Chat med PDF lar deg laste opp en hvilken som helst tekstbasert PDF og stille spørsmål om den i vanlig språk. I stedet for å lese den fra perm til perm, får du nøyaktige svar hentet direkte fra dokumentet, med hele samtalekonteksten bevart slik at oppfølgingsspørsmål fungerer naturlig.
Denne guiden tar deg gjennom hele oppsettet fra opplasting til resultat, inkludert spørringsmønstrene som konsekvent gir de beste resultatene, feilene de fleste brukere gjør tidlig, og justeringene du kan gjøre for å få mest mulig ut av arbeidsflytene dine.
Trinn 1: Last opp PDF-en din
Åpne Chat med PDF og last opp dokumentet ditt via grensesnittet for filopplasting. Verktøyet fungerer med alle tekstbaserte PDF-er, samt andre tekstformater.
En viktig begrensning er at verktøyet trekker ut tekst direkte fra dokumentet, så det fungerer bare med PDF-er der teksten kan merkes. Skannede PDF-er som er bilder av sider i stedet for dokumenter med innebygd tekst, vil ikke gi resultater. Du kan imidlertid aktivere OCR-behandling i flyten din for å la FlowHunt lese også disse.
Når filen er lastet opp, er økten klar. Det finnes ikke noe konfigurasjonstrinn, ingen dokumentmerking, og du trenger ikke lese dokumentet på forhånd før du stiller ditt første spørsmål.
Trinn 2: Hvordan skrive spørringer som gir nøyaktige svar
Før du stiller ditt første spørsmål, er det verdt å forstå hva som skjer når du sender inn en spørring. Assistenten oppsummerer ikke hele dokumentet og svarer ut fra det sammendraget. I stedet kjører den en filgjenfinning som søker gjennom dokumentet etter de avsnittene som er mest relevante for din spesifikke spørring.
Dette betyr at presisjonen i svaret ditt er direkte knyttet til presisjonen i spørsmålet ditt. To retningslinjer følger av dette:
Vær spesifikk, ikke generell. «Hva sier denne kontrakten om ansvarsbegrensninger?» henter ansvarsavsnittene. «Fortell meg om kontrakten» ber gjenfinningen søke etter alt, noe som gir et generisk svar på overordnet nivå i stedet for klausulspråket du trenger.
Referer til det du leter etter, ved navn. Avsnittstitler, klausultyper, definerte begreper og emnenøkkelord gir alle gjenfinningen et presist mål. «Hva er definisjonen av «konfidensiell informasjon» i dette dokumentet?» er mer målrettet enn «Hva er definisjonene?»
Svarene er utelukkende basert på innholdet i den opplastede PDF-en. Assistenten henter ikke inn informasjon utenfra, noe som betyr at svaret gjenspeiler nøyaktig hva dokumentet ditt sier, i stedet for hva en standardversjon av det dokumentet vanligvis inneholder.
Klar til å vokse bedriften din?
Start din gratis prøveperiode i dag og se resultater i løpet av få dager.
Trinn 3: Still dine første spørsmål
Når dokumentet er lastet opp, start med spørsmål som kartlegger dokumentets struktur før du går inn i detaljene. For de fleste dokumenttyper ser en nyttig åpningssekvens slik ut:
For kontrakter: «Hva er hovedforpliktelsene til hver part under denne avtalen?» Dette gir deg det strukturelle kartet før du spør om spesifikke klausuler.
For rapporter: «Hva dekker dette dokumentet, og hva er hovedavsnittene?» Etterfulgt av: «Hva var nøkkelfunnene eller konklusjonene?»
For forskningsartikler: «Hva var forskningsspørsmålet og metoden?» Etterfulgt av: «Hva var hovedresultatene?»
For tekniske dokumenter: «Hva dekker denne håndboken, og hvilke systemer eller komponenter gjelder den for?»
Etter de innledende orienteringsspørsmålene kan du gå over til detaljene. Siden assistenten beholder hele samtaleloggen gjennom økten, bygger hvert oppfølgingsspørsmål på den forrige utvekslingen. Du trenger ikke forklare konteksten på nytt. «Hva er unntakene fra den klausulen?» fungerer korrekt fordi assistenten vet hvilken klausul du nettopp diskuterte.
Hvis et spørsmål er tvetydig, for eksempel at du spør om «prisen» i et dokument med tre separate prisavsnitt, stiller assistenten et avklarende spørsmål i stedet for å gjette. Du svarer bare på avklaringsspørsmålet.
Trinn 4: Verifiser svarene mot dokumentet
Assistenten gir svar med relevante utdrag og kontekst fra dokumentet der det hjelper forståelsen. Bruk disse utdragene til å verifisere svaret mot originalfilen.
