Chat with PDF låter dig ladda upp vilken textbaserad PDF som helst och ställa frågor om den på vanligt språk. I stället för att läsa den från pärm till pärm får du korrekta svar som hämtats direkt från dokumentet, med hela konversationskontexten bevarad så att uppföljningsfrågor fungerar naturligt.
Den här guiden går igenom hela uppsättningen från uppladdning till resultat, inklusive de frågemönster som konsekvent ger bäst resultat, de misstag de flesta användare gör tidigt och de justeringar du kan göra för att få ut så mycket som möjligt av dina arbetsflöden.
Steg 1: Ladda upp din PDF
Öppna Chat with PDF och ladda upp ditt dokument via filuppladdningsgränssnittet. Verktyget fungerar med alla textbaserade PDF-filer, liksom med andra textformat.
En viktig begränsning är att verktyget extraherar text direkt från dokumentet, så det fungerar bara med PDF-filer där texten är markerbar. Skannade PDF-filer som är bilder av sidor i stället för dokument med inbäddad text ger inga resultat. Du kan dock aktivera OCR-bearbetning i ditt flöde för att låta FlowHunt läsa även dessa.
När filen är uppladdad är sessionen redo. Det finns inget konfigurationssteg, ingen dokumenttaggning och inget behov av att läsa dokumentet i förväg innan du ställer din första fråga.
Steg 2: Hur du skriver frågor som ger korrekta svar
Innan du ställer din första fråga är det värt att förstå vad som händer när du skickar en fråga. Assistenten sammanfattar inte hela dokumentet och svarar utifrån den sammanfattningen. I stället kör den en filhämtning som söker igenom dokumentet efter de textavsnitt som är mest relevanta för just din fråga.
Detta innebär att svarets precision är direkt kopplad till frågans precision. Två riktlinjer följer av detta:
Var specifik, inte övergripande. “Vad står det i det här avtalet om ansvarsbegränsningar?” hämtar avsnitten om ansvar. “Berätta om avtalet” ber sökfunktionen att söka efter allt, vilket ger ett generiskt svar på hög nivå i stället för den klausultext du behöver.
Hänvisa till det du letar efter med namn. Avsnittsrubriker, klausultyper, definierade termer och ämnesnyckelord ger alla sökfunktionen ett exakt mål. “Vad är definitionen av ‘konfidentiell information’ i det här dokumentet?” är mer träffsäkert än “Vilka är definitionerna?”
Svaren baseras enbart på innehållet i den uppladdade PDF-filen. Assistenten hämtar inte in information utifrån, vilket innebär att svaret återspeglar exakt vad ditt dokument säger i stället för vad en standardversion av dokumentet vanligtvis innehåller.
Redo att växa ditt företag?
Starta din kostnadsfria provperiod idag och se resultat inom några dagar.
Steg 3: Ställ dina första frågor
Börja när filen är uppladdad med frågor som kartlägger dokumentets struktur innan du går in på detaljer. För de flesta dokumenttyper ser en användbar inledande sekvens ut så här:
För avtal: “Vilka är parternas huvudsakliga skyldigheter enligt detta avtal?” Detta ger dig den strukturella kartan innan du frågar om specifika klausuler.
För rapporter: “Vad täcker detta dokument in, och vilka är dess huvudavsnitt?” Följt av: “Vilka var de viktigaste resultaten eller slutsatserna?”
För forskningsartiklar: “Vad var forskningsfrågan och metodiken?” Följt av: “Vilka var huvudresultaten?”
För tekniska dokument: “Vad täcker den här handboken in, och vilka system eller komponenter gäller den?”
Efter de inledande orienteringsfrågorna går du vidare till detaljer. Eftersom assistenten behåller hela konversationshistoriken under sessionen bygger varje uppföljningsfråga på det föregående utbytet. Du behöver inte förklara kontexten igen. “Vilka undantag finns det från den klausulen?” fungerar korrekt eftersom assistenten vet vilken klausul du just diskuterade.
Om en fråga är tvetydig – till exempel om du frågar om “prissättningen” i ett dokument med tre separata prissättningsavsnitt – ställer assistenten en förtydligande fråga i stället för att gissa. Svara bara på förtydligandet.
Steg 4: Verifiera svaren mot dokumentet
Assistenten ger svar med relevanta utdrag och kontext från dokumentet inkluderade där de underlättar förståelsen. Använd dessa utdrag för att verifiera svaret mot originalfilen.
