Anstatt auf eine Eingabe zu warten, löst eine Geplante Aufgabe Ihren gesamten Workflow automatisch nach einem von Ihnen definierten Zeitplan aus. Der Rest des Flows läuft genau so, wie er es mit einem manuellen Auslöser tun würde.
Beliebte Anwendungsfälle
Geplante Aufgaben sind nützlich, wenn Sie möchten, dass etwas automatisch und wiederholt passiert:
- Tägliche Briefings — Generieren und senden Sie eine morgendliche Zusammenfassung von Nachrichten, Metriken oder Aufgaben an einen Slack-Kanal oder per E-Mail.
- Inhaltsentwürfe — Erstellen Sie automatisch wöchentlich einen neuen Blogbeitrag oder ein Social-Media-Update zur Überprüfung durch einen Menschen.
- Berichtsgenerierung — Rufen Sie Daten aus einer API oder Datenbank ab und erstellen Sie jeden Montagmorgen einen formatierten Bericht.
- Lead-Follow-ups — Lösen Sie eine CRM-Aktualisierung oder eine Follow-up-E-Mail-Sequenz in einem festgelegten Rhythmus aus.
- Bestandswarnungen — Überprüfen Sie täglich die Lagerbestände und senden Sie eine Benachrichtigung, wenn etwas unter einen Schwellenwert fällt.
- SEO-Überwachung — Führen Sie wöchentlich eine Keyword- oder Ranking-Prüfung durch und protokollieren Sie die Ergebnisse in einer Tabellenkalkulation.
- Datensynchronisierung — Übertragen Sie aktualisierte Datensätze nächtlich von einem System in ein anderes.
- Wettbewerber-Tracking — Scrapen und fassen Sie Wettbewerberseiten regelmäßig zusammen und liefern Sie den Digest in Ihren Posteingang.
- Interne Digests — Aggregieren Sie Aktivitäten aus mehreren Tools und senden Sie wöchentlich eine Zusammenfassung an Ihr Team.
So Richten Sie eine Geplante Aufgabe Ein
Schritt 1: Ersetzen Sie die Chat-Eingabe durch eine Geplante Aufgabe
Öffnen Sie Ihren Flow im Flow-Editor . Ihr Flow beginnt wahrscheinlich mit der Standard-Komponente Chat-Eingabe. Löschen Sie diese.
Öffnen Sie im Komponentenpanel auf der linken Seite die Kategorie Auslöser und wählen Sie die Komponente Geplante Aufgabe. Verbinden Sie sie mit der ersten Komponente in Ihrem Flow, genau wie die Chat-Eingabe zuvor verbunden war.
Schritt 2: Konfigurieren Sie den Zeitplan
Klicken Sie auf die Komponente Geplante Aufgabe, um ihre Einstellungen zu öffnen. Durch Klicken auf die Zeitplan-Einstellung können Sie die Häufigkeit festlegen, mit der der Flow ausgeführt werden soll.
Sie können aus gängigen Intervallen wie stündlich, täglich oder wöchentlich wählen oder einen benutzerdefinierten Cron-Ausdruck für eine präzisere Steuerung definieren.
Schritt 3: Fügen Sie eine Eingabenachricht und Variablen hinzu (Optional)
Wenn Ihr Flow eine Startnachricht erwartet, zum Beispiel einen Prompt, der der KI mitteilt, was zu tun ist, können Sie diese im Feld Eingabenachricht eingeben. Diese Nachricht wird bei jeder Auslösung des Zeitplans an den Flow übergeben, genau als hätte ein Benutzer sie eingegeben.
Wenn Ihr Flow beispielsweise ein wöchentliches Content-Briefing generiert, könnte Ihre Eingabenachricht lauten:
„Erstelle ein Content-Briefing für diese Woche mit Fokus auf KI-Automatisierungstrends."
Wenn Ihr Flow Variablen verwendet — wie eine Ziel-URL, eine Empfänger-E-Mail-Adresse oder ein Thema — können Sie diese direkt in den Einstellungen der Geplanten Aufgabe definieren. Diese Variablen werden bei jeder Ausführung in den Flow injiziert, sodass Sie sie nicht anderswo fest codieren müssen.
Schritt 4: Speichern und Veröffentlichen
Das war’s. Speichern Sie Ihren Zeitplan und vergessen Sie nicht, auf Veröffentlichen zu klicken. Ihr Workflow wird nun automatisch in dem von Ihnen konfigurierten Intervall ausgeführt.
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Geplante Aufgaben mit der Richtigen Ausgabe Kombinieren
Eine Geplante Aufgabe allein ist am leistungsstärksten, wenn der Flow nicht mit einer Chat-Antwort endet. Da niemand an einem Chat-Fenster sitzt und auf eine Antwort wartet, sollte die Ausgabe automatisch an einen nützlichen Ort gehen.
Gute Ausgabe-Kombinationen für geplante Flows sind:
- Slack- oder E-Mail-Benachrichtigungen — Liefern Sie das Ergebnis direkt an eine Person oder ein Team.
- CMS-Integrationen — Übertragen Sie einen Inhaltsentwurf zur Überprüfung an WordPress oder eine andere Plattform.
- Tabellenkalkulations- oder Datenbankschreibvorgänge — Protokollieren Sie strukturierte Daten für Tracking oder Berichte.
- CRM-Aktualisierungen — Schreiben Sie angereicherte Datensätze oder lösen Sie Follow-up-Sequenzen in HubSpot oder ähnlichen Tools aus.
- Webhooks — Senden Sie die Ausgabe an jedes externe System, das HTTP-Anfragen akzeptiert.
Wenn Sie in einem geplanten Flow noch eine Chat-Ausgabe-Komponente verwenden, werden die Ergebnisse im Workspace-Verlauf oder Sitzungsverlauf des Flows gespeichert, aber niemand wird sie in Echtzeit sehen. Erwägen Sie, sie durch eine Integration zu ersetzen, die die Ausgabe dorthin liefert, wo sie tatsächlich benötigt wird.