Chat với PDF cho phép bạn tải lên bất kỳ tệp PDF dạng văn bản nào và đặt câu hỏi về nó bằng ngôn ngữ tự nhiên. Thay vì đọc từ đầu đến cuối, bạn nhận được những câu trả lời chính xác lấy trực tiếp từ tài liệu, với toàn bộ ngữ cảnh cuộc trò chuyện được duy trì để các câu hỏi tiếp nối diễn ra tự nhiên.
Hướng dẫn này sẽ dẫn bạn qua toàn bộ quá trình thiết lập, từ tải lên đến đầu ra, bao gồm những mẫu câu hỏi luôn mang lại kết quả tốt nhất, những sai sót mà hầu hết người dùng mắc phải khi mới bắt đầu, và những điều chỉnh bạn có thể thực hiện để tận dụng tối đa quy trình làm việc của mình.
Bước 1: Tải PDF của bạn lên
Mở Chat với PDF và tải tài liệu của bạn lên bằng giao diện tải tệp. Công cụ hoạt động với mọi PDF dạng văn bản, cũng như các định dạng văn bản khác.
Một hạn chế quan trọng là công cụ trích xuất văn bản trực tiếp từ tài liệu, nên nó chỉ hoạt động với những PDF có văn bản chọn được. Các PDF quét, tức là ảnh của các trang thay vì tài liệu có nhúng văn bản, sẽ không cho ra kết quả. Tuy nhiên, bạn có thể bật xử lý OCR trong luồng của mình để FlowHunt cũng đọc được những tệp này.
Sau khi tệp được tải lên, phiên làm việc đã sẵn sàng. Không có bước cấu hình, không cần gắn thẻ tài liệu, và không cần đọc trước tài liệu trước khi đặt câu hỏi đầu tiên.
Bước 2: Cách viết truy vấn để nhận câu trả lời chính xác
Trước khi đặt câu hỏi đầu tiên, bạn nên hiểu điều gì xảy ra khi gửi một truy vấn. Trợ lý không tóm tắt toàn bộ tài liệu rồi trả lời dựa trên bản tóm tắt đó. Thay vào đó, nó thực hiện một lượt truy xuất tệp, tìm trong tài liệu những đoạn liên quan nhất đến truy vấn cụ thể của bạn.
Điều này có nghĩa là độ chính xác của câu trả lời gắn trực tiếp với độ chính xác của câu hỏi. Từ đó có hai nguyên tắc:
Hãy cụ thể, đừng chung chung. “Hợp đồng này nói gì về giới hạn trách nhiệm?” sẽ truy xuất các mục về trách nhiệm. “Cho tôi biết về hợp đồng này” yêu cầu công cụ truy xuất tìm mọi thứ, dẫn đến một phản hồi chung chung ở mức tổng quan thay vì ngôn ngữ điều khoản mà bạn cần.
Tham chiếu những gì bạn tìm kiếm bằng tên gọi. Tiêu đề mục, loại điều khoản, thuật ngữ đã định nghĩa và từ khóa chủ đề đều cho công cụ truy xuất một mục tiêu chính xác. “Định nghĩa của ’thông tin mật’ trong tài liệu này là gì?” sẽ tập trung hơn “Các định nghĩa là gì?”
Câu trả lời chỉ dựa trên nội dung của tệp PDF đã tải lên. Trợ lý không đưa thông tin bên ngoài vào, nghĩa là câu trả lời phản ánh đúng những gì tài liệu của bạn nói, thay vì những gì một phiên bản tiêu chuẩn của tài liệu đó thường chứa.
Sẵn sàng phát triển doanh nghiệp của bạn?
Bắt đầu dùng thử miễn phí ngay hôm nay và xem kết quả trong vài ngày.