För alla svar som ska ligga till grund för ett beslut – en avtalsklausul du förlitar dig på, en siffra du tar med i en rapport, en teknisk specifikation du agerar utifrån – jämför det returnerade utdraget direkt med motsvarande avsnitt i PDF-filen. Utdraget talar om vilket avsnitt du ska kontrollera. En sådan korskontroll tar några sekunder och ger dig full trygghet.
Detta steg är viktigt eftersom verktyget är exakt för välformaterade och tydligt skrivna PDF-filer och korrekt i fråga om vad dokumentet säger. Den professionella standarden är att verifiera påståenden från primärkällor innan man agerar på dem, oavsett hur väl hämtningen utfördes.
Gå med i vårt nyhetsbrev
Få de senaste tipsen, trenderna och erbjudandena gratis.
Steg 5: Exportera och använd dina resultat
Svaren visas i chattgränssnittet. Kopiera svar från konversationen för att klistra in dem i externa dokument, kundanteckningar, ändringsmarkerade dokument eller rapporter. Om du behöver en strukturerad utdata eller en formaterad sammanfattning kan det underliggande flödet ändras i FlowHunt för att anpassa svarsformatet till ditt dokumentarbetsflöde.
För team som regelbundet extraherar samma typ av information från många dokument – till exempel ett juridiskt team som kör samma klausulkontrollista mot varje inkommande avtal – minskar en konfiguration av flödet för strukturerad utdata i stället för konversationssvar avsevärt formateringsarbetet i efterföljande led.
För arbetsflöden med flera dokument låter kunskapskällor dig ladda upp flera dokument till en AI-kunskapsbas och ställa frågor till dem alla i en enda session.
Frågemönster som fungerar bäst (med exempel)
Baserat på hur hämtningssystemet fungerar (det söker efter relevanta textavsnitt före varje svar) ger dessa frågestrukturer konsekvent bättre resultat:
Riktad klausulhämtning: “Vad står det i avsnitt [nummer eller namn] om ämnet?” Exempel: “Vad står det i avsnitt 12 om tillämplig lag?”
Uppslagning av definitioner: “Hur definierar detta dokument termen?” Exempel: “Hur definierar detta dokument ‘väsentligt avtalsbrott’?”
Omfattningsfrågor: “Vilka är alla villkor under vilka X kan inträffa?” Exempel: “Vilka är alla villkor under vilka endera parten kan säga upp detta avtal?”
Jämförelse inom dokumentet: “Behandlar detta dokument begrepp A olika i olika avsnitt?” Exempel: “Tillämpar detta avtal olika uppsägningstider i olika sammanhang?”
Sammanfattning av ett specifikt avsnitt: “Sammanfatta avsnittets namn eller nummer på vanligt språk.” Assistenten sammanfattar utifrån avsnittets faktiska innehåll i stället för att generera självständigt.
Explicit uppföljning: “Vilka undantag finns det från det du just beskrev?” eller “Tar dokumentet upp vad som händer om det villkoret inte uppfylls?”
Vanliga misstag och hur du åtgärdar dem
Att ladda upp en skannad PDF utan inbäddad text. Sökfunktionen har inget att söka i. Kör dokumentet genom vårt OCR-verktyg först.
Att först ställa alltför övergripande frågor. “Berätta allt viktigt om det här avtalet” ber sökfunktionen att prioritera utan tillräcklig vägledning. Börja med strukturella frågor och gå sedan in på detaljer.
Att ignorera förtydligandefrågan. När assistenten ber om förtydligande betyder det att din fråga matchade flera avsnitt. Att svara på frågan leder hämtningen till rätt del av dokumentet.
Att betrakta ett långt svar som fullständig täckning. Verktyget hämtar de mest relevanta textavsnitten för din fråga. Det garanterar inte att det har hittat varje förekomst av ett ämne i hela dokumentet. Om fullständighet är viktigt ställer du uppföljningsfrågan: “Finns det några andra avsnitt i detta dokument som behandlar ämnet?”
Att starta en ny session när en uppföljning skulle fungera. Använd konversationshistoriken. Att ladda upp samma dokument igen och ställa samma frågor som bygger på tidigare svar slösar bort kontext som sessionen redan håller reda på.
För genomgångar av professionella användningsfall – juridisk avtalsgranskning, finansiell analys, RFP-dokument och mer – se Chat with PDF: 7 professionella användningsfall . Om du utvärderar vilket verktyg som passar ditt arbetsflöde testar jämförelsen av PDF-chattverktyg FlowHunt, ChatPDF, Adobe och Humata sida vid sida.