Invece di aspettare un input, un’Attività Pianificata attiva l’intero workflow automaticamente secondo un programma che definisci. Il resto del flow viene eseguito esattamente come farebbe con un trigger manuale.
Casi d’Uso Popolari
Le Attività Pianificate sono utili ogni volta che vuoi che qualcosa accada automaticamente e ripetutamente:
- Briefing quotidiani — Genera e invia un riepilogo mattutino di notizie, metriche o attività a un canale Slack o via e-mail.
- Bozze di contenuto — Redigi automaticamente un nuovo post del blog o un aggiornamento dei social media su base settimanale per la revisione umana.
- Generazione di report — Estrai dati da un’API o database e compila un report formattato ogni lunedì mattina.
- Follow-up dei lead — Attiva un aggiornamento CRM o una sequenza di e-mail di follow-up a una cadenza stabilita.
- Avvisi di inventario — Controlla i livelli delle scorte quotidianamente e invia una notifica se qualcosa scende sotto una soglia.
- Monitoraggio SEO — Esegui un controllo delle parole chiave o del posizionamento settimanalmente e registra i risultati in un foglio di calcolo.
- Sincronizzazione dei dati — Invia record aggiornati da un sistema all’altro su un programma notturno.
- Tracciamento dei concorrenti — Estrai e riassumi le pagine dei concorrenti su base ricorrente e consegna il digest nella tua casella di posta.
- Digest interni — Aggrega l’attività da più strumenti e invia un riepilogo settimanale al tuo team.
Come Configurare un’Attività Pianificata
Passo 1: Sostituisci l’Input della Chat con un’Attività Pianificata
Apri il tuo flow nell’editor di flow . Il tuo Flow probabilmente inizia con il componente predefinito Input della Chat. Eliminalo.
Nel pannello dei componenti a sinistra, apri la categoria Trigger e seleziona il componente Attività Pianificata. Collegalo al primo componente del tuo flow, proprio come era collegato l’Input della Chat in precedenza.
Passo 2: Configura il Programma
Clicca sul componente Attività Pianificata per aprire le sue impostazioni. Cliccando sull’impostazione Programma, puoi impostare la frequenza con cui il flow deve essere eseguito.
Puoi scegliere tra intervalli comuni come ogni ora, giornaliero o settimanale, oppure definire un’espressione cron personalizzata per un controllo più preciso.
Passo 3: Aggiungi un Messaggio di Input e Variabili (Opzionale)
Se il tuo flow si aspetta un messaggio iniziale, ad esempio un prompt che dice all’IA cosa fare, puoi inserirlo nel campo Messaggio di Input. Questo messaggio verrà passato al flow ogni volta che la pianificazione si attiva, esattamente come se un utente lo avesse digitato.
Ad esempio, se il tuo flow genera un brief di contenuto settimanale, il tuo messaggio di input potrebbe essere:
“Genera un brief di contenuto per questa settimana focalizzato sulle tendenze dell’automazione AI.”
Se il tuo flow usa variabili — come un URL di destinazione, un indirizzo e-mail del destinatario o un argomento — puoi definirle direttamente nelle impostazioni dell’Attività Pianificata. Queste variabili verranno iniettate nel flow ad ogni esecuzione, quindi non devi codificarle altrove.
Passo 4: Salva e Pubblica
Ecco fatto. Salva la tua pianificazione e non dimenticare di cliccare su pubblica. Il tuo workflow verrà ora eseguito automaticamente all’intervallo che hai configurato.
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Abbinare le Attività Pianificate all’Output Giusto
Un’Attività Pianificata da sola è più potente quando il flow non termina con una risposta di chat. Poiché nessuno è seduto a una finestra di chat in attesa di una risposta, l’output dovrebbe andare automaticamente da qualche parte di utile.
Le buone combinazioni di output per i flow pianificati includono:
- Notifiche Slack o e-mail — Consegna il risultato direttamente a una persona o un team.
- Integrazioni CMS — Invia una bozza di contenuto a WordPress o un’altra piattaforma per la revisione.
- Scritture su fogli di calcolo o database — Registra dati strutturati per il tracciamento o i report.
- Aggiornamenti CRM — Scrivi record arricchiti o attiva sequenze di follow-up in HubSpot o strumenti simili.
- Webhook — Invia l’output a qualsiasi sistema esterno che accetta richieste HTTP.
Se stai ancora usando un componente di Output della Chat in un flow pianificato, i risultati verranno salvati nella cronologia del workspace o nella cronologia della sessione del flow, ma nessuno li vedrà in tempo reale. Considera di sostituirlo con un’integrazione che consegna l’output dove è effettivamente necessario.