Copilot Chatで構造化された議事録を作成する

議事録の作成は一般的な事務作業ですが、非構造化の会議録から始めると時間がかかることもあります。Copilot Chatを使えば、全文の会議録を明確で正確な議事録へ瞬時に変換でき、時間の節約と一貫性の向上につながります。

主なポイントは次の3つです：

1. Copilotが読み取り・解釈できる会議録から始めます。
2. Copilotに含めてほしい内容を伝えるシンプルな構造化プロンプトを入力します。
3. Copilotが清書された整理された議事録を作成し、そのままWordへエクスポートできます。

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なぜこのワークフローが重要か

手作業でのメモ取りや詳細な会議録の書き直しは、チームの作業を遅くする要因となります。Copilot Chatは、長く乱雑なテキストを出席者、主な決定事項、アクションアイテム、次のステップといった整理された議事録へ自動で変換します。これによりチームの認識合わせが迅速になり、事務作業の負担も軽減されます。

元となる会議録の準備

以下の方法で作成された会議録が利用できます：

• Teams会議の録画データ
• ボイスレコーダーや各種音声書き起こしアプリ
• Wordの内蔵書き起こし機能

会議録が用意できたら、その全文をコピーします。Copilotには生の内容だけで十分で、特別なフォーマットは必要ありません。

コアプロンプトの作成

このプロセスは1つの明確な指示に基づいています：

• 下記の会議録を使って議事録を作成してください。場所、日時、出席者、主な決定事項、アクションアイテム、次回会議日を含めてください。

これによりCopilotは決まった構成で、誰が読んでも分かりやすい議事録を作成できます。

Copilot Chatでプロンプトを実行する

プロンプトの下に会議録全文を貼り付けます。
Copilotは次のような内容を解釈します：

• 日付、時間、場所などの会議詳細
• 参加者と欠席者
• 議題となった主な項目
• 決定事項・フォローアップタスクの確認

例として、Copilotが抽出した情報は以下の通りです：

• 会議日：2025年5月26日 10:00
• 場所：ダニューブ会議室（Blue Chimp Finance）
• 出席者・欠席者
• 次回取締役会の日程
• 各責任者へのタスク割り当て

{< lazyimg src="/images/academy/2.png" alt=“AI生成の議事録出力例” class=“rounded-lg shadow-md” >}

議事録のエクスポート

生成が完了したら、Wordへエクスポートを選択するだけです。
Copilotが作成するドキュメントには以下が含まれます：

• タイトルと背景説明
• 議題
• 決定事項
• 担当者付きアクションアイテム
• 次回会議の詳細

これで同僚と共有したり、記録として保存する準備が整います。

まとめ

• Copilot Chatは生の会議録を構造化された議事録へ変換します。
• ひとつの明確なプロンプトでアクションアイテムや議題など一貫したセクションを確保。
• Teams、ボイスレコーダー、Wordなど様々な方法で作成した会議録が利用可能。
• Copilotは日付、場所、責任分担なども高精度で解釈します。
• Wordへのエクスポートで配布用ドキュメントが完成します。

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