Hoe maak je notulen met AI voor beginners
Stapsgewijze handleiding om eenvoudige notulen te maken in minder dan vijf minuten met AI op basis van je eigen data.
7 min lezen
ChatGPT
Use Case
+2
Vergaderingen samenvatten helpt teams op één lijn te blijven, beslissingen bij te houden en actiepunten op te volgen—maar samenvattingen schrijven kan saai en tijdrovend zijn. Met AI-tools zoals ChatGPT of Flowhunt kun je elk vergaderverslag direct omzetten in een verzorgde, deelbare samenvatting, zodat je tijd overhoudt voor belangrijker werk.
Probeer het direct gratis: Heb je haast of moet het gewoon nu gebeuren? Probeer deze kant-en-klare tool van Flowhunt. Deze bevat al de prompt, zodat je de instellingen kunt overslaan.
👉Laat de AI Vergaderrapport Generator het voor je regelen.
Snelstart
Stapsgewijze Handleiding
Of je nu HR-professional, admin of projectcoördinator bent: met AI een vergadervatting maken is eenvoudig. Zo doe je het in een paar minuten:
1. Bereid je vergaderverslag voor
Een duidelijk verslag is de essentiële input voor je AI-samenvatting. De meeste moderne vergaderplatforms (Zoom, Teams, Google Meet) kunnen automatisch een transcript maken. Heb je ook een agenda of notities? Verzamel die erbij. Ze bieden extra context, maar zijn optioneel.
2. Maak een AI-prompt
De prompt die je aan de AI geeft, bepaalt de kwaliteit van je samenvatting. Voor een algemene, professionele vergadervatting gebruik je een prompt die duidelijk en specifiek is, maar niet gebonden aan één rol of afdeling.
You are an expert at summarizing meetings. Given the following transcript (and optional agenda/notes), generate a concise, readable summary suitable for sharing with all participants. Focus on the main discussion points, key decisions, and any action items. Avoid role-specific details or jargon, and make sure the summary is easy to understand for anyone who attended. If an agenda or notes are provided, use them to organize the summary, but otherwise use your best judgment to structure it logically. [PASTE YOUR TRANSCRIPT HERE]
3. Plak in een AI-chatbot
Kopieer je verslag en (optioneel) je agenda of notities, en plak ze samen met je prompt in ChatGPT, Flowhunt of een andere AI-chatbot. Wacht even. De AI geeft je een gestructureerde samenvatting die je direct kunt delen.
Hier is een voorbeeld van een volledig ingevulde prompt:
You are an expert at summarizing meetings. Given the following transcript (and optional agenda/notes), generate a concise, readable summary suitable for sharing with all participants. Focus on the main discussion points, key decisions, and any action items. Avoid role-specific details or jargon, and make sure the summary is easy to understand for anyone who attended. If an agenda or notes are provided, use them to organize the summary, but otherwise use your best judgment to structure it logically.[TRANSCRIPT BEGINS] Moderator (Anna): Good morning, everyone. Let’s start with the first item on the agenda: Q3 marketing results. James: We’ve seen a 12% uptick in engagement across social media, mostly driven by the new video campaign. However, email click-through rates dropped by 5%. Priya: We might want to revisit our email strategy. The content hasn’t been updated in months. Anna: Noted. Let’s set a follow-up meeting with the content team next week. Next item—website redesign. Mark, can you give us an update? Mark: The dev team completed 80% of the front-end work. We’re behind on mobile optimization due to unexpected issues with the CMS. Anna: When can we expect that to be back on track? Mark: We’ve adjusted the timeline. Mobile optimization should be done by August 10. Anna: Great, thank you. Lastly, any updates on the client onboarding process? Lena: We’ve added a walkthrough video and reduced the number of forms. Early feedback has been positive, especially from EU clients. Anna: Excellent. Please compile that feedback and share it in the Slack channel. Any final comments? James: Just a reminder that the Q4 planning session is on the 15th. Anna: Thanks. Meeting adjourned. [TRANSCRIPT ENDS]
Verder verdiepen
Stappenplan: Hoe genereer je rolgerichte vergadersamenvattingen met AI
Vergaderingen kunnen lang zijn en het kan lastig zijn om er de juiste informatie uit te halen, maar het is altijd mogelijk zolang je hebt opgeschreven wat er is besproken — of nog beter, als je de transcriptie zelf hebt.
1. Bereid je materiaal voor
Verzamel het volgende voordat je begint voor het beste resultaat:
- De volledige vergadertranscriptie (chatlog, Zoom-transcriptie, enz.)