For ethvert svar som skal ligge til grunn for en beslutning – en kontraktklausul du støtter deg på, et tall du tar med i en rapport, en teknisk spesifikasjon du handler etter – bør du krysssjekke det returnerte utdraget mot det tilsvarende avsnittet i PDF-en direkte. Utdraget forteller deg hvilket avsnitt du skal sjekke. Kryssjekken tar sekunder og gir deg full trygghet.
Dette trinnet er viktig fordi verktøyet er presist for velformaterte, klart skrevne PDF-er og nøyaktig med hensyn til hva dokumentet sier. Den profesjonelle standarden er å verifisere påstander fra primærkilden før man handler på dem, uavhengig av hvor godt gjenfinningen ble utført.
Bli med i vårt nyhetsbrev
Få de siste tipsene, trendene og tilbudene gratis.
Trinn 5: Eksporter og bruk funnene dine
Svarene vises i chattegrensesnittet. Kopier svar fra samtalen for å lime dem inn i eksterne dokumenter, klientnotater, endringsmarkeringer eller rapporter. Hvis du trenger et strukturert resultat eller et formatert sammendrag, kan den underliggende flyten endres i FlowHunt for å tilpasse svarformatet til dokumentarbeidsflyten din.
For team som jevnlig henter ut samme type informasjon fra mange dokumenter, for eksempel et juridisk team som kjører samme klausulsjekkliste på hver innkommende kontrakt, reduserer det å konfigurere flyten til å returnere strukturerte resultater i stedet for samtalebaserte svar, formateringsarbeidet nedstrøms betydelig.
For arbeidsflyter med flere dokumenter lar kunnskapskilder deg laste opp flere dokumenter til en AI-kunnskapsbase og stille spørringer på tvers av alle i én enkelt økt.
Spørringsmønstre som fungerer best (med eksempler)
Basert på hvordan gjenfinningessystemet fungerer (det søker i relevante avsnitt før hvert svar), gir disse spørringsstrukturene konsekvent bedre resultater:
Målrettet klausulgjenfinning: «Hva sier avsnitt [nummer eller navn] om emnet?» Eksempel: «Hva sier avsnitt 12 om lovvalg?»
Definisjonsoppslag: «Hvordan definerer dette dokumentet begrepet?» Eksempel: «Hvordan definerer dette dokumentet «vesentlig brudd»?»
Omfangsspørsmål: «Hva er alle vilkårene for at X kan skje?» Eksempel: «Hva er alle vilkårene for at en av partene kan si opp denne avtalen?»
Sammenligning innenfor dokumentet: «Behandler dette dokumentet begrep A ulikt i forskjellige avsnitt?» Eksempel: «Bruker denne kontrakten ulike varslingsfrister i forskjellige sammenhenger?»
Sammendrag av et bestemt avsnitt: «Oppsummer avsnittsnavn eller -nummer i klart språk.» Assistenten oppsummerer ut fra det faktiske innholdet i avsnittet i stedet for å generere uavhengig.
Eksplisitt oppfølging: «Hva er unntakene fra det du nettopp beskrev?» eller «Adresserer dokumentet hva som skjer hvis det vilkåret ikke er oppfylt?»
Vanlige feil og hvordan du retter dem
Å laste opp en skannet PDF uten innebygd tekst. Gjenfinningen har ingenting å søke i. Kjør dokumentet gjennom vårt OCR-verktøy først.
Å stille altfor generelle spørsmål først. «Fortell meg alt viktig om denne kontrakten» ber gjenfinningen prioritere uten nok retning. Start med strukturelle spørsmål, og bli deretter spesifikk.
Å ignorere avklaringsspørsmålet. Når assistenten ber om avklaring, betyr det at spørsmålet ditt traff flere avsnitt. Ved å svare på spørsmålet ledes gjenfinningen til den riktige delen av dokumentet.
Å behandle et langt svar som fullstendig dekning. Verktøyet henter de mest relevante avsnittene for spørringen din. Det garanterer ikke at det har funnet hver forekomst av et emne i hele dokumentet. Hvis fullstendighet er viktig, still oppfølgingsspørsmålet: «Finnes det andre avsnitt i dette dokumentet som tar for seg [emne]?»
Å starte en ny økt når en oppfølging ville fungert. Bruk samtaleloggen. Å laste opp det samme dokumentet på nytt og stille spørsmålene på nytt som bygger på tidligere svar, kaster bort kontekst som økten allerede ivaretar.
For gjennomganger av profesjonelle brukstilfeller – juridisk kontraktgjennomgang, finansiell analyse, anbudsdokumenter og mer – se Chat med PDF: 7 profesjonelle brukstilfeller . Hvis du vurderer hvilket verktøy som passer for arbeidsflyten din, tester sammenligningen av PDF-chatverktøy FlowHunt, ChatPDF, Adobe og Humata mot hverandre.