Chat with PDF -työkalulla voit ladata minkä tahansa tekstipohjaisen PDF-tiedoston ja esittää siitä kysymyksiä tavallisella kielellä. Sen sijaan että lukisit sen alusta loppuun, saat tarkkoja vastauksia suoraan dokumentista, ja koko keskustelukonteksti säilytetään, joten jatkokysymykset toimivat luontevasti.
Tämä opas käy läpi koko käyttöönoton lataamisesta tulosteeseen, mukaan lukien kyselymallit, jotka tuottavat johdonmukaisesti parhaat tulokset, virheet, joita useimmat käyttäjät tekevät alkuvaiheessa, sekä säädöt, joilla saat työnkuluistasi kaiken irti.
Vaihe 1: Lataa PDF-tiedostosi
Avaa Chat with PDF ja lataa dokumenttisi tiedoston latausliittymän kautta. Työkalu toimii kaikkien tekstipohjaisten PDF-tiedostojen sekä muiden tekstimuotojen kanssa.
Yksi tärkeä rajoitus on, että työkalu poimii tekstin suoraan dokumentista, joten se toimii vain PDF-tiedostojen kanssa, joissa teksti on valittavissa. Skannatut PDF-tiedostot, jotka ovat kuvia sivuista eivätkä tekstiä sisältäviä dokumentteja, eivät tuota tuloksia. Voit kuitenkin ottaa OCR-käsittelyn työnkulussasi käyttöön, jotta FlowHunt voi lukea myös nämä.
Kun tiedosto on ladattu, istunto on valmis. Konfigurointivaihetta ei ole, dokumentin merkitsemistä ei tarvita eikä dokumenttia tarvitse lukea etukäteen ennen ensimmäisen kysymyksen esittämistä.
Vaihe 2: Miten kirjoitat kyselyitä, jotka tuottavat tarkkoja vastauksia
Ennen kuin esität ensimmäisen kysymyksesi, kannattaa ymmärtää, mitä tapahtuu, kun lähetät kyselyn. Avustaja ei tiivistä koko dokumenttia ja vastaa sen tiivistelmän pohjalta. Sen sijaan se tekee tiedostohaun ja etsii dokumentista tekstikohdat, jotka ovat kaikkein olennaisimpia juuri sinun kyselysi kannalta.
Tämä tarkoittaa, että vastauksesi tarkkuus on suoraan sidoksissa kysymyksesi tarkkuuteen. Tästä seuraa kaksi ohjetta:
Ole täsmällinen, älä yleinen. “Mitä tässä sopimuksessa sanotaan vastuun rajoista?” hakee vastuuta koskevat osiot. “Kerro minulle sopimuksesta” pyytää hakujärjestelmää etsimään kaikkea, mikä tuottaa yleisen ylätason vastauksen sen sijaan, että saisit tarvitsemasi lausekkeen sanamuodon.
Viittaa etsimääsi asiaan nimellä. Osioiden otsikot, lauseketyypit, määritellyt termit ja aiheen avainsanat antavat hakujärjestelmälle tarkan kohteen. “Mikä on ’luottamuksellisen tiedon’ määritelmä tässä dokumentissa?” on kohdennetumpi kuin “Mitkä ovat määritelmät?”
Vastaukset perustuvat yksinomaan ladatun PDF-tiedoston sisältöön. Avustaja ei tuo mukaan ulkopuolista tietoa, mikä tarkoittaa, että vastaus kuvastaa täsmälleen sitä, mitä dokumentissasi sanotaan, eikä sitä, mitä kyseisen dokumentin tavanomainen versio yleensä sisältää.
Valmis kasvattamaan liiketoimintaasi?
Aloita ilmainen kokeilujakso tänään ja näe tulokset muutamassa päivässä.
