Maak gestructureerde notulen met Copilot Chat

Notulen opstellen is een veelvoorkomende administratieve taak, maar kan tijdrovend zijn als je begint met een ongestructureerde transcriptie. Copilot Chat kan een volledige transcriptie razendsnel omzetten naar duidelijke, nauwkeurige notulen. Zo bespaar je tijd en verbeter je de consistentie.

Hier zijn de drie belangrijkste punten:

1. Je begint met een willekeurige transcriptie van een vergadering die Copilot kan lezen en interpreteren.
2. Je geeft een eenvoudige, gestructureerde prompt die aan Copilot aangeeft wat je wilt opnemen.
3. Copilot levert schone, georganiseerde notulen die je direct naar Word kunt exporteren.

Lees meer AI Academy verhalen:
https://www.flowhunt.io/academy/

Waarom deze workflow belangrijk is

Handmatig notities maken of het herschrijven van uitgebreide transcripties kan teams vertragen. Copilot Chat automatiseert de omzetting van lange, rommelige teksten naar een overzichtelijke set notulen met deelnemers, belangrijke besluiten, actiepunten en volgende stappen. Dit zorgt voor snellere afstemming en vermindert de administratieve last.

Het voorbereiden van je bron-transcriptie

Je kunt elke transcriptie gebruiken die gemaakt is met:

• Teams-vergaderopnames
• Een dictafoon of een willekeurige transcriptie-app
• De ingebouwde transcriptietool van Word

Zodra de transcriptie klaar is, kopieer je de volledige tekst. Copilot heeft alleen de ruwe inhoud nodig, speciale opmaak is niet vereist.

De kernprompt opstellen

Het proces draait om één duidelijke instructie:

• Maak notulen van mijn vergadering op basis van onderstaande transcriptie. Voeg locatie, tijd, aanwezigen, belangrijke besluiten, actiepunten en de datum van de volgende vergadering toe.

Hiermee krijgt Copilot een vaste structuur, zodat de notulen compleet en gemakkelijk te lezen zijn.

De prompt uitvoeren in Copilot Chat

Plak de transcriptie direct onder de prompt.
Copilot interpreteert daarna:

• Vergadergegevens zoals datum, tijd en locatie
• Deelnemers en afwezigen
• Belangrijke agendapunten die zijn besproken
• Bevestigde besluiten en vervolgacties

In het voorbeeldscenario haalde Copilot de volgende informatie naar boven:

• Vergaderdatum: 26 mei 2025, 10:00
• Locatie: Danube vergaderruimte, Blue Chimp Finance
• Aanwezigen en afwezigen
• Geplande volgende bestuursvergadering
• Verdeelde verantwoordelijkheden

{< lazyimg src="/images/academy/2.png" alt=“hoe je AI-gegenereerde notulen krijgt” class=“rounded-lg shadow-md” >}

De uiteindelijke notulen exporteren

Als de notulen zijn gegenereerd, kies je eenvoudig Exporteren naar Word.
Copilot maakt een net document met:

• Titel en context
• Agenda
• Besluiten
• Actiepunten met verantwoordelijken
• Details van de volgende vergadering

Dit bestand is direct klaar om te delen met collega’s of te archiveren.

Samenvatting

• Copilot Chat zet een ruwe transcriptie om in gestructureerde notulen.
• Eén heldere prompt zorgt voor vaste onderdelen zoals actiepunten en agenda.
• Je kunt transcripties verzamelen uit Teams, dictafoon of Word.
• Copilot herkent data, locaties en verantwoordelijkheden met grote nauwkeurigheid.
• Exporteren naar Word maakt het document klaar voor distributie.

Wil je Copilot van A tot Z leren beheersen en alle essentiële vaardigheden voor echte productiviteit onder de knie krijgen? Bekijk dan ons Microsoft 365 Copilot Essentials trainingsprogramma:
https://www.flowhunt.io/services/ai-training/microsoft-365-copilot-essentials/