Bước 3: Đặt những câu hỏi đầu tiên
Sau khi tải lên, hãy bắt đầu với những câu hỏi phác họa cấu trúc tài liệu trước khi đi vào chi tiết cụ thể. Với hầu hết các loại tài liệu, một trình tự mở đầu hữu ích sẽ như sau:
Với hợp đồng: “Các nghĩa vụ chính của mỗi bên theo thỏa thuận này là gì?” Điều này cho bạn bản đồ cấu trúc trước khi hỏi về các điều khoản cụ thể.
Với báo cáo: “Tài liệu này đề cập đến những gì, và các mục chính của nó là gì?” Tiếp theo là: “Những phát hiện hoặc kết luận chính là gì?”
Với bài báo nghiên cứu: “Câu hỏi nghiên cứu và phương pháp nghiên cứu là gì?” Tiếp theo là: “Các kết quả chính là gì?”
Với tài liệu kỹ thuật: “Sách hướng dẫn này đề cập đến những gì, và nó áp dụng cho những hệ thống hoặc thành phần nào?”
Sau các câu hỏi định hướng ban đầu, hãy chuyển sang chi tiết cụ thể. Vì trợ lý duy trì toàn bộ lịch sử trò chuyện trong suốt phiên làm việc, mỗi câu hỏi tiếp nối đều dựa trên lượt trao đổi trước đó. Bạn không cần giải thích lại ngữ cảnh. “Có những ngoại lệ nào cho điều khoản đó?” sẽ hoạt động chính xác vì trợ lý biết bạn vừa thảo luận về điều khoản nào.
Nếu một câu hỏi mơ hồ, ví dụ hỏi về “giá cả” trong một tài liệu có ba mục giá riêng biệt, trợ lý sẽ đặt câu hỏi làm rõ thay vì đoán. Chỉ cần trả lời câu hỏi làm rõ đó.
Bước 4: Kiểm chứng câu trả lời với tài liệu
Trợ lý đưa ra câu trả lời kèm các đoạn trích và ngữ cảnh liên quan từ tài liệu khi chúng hỗ trợ việc hiểu rõ. Hãy dùng những đoạn trích này để kiểm chứng phản hồi với tệp gốc.
Với bất kỳ câu trả lời nào sẽ dùng để ra quyết định — một điều khoản hợp đồng bạn đang dựa vào, một con số bạn đưa vào báo cáo, một thông số kỹ thuật bạn đang hành động theo — hãy đối chiếu đoạn trích được trả về với mục tương ứng trong PDF một cách trực tiếp. Đoạn trích cho bạn biết cần kiểm tra mục nào. Việc đối chiếu chỉ mất vài giây và mang lại sự an tâm hoàn toàn.
Bước này quan trọng vì công cụ chính xác với những PDF được định dạng tốt, viết rõ ràng, và chính xác với những gì tài liệu nói. Chuẩn mực chuyên môn là phải kiểm chứng các khẳng định từ nguồn gốc trước khi hành động dựa trên chúng, bất kể việc truy xuất được thực hiện tốt đến đâu.
Tham gia bản tin của chúng tôi
Nhận các mẹo, xu hướng và ưu đãi mới nhất miễn phí.
Bước 5: Xuất và sử dụng những gì bạn tìm được
Câu trả lời xuất hiện trong giao diện chat. Hãy sao chép phản hồi từ cuộc trò chuyện để dán vào tài liệu bên ngoài, ghi chú cho khách hàng, bản chỉnh sửa hoặc báo cáo. Nếu bạn cần đầu ra có cấu trúc hoặc bản tóm tắt được định dạng, luồng bên dưới có thể được chỉnh sửa trong FlowHunt để thay đổi định dạng phản hồi cho phù hợp với quy trình tài liệu của bạn.
Với những nhóm thường xuyên trích xuất cùng một loại thông tin từ nhiều tài liệu, chẳng hạn một nhóm pháp lý chạy cùng một danh sách kiểm tra điều khoản cho mọi hợp đồng đến, việc cấu hình luồng để trả về đầu ra có cấu trúc thay vì câu trả lời dạng hội thoại sẽ giảm đáng kể công việc định dạng ở khâu sau.