Vaihe 3: Esitä ensimmäiset kysymyksesi
Kun tiedosto on ladattu, aloita kysymyksillä, jotka kartoittavat dokumentin rakennetta, ennen kuin syvennyt yksityiskohtiin. Useimmille dokumenttityypeille hyödyllinen aloitusjärjestys näyttää tältä:
Sopimukset: “Mitkä ovat kummankin osapuolen päävelvoitteet tässä sopimuksessa?” Tämä antaa rakenteellisen kartan ennen kuin kysyt yksittäisistä lausekkeista.
Raportit: “Mitä tämä dokumentti kattaa ja mitkä ovat sen pääosiot?” Sen jälkeen: “Mitkä olivat keskeiset havainnot tai johtopäätökset?”
Tutkimusartikkelit: “Mikä oli tutkimuskysymys ja menetelmä?” Sen jälkeen: “Mitkä olivat päätulokset?”
Tekniset dokumentit: “Mitä tämä käsikirja kattaa ja mitä järjestelmiä tai komponentteja se koskee?”
Alkuohjauksen jälkeen siirry yksityiskohtiin. Koska avustaja ylläpitää koko keskusteluhistoriaa istunnon ajan, jokainen jatkokysymys rakentuu edellisen vaihdon päälle. Sinun ei tarvitse selittää kontekstia uudelleen. “Mitkä ovat poikkeukset tuohon lausekkeeseen?” toimii oikein, koska avustaja tietää, mistä lausekkeesta juuri keskustelitte.
Jos kysymys on monitulkintainen – esimerkiksi kysyt “hinnoittelusta” dokumentissa, jossa on kolme erillistä hinnoitteluosiota – avustaja esittää tarkentavan kysymyksen sen sijaan, että arvaisi. Vastaa yksinkertaisesti tarkennuspyyntöön.
Vaihe 4: Varmista vastaukset dokumentista
Avustaja antaa vastaukset, joiden mukana on asiaankuuluvat otteet ja konteksti dokumentista silloin, kun ne auttavat ymmärtämistä. Käytä näitä otteita vastauksen varmistamiseen alkuperäistä tiedostoa vasten.
Jos vastaus vaikuttaa päätöksentekoon – sopimuslauseke, johon nojaat, luku, jonka sisällytät raporttiin, tekninen määrittely, jonka pohjalta toimit – vertaa palautettua otetta suoraan PDF:n vastaavaan osioon. Ote kertoo, mitä kohtaa tarkistaa. Ristiintarkistus kestää sekunteja ja antaa täyden mielenrauhan.
Tämä vaihe on tärkeä, koska työkalu on tarkka hyvin muotoiltujen ja selkeästi kirjoitettujen PDF-tiedostojen osalta ja täsmällinen sen suhteen, mitä dokumentissa sanotaan. Ammattimainen käytäntö on varmistaa ensisijaislähteeseen perustuvat väitteet ennen niiden pohjalta toimimista riippumatta siitä, miten hyvin haku onnistui.
Liity uutiskirjeellemme
Saa uusimmat vinkit, trendit ja tarjoukset ilmaiseksi.
Vaihe 5: Vie ja hyödynnä löydöksesi
Vastaukset näkyvät chatissa. Kopioi vastaukset keskustelusta liittääksesi ne ulkoisiin dokumentteihin, asiakasmuistiinpanoihin, muutosehdotuksiin tai raportteihin. Jos tarvitset jäsennellyn tulosteen tai muotoillun tiivistelmän, taustalla olevaa työnkulkua voi muokata FlowHuntissa vastausmuodon muuttamiseksi dokumenttityönkulkuusi sopivaksi.
Tiimeille, jotka poimivat säännöllisesti samantyyppistä tietoa monista dokumenteista – esimerkiksi juridiikkatiimi, joka käy saman lauseketarkistuslistan läpi jokaisesta saapuvasta sopimuksesta – työnkulun määrittäminen palauttamaan jäsenneltyä tulosta keskustelumuotoisten vastausten sijaan vähentää merkittävästi muotoilutyötä jatkossa.
