Creează procese verbale structurate ale ședințelor cu Copilot Chat

Conceperea proceselor verbale ale ședințelor este o sarcină administrativă obișnuită, dar poate fi consumatoare de timp atunci când pornești de la o transcriere nestructurată. Copilot Chat poate converti o transcriere completă într-un proces verbal clar și precis în câteva momente, economisind timp și îmbunătățind consistența.

Iată cele trei puncte cheie:

1. Începi cu orice transcriere a ședinței pe care Copilot o poate citi și interpreta.
2. Furnizezi o solicitare structurată simplă care îi spune lui Copilot ce vrei să fie inclus.
3. Copilot produce procese verbale curate și organizate, pe care le poți exporta direct în Word.

Citește alte povești din AI Academy:
https://www.flowhunt.io/academy/

De ce este important acest flux de lucru

Luarea manuală a notițelor sau rescrierea unor transcrieri detaliate poate încetini echipele. Copilot Chat automatizează transformarea unui text lung, dezordonat, într-un proces verbal ordonat, cu participanți, decizii cheie, sarcini de acțiune și următorii pași. Acest lucru sprijină o aliniere mai rapidă și reduce încărcarea administrativă.

Pregătirea transcrierii sursă

Poți folosi orice transcriere creată în:

• Înregistrări de ședințe Teams
• Dictafon sau orice aplicație de transcriere audio
• Instrumentul de transcriere integrat în Word

După ce ai transcrierea pregătită, copiază textul complet. Copilot are nevoie doar de conținutul brut, nu este necesară nicio formatare specială.

Formularea solicitării principale

Procesul se bazează pe o instrucțiune clară:

• Creează procesul verbal al ședinței mele folosind transcrierea de mai jos. Include locația, ora, participanții, deciziile cheie, sarcinile de acțiune și data următoarei întâlniri.

Aceasta îi oferă lui Copilot o structură clar definită astfel încât procesul verbal să fie complet și ușor de citit.

Rularea solicitării în Copilot Chat

Lipește transcrierea direct sub solicitare.
Copilot interpretează apoi:

• Detalii despre ședință precum data, ora și locația
• Participanți și absenți
• Subiectele cheie discutate
• Deciziile confirmate și sarcinile de urmat

În scenariul exemplificat, Copilot a extras informații precum:

• Data ședinței: 26 mai 2025, 10:00
• Locație: sala de ședințe Danube, Blue Chimp Finance
• Participanți și absenți
• Următoarea ședință a consiliului programată
• Responsabilități delegate

{< lazyimg src="/images/academy/2.png" alt=“cum obții un proces verbal generat de AI pentru ședință” class=“rounded-lg shadow-md” >}

Exportarea procesului verbal final

După generare, selectează pur și simplu Exportă în Word.
Copilot pregătește un document curat care conține:

• Titlu și context
• Agendă
• Decizii
• Sarcini de acțiune cu responsabili
• Detalii despre următoarea ședință

Acesta devine gata de a fi distribuit colegilor sau arhivat pentru evidență.

Rezumat

• Copilot Chat transformă o transcriere brută într-un proces verbal structurat.
• O singură solicitare clară asigură secțiuni consistente precum sarcini de acțiune și agendă.
• Poți obține transcrieri din Teams, Dictafon sau Word.
• Copilot interpretează cu acuratețe datele, locațiile și responsabilitățile.
• Exportul în Word finalizează documentul pentru distribuire.

Dacă vrei să stăpânești Copilot de la bază și să înveți toate abilitățile esențiale pentru productivitate reală, explorează programul nostru de instruire Microsoft 365 Copilot Essentials:
https://www.flowhunt.io/services/ai-training/microsoft-365-copilot-essentials/