- De agenda of hoofdonderwerpen van de vergadering
- Eventuele extra notities of context
- Een korte beschrijving van jouw rol (bijv. “Ik ben teamleider met focus op opleveringen”)
2. Maak een duidelijke prompt voor ChatGPT
Een goede prompt vertelt de AI precies wat je wilt. Hier is een sjabloon die je kunt gebruiken of aanpassen:
You are an expert meeting summarizer.Here is a transcript from a recent meeting: [PASTE TRANSCRIPT HERE]
The meeting agenda/topics were: [PASTE AGENDA OR TOPICS HERE]
My role: [DESCRIBE YOUR ROLE AND FOCUS AREAS HERE]
Please write a concise summary highlighting: -Key points relevant to my role -Action items or decisions I should know about -Any follow-ups assigned to me or my team
Format the summary in bullet points, and make it easy to scan.
3. Plak alles in ChatGPT (of de Flowhunt Tool)
De volgende stap is om deze prompt aan de AI te geven, dus:
- Open ChatGPT
- Plak je materiaal en de bovenstaande prompt
- Verstuur en bekijk de door AI gegenereerde samenvatting
Tip: Je kunt in plaats van de transcriptie of agenda in het tekstvak te plakken, deze ook als bestand uploaden!
Hier is een voorbeeld van een volledig ingevulde prompt:
You are an expert meeting summarizer.Here is a transcript from a recent meeting:
[00:00] Emily: Welcome everyone. Today’s meeting is about the upcoming release of the “Harmony 2.0” AI-generated music assistant. [00:10] Raj: I’ve finalized the backend integration for real-time lyric analysis. Latency is under 150ms. [00:24] Luce: Great. On the frontend, we added voice feedback that guides users through melody correction. [00:36] Samira: Marketing’s planning to launch in mid-August. We need final demos by July 30. [00:44] Emily: Any blockers on the auto-harmonization module? [00:48] Raj: We still need training data for the jazz and funk genre sets. [00:58] Luce: I can follow up with the data curation team to speed that up. [01:04] Emily: Thanks, Luce. Also, we need to finalize privacy compliance for the vocal samples we use. [01:12] Luce: Already in touch with legal about GDPR checks. Should have an update this week. [01:22] Samira: For launch assets, we need a short video showing “melody to harmony” in 30 seconds. [01:32] Emily: Let’s make that a shared task between design and product. [01:40] Raj: Do we need multilingual support in this version? [01:43] Luce: Only English and Spanish for now. German pushed to 2.1 release. [01:50] Emily: Okay, thanks all. Let’s regroup in one week.
The meeting agenda/topics were: Progress on the Harmony 2.0 AI music assistant Technical updates: backend integration, frontend UX Marketing timeline and demo delivery Dataset needs and genre expansion Privacy and GDPR compliance Multilingual support roadmap Launch assets and responsibilities
My role: Luce – Product Owner (AI & UX Focus) Oversee AI interaction design and frontend usability Coordinate between technical, legal, and design teams Ensure product meets data compliance standards Own the roadmap for supported languages and UI feedback systems
Please write a concise summary highlighting: Key points relevant to my role Action items or decisions I should know about Any follow-ups assigned to me or my team Format the summary in bullet points, and make it easy to scan.
Resultaat:
Laatste tip: Je kunt AI ook vragen om deze tekst direct als document uit te voeren dat je op je computer kunt opslaan!
Klaar om uw bedrijf te laten groeien?
Start vandaag uw gratis proefperiode en zie binnen enkele dagen resultaten.
Voordelen en nadelen
| Voordelen | Nadelen |
|---|---|
| Bespaart tijd, nooit meer handmatig samenvatten | AI kan subtiele context missen |
| Aanpasbaar voor de behoeftes van elk teamlid | Heeft een goede transcriptie nodig voor beste resultaat |
| Eenvoudig voor niet-technische gebruikers | Kan lichte bewerking vereisen voor duidelijkheid |
| Herkent snel actiepunten en besluiten | Gegevensprivacy, zorg dat transcripties veilig zijn |
Samenvatting
Met alleen een transcriptie, je agenda en een simpele prompt kan AI gerichte, bruikbare vergadersamenvattingen genereren voor elke deelnemer. Dit bespaart uren werk en zorgt ervoor dat iedereen weet wat voor hem of haar het belangrijkst is, zonder technische kennis.
Wil je nog sneller en betrouwbaarder je vergadernotities verwerken? Zet de volgende stap en stel je eigen geautomatiseerde samenvattingsworkflow in. Het is simpel, effectief en bespaart je tijd.
👉 Genereer nu je AI-vergadersamenvatting met Flowhunt