Monidokumenttityönkuluissa tietolähteet antavat sinun ladata useita dokumentteja tekoälytietopohjaan ja kysellä niistä kaikista yhdessä istunnossa.
Kyselymallit, jotka toimivat parhaiten (esimerkein)
Perustuen siihen, miten hakujärjestelmä toimii (asiaankuuluvien tekstikohtien haku ennen jokaista vastausta), nämä kyselyrakenteet tuottavat johdonmukaisesti parempia tuloksia:
Kohdennettu lausekkeen haku: “Mitä osiossa [numero tai nimi] sanotaan aiheesta?” Esimerkki: “Mitä osiossa 12 sanotaan sovellettavasta laista?”
Määritelmän haku: “Miten tämä dokumentti määrittelee termin?” Esimerkki: “Miten tämä dokumentti määrittelee ‘olennaisen sopimusrikkomuksen’?”
Laajuuskysymykset: “Mitkä ovat kaikki ehdot, joiden vallitessa X voi tapahtua?” Esimerkki: “Mitkä ovat kaikki ehdot, joiden vallitessa kumpi tahansa osapuoli voi irtisanoa tämän sopimuksen?”
Vertailu dokumentin sisällä: “Käsitteleekö tämä dokumentti käsitettä A eri tavalla eri osioissa?” Esimerkki: “Soveltaako tämä sopimus erilaisia irtisanomisaikoja eri yhteyksissä?”
Tietyn osion tiivistelmä: “Tiivistä osion nimi tai numero selkokielellä.” Avustaja tiivistää osion todellisesta sisällöstä sen sijaan, että tuottaisi tiivistelmän itsenäisesti.
Nimenomainen jatkokysymys: “Mitkä ovat poikkeukset siihen, mitä juuri kuvasit?” tai “Käsitteleekö dokumentti sitä, mitä tapahtuu, jos tämä ehto ei täyty?”
Yleisimmät virheet ja miten ne korjataan
Skannatun PDF-tiedoston lataaminen ilman upotettua tekstiä. Hakujärjestelmällä ei ole mitään etsittävää. Aja dokumentti ensin OCR-työkalumme läpi.
Liian laajojen kysymysten esittäminen ensin. “Kerro kaikki tärkeä tästä sopimuksesta” pyytää hakujärjestelmää priorisoimaan ilman riittävää ohjausta. Aloita rakennekysymyksillä ja siirry sitten yksityiskohtiin.
Tarkennuspyynnön huomiotta jättäminen. Kun avustaja pyytää tarkennusta, se tarkoittaa, että kysymyksesi osui useisiin osioihin. Tarkennuspyyntöön vastaaminen ohjaa haun dokumentin oikeaan kohtaan.
Pitkän vastauksen pitäminen täydellisenä kattavuutena. Työkalu hakee kyselysi kannalta olennaisimmat tekstikohdat. Se ei takaa, että se on löytänyt jokaisen aiheen esiintymän koko dokumentista. Jos kattavuus on tärkeää, esitä jatkokysymys: “Onko tässä dokumentissa muita osioita, jotka käsittelevät aihetta?”
Uuden istunnon aloittaminen, vaikka jatkokysymys toimisi. Käytä keskusteluhistoriaa. Saman dokumentin lataaminen uudelleen ja aiempien vastausten päälle rakentuvien kysymysten esittäminen uudelleen tuhlaa kontekstia, jota istunto jo ylläpitää.
Katso ammattimaisten käyttötapojen läpikäyntejä – oikeudellinen sopimuskatselmus, talousanalyysi, tarjouspyyntödokumentit ja paljon muuta – artikkelista Chat with PDF: 7 ammattimaista käyttötapausta . Jos arvioit, mikä työkalu sopii työnkulkuusi, PDF-chat-työkalujen vertailu testaa FlowHuntin, ChatPDF:n, Adoben ja Humatan vastakkain.