AI Faktura OCR- og Datauttrekksbot

Denne arbeidsflyten, med tittelen “Faktura datauttrekks OCR”, er utviklet for å automatisere prosessen med å hente ut essensiell informasjon fra fakturabilder. Den bruker OCR (Optical Character Recognition) og språkmodeller for å presentere nøkkeldetaljer fra fakturaen både i en brukervennlig markdown-tabell og et eksporterbart CSV-format. Denne automatiseringen er spesielt nyttig for virksomheter som håndterer store mengder fakturaer, siden den eliminerer manuell dataregistrering, reduserer feil og øker operasjonell effektivitet.

Oversikt over arbeidsflyten

Når en bruker samhandler med chatbot-grensesnittet, skjer følgende sekvens av handlinger:

1. Chatbot-initiering og velkomst

   • Så snart chatten åpnes, utløser arbeidsflyten en velkomstmelding. Denne meldingen introduserer brukeren for chatbotens formål—å trekke ut fakturadata fra opplastede bilder.

2. Opplasting av fakturabilde

   • Brukeren blir bedt om å laste opp et bilde av en faktura. Chatgrensesnittet er satt opp for å akseptere bildefiler som input.

3. Datauttrekk via prompt

   • Når et bilde er lastet opp, lager arbeidsflyten en strukturert prompt til en AI-modell. Denne prompten instruerer AI-en til å hente ut følgende detaljer fra fakturaen:

     • Fakturanummer
     • Type faktura
     • Språk på faktura
     • Varer oppført på fakturaen
     • Pris per vare
     • Totalt beløp

   • Prompten ber spesifikt om at AI-en skal vise den uttrukne informasjonen i markdown-tabellformat, med én rad per fakturavare.

4. AI-drevet OCR og informasjonsuttrekk

   • Arbeidsflyten sender både prompten og det opplastede bildet til en generatorknute (sannsynligvis støttet av en multimodal LLM eller OCR-aktivert AI). Modellen behandler bildet, trekker ut relevante detaljer og formaterer resultatet som instruert.

5. Visning og eksport av resultater

   • Markdown-tabellen med de uttrukne fakturadetaljene vises direkte i chatgrensesnittet for umiddelbar gjennomgang.
   • Samtidig trekker arbeidsflyten ut strukturerte datafelt som firmanavn, MVA-nummer, tjenestebeskrivelse og belastet beløp, og genererer en CSV-fil. Denne filen kan lastes ned, noe som gjør det enkelt å integrere dataene i regnskap eller ERP-systemer.

Trinnvis oversikt

Fordeler og bruksområder

• Skalerbarhet: Automatiserer den repeterende oppgaven med å lese og skrive inn fakturadata, slik at store fakturamengder kan håndteres med minimalt menneskelig arbeid.
• Nøyaktighet: Reduserer manuelle tastefeil og sikrer konsekvent uttrekk av nødvendige felt.
• Integrasjon: Den genererte CSV-filen gjør det enkelt å integrere med regnskapsprogrammer, ERP-systemer eller databaser.
• Brukervennlighet: Chatgrensesnittet gjør prosessen tilgjengelig for ikke-tekniske brukere med tydelige instruksjoner og umiddelbar tilbakemelding.

Eksempel på output

Etter behandling av et fakturabilde mottar brukeren en tabell som ligner denne i chatten:

I tillegg kan brukeren laste ned en CSV-fil med strukturerte felt som:

• Firmanavn
• MVA-nummer
• Tjenestebeskrivelse
• Beløp

Hvorfor denne arbeidsflyten er nyttig

Denne arbeidsflyten effektiviserer en historisk manuell og feilutsatt prosess. Ved å automatisere uttrekk og strukturering av fakturadata kan virksomheter spare tid, redusere kostnader og fokusere ressursene på mer verdiskapende oppgaver. De to outputene (chattabell og CSV-fil) gir både umiddelbar oversikt og langsiktig databruk, noe som gjør løsningen praktisk for team av alle størrelser.