Cách trả lời email một cách đơn giản với Copilot

Trả lời email không cần phải chậm hay căng thẳng! Với Copilot, bạn có thể tạo phản hồi chu đáo chỉ trong vài giây, không cần phải viết lại từ đầu. Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian hoặc tìm từ ngữ phù hợp, hãy để AI giúp bạn luôn chuyên nghiệp và rõ ràng.

Bắt đầu nhanh

Hướng dẫn từng bước

Học cách trả lời email bằng Copilot rất dễ, ngay cả khi bạn hoàn toàn mới với AI. Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn những điều cơ bản để bạn trả lời nhanh hơn, tránh sai sót và chuyên nghiệp mà không tốn nhiều công sức.

1. Sao chép email bạn muốn trả lời

Mở hộp thư của bạn và tìm email bạn muốn trả lời. Bôi đen toàn bộ tin nhắn (chỉ phần bạn muốn trả lời), rồi sao chép nó.

2. Dán email vào Copilot

Truy cập Copilot 365. Dán email vừa sao chép vào ô nhập liệu. Copilot cần thấy nội dung gốc để biết bạn đang phản hồi điều gì.

3. Thêm hướng dẫn đơn giản cho phản hồi

Ngay bên dưới email đã dán, hãy nhập một hướng dẫn ngắn cho Copilot. Ví dụ:

• “Đồng ý và xác nhận lịch họp.”
• “Từ chối một cách lịch sự.”
• “Yêu cầu dời lịch sang tuần sau.” Giữ hướng dẫn ngắn gọn, Copilot sẽ lo phần còn lại!

Ví dụ của chúng tôi:

Hi Luce,
Hope you’re doing well. I wanted to quickly check in regarding the onboarding timeline for the new FlowHunt clients we discussed last week.
Jessica Tran from Marketing mentioned that the client materials were finalized on Monday. Do you know if the implementation team has already received the updated documentation? We’re aiming to have the kickoff calls scheduled by early next week, so just trying to ensure everything’s aligned on our side.
Also, could you confirm whether anyone has been assigned as the primary technical point of contact for the Greenwave account?
Appreciate your help—no rush, but ideally by EOD tomorrow if possible.
Thanks,
Darren Patel

Client Success Lead

Voice of AI

darren.patel@voiceofai.co

Reply to this email confirming the docs were sent and Alex Kim is the tech contact.

4. Để Copilot tạo phản hồi

Nhấn “Tạo” hoặc “Gửi”. Chỉ trong vài giây, bạn sẽ thấy bản nháp phản hồi. Đọc lại và chỉnh sửa nhanh nếu cần.

Đi sâu hơn

Hướng dẫn từng bước

Đối với những người thường xuyên xử lý nhiều email, việc tích hợp Copilot vào Outlook là một sự thay đổi lớn. Thay vì phải soạn phản hồi thủ công hoặc dựa vào các mẫu chung chung, bạn có thể sử dụng nút trả lời tích hợp của Copilot để tạo ra các phản hồi phù hợp chỉ trong vài giây. Dưới đây là cách tận dụng công cụ này để quản lý hộp thư đến nhanh chóng, chuyên nghiệp hơn.

1. Mở Outlook và tìm nút trả lời Copilot

Sau khi đăng nhập vào tài khoản Outlook (web hoặc máy tính), chọn bất kỳ email nào bạn muốn trả lời. Bạn sẽ thấy một biểu tượng Copilot, thường là hình lấp lánh hoặc logo Copilot, ngay trên thanh thao tác email; để tìm tùy chọn soạn thảo, bạn cần nhấn Trả lời cho email đó trước.

2. Nhấn nút Copilot

Tại đây, bạn sẽ thấy bên cạnh dòng đầu tiên của mình có Nút Copilot mà khi nhấn vào sẽ ngay lập tức phân tích nội dung email và soạn một phản hồi gợi ý, phù hợp với ngữ cảnh cuộc trò chuyện, không cần sao chép hay dán thủ công.

3. Xem lại, chỉnh sửa hoặc tạo lại bản nháp

Trong bản nháp, bạn có thể xem lại phản hồi do AI tạo ra và yêu cầu Copilot diễn đạt lại nếu muốn. Bạn có thể làm cho phản hồi trang trọng hơn, ngắn gọn hơn hoặc thân thiện hơn bằng các tùy chọn tích hợp sẵn. Hãy yêu cầu Copilot điều chỉnh thêm hoặc làm rõ tông giọng mà bạn muốn. Khi đã hài lòng với câu trả lời, bạn chỉ cần gửi email!

Sẵn sàng phát triển doanh nghiệp của bạn?

Bắt đầu dùng thử miễn phí ngay hôm nay và xem kết quả trong vài ngày.

Yêu cầu demo Đăng nhập

Ưu điểm và nhược điểm

Tóm tắt

Nhờ tính năng trả lời tích hợp của Microsoft Copilot trong Outlook, các chuyên gia có thể phản hồi email nhanh chóng và hiệu quả hơn mà không cần rời khỏi hộp thư đến. Bằng cách tận dụng khả năng hiểu ngữ cảnh của AI, bạn sẽ giữ được chất lượng giao tiếp cao, tiết kiệm thời gian quý giá và tập trung vào các công việc quan trọng hơn. Hãy bắt đầu sử dụng trả lời Copilot ngay hôm nay để thay đổi quy trình quản lý hộp thư của bạn.

Muốn tự động hóa thêm các giao tiếp hàng ngày? Khám phá các mẫu AI có sẵn cho giao tiếp doanh nghiệp và xem bạn có thể tiết kiệm bao nhiêu thời gian.
👉 Xem ngay Mẫu tạo Email AI