Factuurgegevens Extractor OCR Workflow

Deze workflow, getiteld “Factuurgegevens extractor OCR”, is ontworpen om het proces van het extraheren van essentiële informatie uit factuurafbeeldingen te automatiseren. Het maakt gebruik van OCR (Optical Character Recognition) en taalmodellen om belangrijke factuurdetails te presenteren in zowel een gebruiksvriendelijke markdown-tabel als een exporteerbaar CSV-formaat. Deze automatisering is vooral waardevol voor bedrijven die grote hoeveelheden facturen verwerken, omdat het handmatige gegevensinvoer elimineert, fouten vermindert en de operationele efficiëntie verhoogt.

Workflow-overzicht

Wanneer een gebruiker met de chatbot-interface werkt, wordt de volgende reeks acties uitgevoerd:

1. Chatbot-initialisatie & Welkomstbericht

   • Zodra de chat wordt geopend, activeert de workflow een welkomstbericht. Dit bericht introduceert het doel van de chatbot: het extraheren van factuurgegevens uit geüploade afbeeldingen.

2. Uploaden van factuurafbeelding

   • De gebruiker krijgt de opdracht een afbeelding van een factuur te uploaden. De chatinterface is ingericht om afbeeldingsbestanden als invoer te accepteren.

3. Gegevensextractie via prompting

   • Zodra een afbeelding is geüpload, stelt de workflow een gestructureerde prompt op voor een AI-model. Deze prompt geeft het AI-model de opdracht om de volgende gegevens uit de factuur te halen:

     • Factuurnummer
     • Type factuur
     • Taal van de factuur
     • Op de factuur vermelde items
     • Prijs per item
     • Totaalbedrag

   • De prompt geeft specifiek aan dat de AI de geëxtraheerde gegevens als een markdown-tabel moet weergeven, met één rij per factuuritem.

4. AI-aangedreven OCR en informatie-extractie

   • De workflow stuurt zowel de prompt als de geüploade afbeelding naar een generator-node (waarschijnlijk ondersteund door een multimodale LLM of AI met OCR-mogelijkheden). Het model verwerkt de afbeelding, extraheert de relevante details en formatteert de resultaten zoals gevraagd.

5. Weergave en export van resultaten

   • De markdown-tabel met de geëxtraheerde factuurdetails wordt direct in de chatinterface weergegeven voor onmiddellijke beoordeling.
   • Tegelijkertijd extraheert de workflow gestructureerde gegevensvelden zoals bedrijfsnaam, btw-nummer, dienstomschrijving en het in rekening gebrachte bedrag, en genereert een CSV-bestand. Dit bestand is beschikbaar voor download, waardoor het eenvoudig is om de gegevens te integreren in boekhoud- of ERP-systemen.

Stapsgewijze uiteenzetting

Voordelen en Toepassingen

• Schaalbaarheid: Automatiseert de repetitieve taak van het lezen en overnemen van factuurgegevens, zodat grote aantallen facturen verwerkt kunnen worden met minimale menselijke tussenkomst.
• Nauwkeurigheid: Vermindert fouten bij handmatige gegevensinvoer en zorgt voor consistente extractie van vereiste velden.
• Integratie: De gegenereerde CSV zorgt voor naadloze integratie met boekhoudsoftware, ERP-systemen of databases.
• Gebruiksvriendelijk: De chatinterface maakt het proces toegankelijk voor niet-technische gebruikers, met duidelijke instructies en directe terugkoppeling.

Voorbeeldoutput

Na het verwerken van een factuurafbeelding ontvangt de gebruiker een tabel zoals onderstaande in de chat:

Daarnaast kan de gebruiker een CSV-bestand downloaden met gestructureerde velden zoals:

• Bedrijfsnaam
• Btw-nummer
• Dienstomschrijving
• Bedrag

Waarom deze workflow nuttig is

Deze workflow stroomlijnt een historisch handmatig en foutgevoelig proces. Door het extraheren en structureren van factuurgegevens te automatiseren, besparen bedrijven tijd, verlagen ze kosten en kunnen ze hun middelen inzetten voor activiteiten met meer toegevoegde waarde. De dubbele output (chattabel en CSV-bestand) zorgt voor zowel directe zichtbaarheid als langdurige bruikbaarheid van de gegevens, waardoor de oplossing praktisch is voor teams van elke omvang.