Alcune aziende hanno requisiti specifici per le proprie riunioni e discussioni. Ma per semplificarti il lavoro, ti offriamo questo modello semplice che va bene nella maggior parte dei casi.

3. Fornisci informazioni aggiuntive, ordine del giorno e note

Per ottenere una risposta soddisfacente dal chatbot, puoi sempre fornire qualche informazione in più. Puoi includere:

• Il contesto della riunione
• Risultati di incontri precedenti
• Obiettivi specifici
• Finalità dell’interazione attuale
• Altri dettagli rilevanti (partecipanti chiave o domande specifiche da affrontare).

Puoi fornirli come parte del messaggio di prompt o anche come documento separato.

Un’altra cosa che puoi fornire è l’ordine del giorno ricevuto dagli organizzatori prima della riunione. Questo può aiutare l’IA a individuare i punti di discussione importanti o identificare i partecipanti non nominati nella trascrizione.

Più informazioni riceve il chatbot, più dettagliati e specifici saranno i verbali che otterrai.

4. Prompt per ChatGPT

Raccogli tutte le informazioni e chiedi a ChatGPT. Sembra semplice. Tuttavia, probabilmente non vuoi che ChatGPT risponda come un chatbot qualsiasi. Quindi, formula la tua richiesta come se ti rivolgessi a un esperto qualificato. Ti consigliamo di usare questo prompt.

You are a professional meeting minutes generator. Your goal is to create a clear, well-structured, and formal summary of our monthly Sales Strategy Meeting. 
Context:
Participants include sales team leads and regional managers.
Topics covered include quarterly targets, sales pipeline updates, and marketing alignment.
Input Sources:
A transcript of the meeting will be provided.
Optionally, an agenda, a meeting minutes template, or additional context may also be included.
Output Expectations should match the template if provided, if not, feel free to follow your own rules.
Ensure the language is professional, concise, and free of filler. Highlight important conclusions or blockers. Summarize each point accurately without losing nuance or missing action items. Be consistent in structure and use of headings. Be consistent in structure and use of headings.
Once everything is done, create a Word document and insert the meeting minutes there.

Ricorda che puoi sempre modificare e adattare questo prompt affinché funzioni esattamente come desideri; se chiedi di esportare in formato .docx invece che .pdf puoi anche apportare le ultime modifiche in autonomia.

5. Provalo

Non dimenticare di includere i documenti effettivi da cui l’IA ricaverà tutte le informazioni.

Il tuo risultato sarà simile a questo:

Meeting Minutes
Meeting Title: Monthly Sales Strategy Meeting
Date/Time: May 26, 2025 at 10:00 AM
Location: Danube Conference Room, BlueChip Finance HQ, Vienna
Attendees
Alex – Board Meeting Coordinator
Ben – Board Member
Chris – Board Assistant
Non-Attendees
John – CEO (Absent)
Agenda
Q2 Financial Results & Year-End Forecast
AI Integration Pilot Review
Client Feedback – Digital Onboarding
2026 Strategy Preview
Talent Acquisition & Leadership Pipeline
Sustainability Progress & ESG Targets
Discussion
Next Board Meeting Date
Confirmed for Wednesday, September 17, 2025 at 2:00 PM in the Danube conference room.
Q2 Financial Results & Forecast
Reviewed preliminary figures; agreed to update year-end forecast after next month’s performance.
AI Integration Pilot
Pilot runs through August; KPI data to be compiled for a Q4 scaling decision.
Digital Onboarding Feedback
Clients requested smoother UI; team will gather three months of usage metrics for the next review.
2026 Strategy Preview
Early framework includes headcount planning and potential new market opportunities.
Talent Acquisition & Leadership Pipeline
Roadmap to address upcoming retirements and leadership gaps; HR to circulate draft by mid-June.
ESG & Sustainability Update
Lead reported on current benchmarks; next steps include rolling out carbon-offset proposals.
Decisions
Scheduled next board meeting for September 17, 2025 at 2:00 PM.
Retained venue: Danube Conference Room.
Approved agenda as outlined above.
Action Items
Action	Owner
Draft and circulate the formal agenda by next week	Ben
Compile KPI data for AI pilot and digital onboarding metrics	Chris
Send calendar invite and coordinate meeting logistics	Alex
Next Meeting
Date/Time: Wednesday, September 17, 2025 at 2:00 PM
Location: Danube Conference Room

Pronto a far crescere il tuo business?

Inizia oggi la tua prova gratuita e vedi i risultati in pochi giorni.

Richiedi demo Accedi

Pro e Contro

Vediamo ora i pro e i contro di questo metodo per creare i verbali di riunione.

Riepilogo

Come vedi, creare verbali di riunione è più semplice di quanto pensassi se segui questi passaggi:

1. Crea una trascrizione.
2. Scegli un modello per i verbali.
3. Raccogli informazioni aggiuntive.
4. Invia il prompt e tutti i documenti a un chatbot.

Ora puoi generare verbali completi in meno di cinque minuti utilizzando chatbot noti come Gemini, Mistral o Grok.

Vuoi una soluzione personalizzata per le tue esigenze? Scopri come creare il tuo chatbot con il nostro Generatore di Verbali IA di Flowhunt