Với quy trình làm việc nhiều tài liệu, các nguồn tri thức cho phép bạn tải nhiều tài liệu lên một cơ sở tri thức AI và truy vấn trên tất cả chúng trong một phiên làm việc duy nhất.
Những mẫu truy vấn hiệu quả nhất (kèm ví dụ)
Dựa trên cách hệ thống truy xuất hoạt động (truy vấn các đoạn liên quan trước mỗi phản hồi), những cấu trúc truy vấn sau luôn cho kết quả tốt hơn:
Truy xuất điều khoản có mục tiêu: “Mục [số hoặc tên] nói gì về chủ đề này?” Ví dụ: “Mục 12 nói gì về luật điều chỉnh?”
Tra cứu định nghĩa: “Tài liệu này định nghĩa thuật ngữ đó như thế nào?” Ví dụ: “Tài liệu này định nghĩa ‘vi phạm trọng yếu’ như thế nào?”
Câu hỏi về phạm vi: “Tất cả các điều kiện để X có thể xảy ra là gì?” Ví dụ: “Tất cả các điều kiện để một trong hai bên có thể chấm dứt thỏa thuận này là gì?”
So sánh trong nội bộ tài liệu: “Tài liệu này có xử lý khái niệm A khác nhau ở các mục khác nhau không?” Ví dụ: “Hợp đồng này có áp dụng thời hạn thông báo khác nhau trong các ngữ cảnh khác nhau không?”
Tóm tắt một mục cụ thể: “Tóm tắt mục [tên hoặc số] bằng ngôn ngữ dễ hiểu.” Trợ lý tóm tắt từ nội dung thực tế của mục đó thay vì tự tạo ra nội dung độc lập.
Câu hỏi tiếp nối rõ ràng: “Có những ngoại lệ nào cho điều bạn vừa mô tả?” hoặc “Tài liệu có đề cập điều gì xảy ra nếu điều kiện đó không được đáp ứng không?”
Những sai sót thường gặp và cách khắc phục
Tải lên PDF quét không có văn bản nhúng. Công cụ truy xuất không có gì để tìm kiếm. Hãy đưa tài liệu qua công cụ OCR của chúng tôi trước.
Đặt những câu hỏi quá chung chung ngay từ đầu. “Cho tôi biết mọi điều quan trọng về hợp đồng này” yêu cầu công cụ truy xuất ưu tiên hóa mà không có đủ định hướng. Hãy bắt đầu với các câu hỏi về cấu trúc, rồi đi vào chi tiết cụ thể.
Bỏ qua câu hỏi làm rõ. Khi trợ lý yêu cầu làm rõ, nghĩa là câu hỏi của bạn khớp với nhiều mục. Trả lời câu hỏi đó sẽ định hướng việc truy xuất đến đúng phần của tài liệu.
Coi một phản hồi dài là đã bao quát đầy đủ. Công cụ truy xuất những đoạn liên quan nhất cho truy vấn của bạn. Nó không đảm bảo đã tìm thấy mọi lần xuất hiện của một chủ đề trong toàn bộ tài liệu. Nếu tính đầy đủ là quan trọng, hãy hỏi tiếp: “Trong tài liệu này còn mục nào khác đề cập đến chủ đề đó không?”
Bắt đầu phiên mới khi một câu hỏi tiếp nối là đủ. Hãy tận dụng lịch sử trò chuyện. Việc tải lại cùng một tài liệu và hỏi lại những câu dựa trên các câu trả lời trước đó sẽ lãng phí ngữ cảnh mà phiên làm việc đã duy trì sẵn.
Để xem các hướng dẫn về tình huống sử dụng chuyên nghiệp — rà soát hợp đồng pháp lý, phân tích tài chính, tài liệu RFP, v.v. — hãy xem Chat với PDF: 7 tình huống sử dụng chuyên nghiệp . Nếu bạn đang cân nhắc công cụ nào phù hợp với quy trình của mình, so sánh các công cụ chat PDF sẽ đối chiếu trực tiếp FlowHunt, ChatPDF, Adobe và Humata.